למרות זאת, פעמים רבות נראה כי הפגישה היא בגדר בזבוז זמן ואינה אפקטיבית. לעיתים שעות עבודה ארוכות אובדות על פגישות עבודה לא יעילות, וחבל. שכן בזמן זה העובדים והמנהלים יכולים להמשיך ולהתקדם במשימותיהם.
להלן מספר כללים לפגישות עבודה יעילות:
טכנולוגיה
פגישות רבות מתעכבות עקב בעיות טכנולוגיות כגון: חיבור המחשב למקרן, מחשב איטי, בעיות בחיבור לרשת, חדר שאינו מתאים כך שלא כל הנוכחים מצליחים לראות את הצג, וכד'. על מנת למנוע עיכובים מיותרים, רצוי להגיע מספר דקות לפני כולם ולוודא שכל החיבורים נעשים בצורה נכונה, שהמקרן מציג את התכנים הרצויים וישנה גישה לאינטרנט. הקרינו את המצגת בחדר הישיבות בטרם כולם מגיעים, על מנת לוודא שהכל פועל כשורה. כך שכשכל הנוכחים בפגישה יגיעו ויתמקמו בכיסאותיהם, כל שתצטרכו הוא ללחוץ על הפעל והמצגת תרוץ.
תכנית מפגשים קצרים
פגישות ארוכות גוזלות זמן מיותר פעמים רבות בשל ההתפזרות לנושאים שאינם מתוכננים וכשכל אחד מהנוכחים מעוניין למשוך את נושא הפגישה לכיוון אחר. על מנת למנוע אפשרות כזו, כדאי לקיים תכנית מפגשים קצרים. על פי התכנית, כל פגישה תערך לא יותר משעה, ונושא הפגישה יצוין מראש וישלח לכל המשתתפים במייל עם הזימון. גם נושא הפגישה יוגבל לתחום שלו וגם אורך הפגישה תוגבל לשעה. כך ניתן יהיה לוודא שהזמן מוקצב לתכנים האמורים בלבד, וכל אחד מהנוכחים ייצמד בדבריו לתוכן הפגישה הנוכחי.
הצמדות לאג'נדה
גם בפגישות קצרות עשויים לצוץ נושאים נוספים ובוערים. על מנת להיצמד לאג'נדה שתוכננה לפגישה הנוכחית, במידה והנושא גולש, עליכם להקפיד ולהחזיר את המשתתפים לנושא הפגישה עליו סוכם. במידה ומתגלה צורך דחוף לעסוק בנושא אחר, בקשו מהנוכחים לפתוח יומנים ולתאם פגישה קצרה נוספת לנושא שעלה. כך הם ידעו שיהיה זמן ומקום לתת לנושא החדש ביטוי, ובכך תמנעו גלישה חוזרת לנושא שאינו תוכנן מראש.
להציג במקום להסביר
תמונה שווה אלף מילים, גם בפגישות. במקום לדבר על הנושא מסביב, הצג מצגת שתסכם את הנושא בליווי תמונות להמחשה. מצגות מאוד יעילות לאופטימיזציה של פגישות. גם כיוון שהן מוגבלות בזמן וערוכות מראש כך שאינן גולשות לנושאים אחרים. וגם כיוון שהן מושכות אליהן את המבט והקשב, הרבה יותר מאשר אדם שעומד ומדבר. ההמחשה הוויזואלית בפגישות היא חיונית. כדאי מאוד להפוך כל הרצאה למצגת, במידת האפשר.
להעביר את מטה הדיבור
חשוב שכל המשתתפים ירגישו חלק ותתאפשר להם הזדמנות הדיבור. לשם כך עליכם לוודא כי ישאר זמן לכל אחד מהנוכחים לבטא את דבריו ולהתייחס לנושא הפגישה. פגישה מתוכנת מראש בצורה יעילה, כוללת גם את הקצבת הזמן לכל משתתף. אם תדעו מראש כמה זמן מוקצב לכל אחד מהמשתתפים לדבר, תוכלו לשמור על לוח הזמנים האידיאלי, ולהעביר את מטה הדיבור מאחד לשני בצורה יעילה
