כתיבת חומרי הדרכה
מערך הדרכה מקצועי, מקיף, יסודי ועדכני הוא אחד כזה שנבנה ונכתב בזמן אמת. המושג זמן אמת לא מתייחס לזמ שבו נערכים להדרכה (לקראת קבלת עובד חדש, או קבוצת עובדים חדשה או הכשרת עובדים לשלב המקצועי הבא וכיו"ב). זמן אמת מתייחס לזמן האמיתי שבו מתבצעים שינויים בארגון, בעת קבלת החלטות חדשות, בעת הטמעת מערכות חדשות, השקת מוצר או שירות חדש וכיו"ב.
כדי לבנות מערך הדרכה אפקטיבי, רלוונטי לכל מחלקה ולכל תפקיד בארגון, צריך שיהיה חומר מקצועי עדכני ורלוונטי כשהוא מגובה בידע ארגוני, ידע שנצבר מהתנסות וכמובן הרבה התייחסות לכישורים הרכים הנדרשים לתפקיד.
לעתים קרובות הארגון נאלץ לקרוא למנהל מחלקה או עובד מצטיין בתחומו כדי שזה יכתוב חומר, היות שהארגון עומד לגייס קורס חדש ממש בקרוב. העומס בו שרוי העובד הזה הוא עצום באופן טבעי. גם אם אותו עובד או מנהל אכן שולטים בחומר, עד כדי כך שהם מסוגלים לבצע את העבודה בחושך, המשימה של תיעוד כל הידע הזה והחוכמה שנרכשה מתוך הניסיון, היא משימה לא פשוטה כלל.
הדרך היחידה להבטיח שבעת הצורך יהיה לרשות הארגון חומר הדרכה מקצועי, איכותי ועדכני, היא לחשוב על הדרכה כל הזמן, בכל צעד ובכל שלב. כל נוהל עבודה חדש, כל עדכון חדש של התוכנה, כל מוצר או שירות חדש ואפילו הצטרפותו של לקוח חדש למאגר הלקוחות – כל אירוע משמעותי שמשפיע על החברה ועומד להיות חלק ממנה (או לחדול) בעתיד – הופך להיות רלוונטי למערך ההדרכה שכן הוא ישולב במערך ההדרכה התיאורטית או המעשית בשלב זה או אחר.
בניית מערך הדרכה בארגון, לצורך קליטת עובדים חדשים, הכשרות תקופתיות, הכשרות לצורך קידום או ניוד עובדים, הוא לא תהליך מנותק מההתרחשות היום-יומית הדינאמית. להיפך, הוא תהליך צמוד, מקביל, קשור ומושפע השפעה מידית. לכן הוא לא צריך להיעשות בנפרד, במנותק מהעשייה הרוטינית אלא הוא צריך להיבנות בתוך העשייה היום-יומית.
כדי להגיע מוכנים לשעה שבה תזדקקו לחומר ההדרכה "בשלוף", מבלי להכניס את הארגון לסחרור של הרגע האחרון ומבלי להשקיע מאמצים גדולים במיוחד ערב ההדרכה, יש לבנות מערך תיעוד וכתיבת תכני הדרכה באופן שוטף.
איך עושים את זה טכנית?
כל ארגון בדרך שנוח ונכון לו להתנהל מבלי להכניס שינויים דרסטיים בשיטת העבודה ומבלי להיכנס להוצאות מיותרות. ניתן להיעזר בפורטל הארגוני, בתיקיות משותפות המאוכסנות על גבי הענן, בתיקיה על השרת המיועדת לכתיבת חומרי הדרכה ועוד. העיקר הוא שיהיה מקור אחד רשמי שאליו מתנקז הידע ושם הוא נשמר בצורה של חומר הסברה/ הדרכה לשעת הצורך.
אל מאגר זה צריכה להיות גישה שוטפת למנהלים ועובדים שיכולים לתרום ביהבט של הכנסת ידע, זיכרון, הנחיות מפורשות, המלצות, תיעוד התנסויות ועוד.
כיצד מתפעלים מאגר זה בפועל?
הרי בכל פעם שמחליפים ספק, מכניסים תוכנה חדשה או גרסה חדשה, משנים נוהל התקשרות עם לקוח או מבצעים כל שינוי אחר, מועבר על כך עדכון כתוב לעובדי המחלקה או החברה כולה. יותר מכך, הנושא נידון בתדריך בוקר, ישיבת צוות וכיו"ב. אי לכך, החומר קיים, הוא מנוסח בעל פה או בכתב בצורה ברורה לכל. במקרה של מזכר הרי שהחומר מופץ לעובדים באמצעות מייל. במקרה של ישיבה או תדריך, הרי שיש אדם אחד לפחות שמסכם. לכן המידע העדכני ביותר קיים וכל שצריך לעשות הוא לתעד אותו בתוך הפורמט של חומר הדרכה, בקטגוריות הנכונות (כגון סעיף נוהל התקשרות עם לקוח וכיו"ב).
בארגון המודרני הנתון לשינויים ותנודות חדשות לבקרים, ברור שמערך ההדרכה הוא פורמט (טמפלייט) פתוח המיועד להכיל שינויים, תוספות, קיצוצים, עדכונים ואפילו שינויים דרסטיים במבנה בעקבות שינויים בענף, בארגון, במחלקה.. ארגון גמיש עם היכולת להכיל עוד ועוד נתונים ולהגיב לשינויים בצורה מידית, יצליח לעמוד באתגר של בניית מערך הדרכה מקצועי, עדכני ורלוונטי.
יש ארגונים שבהם לא יושבים וממתינים עד שתפתח משרה באופן רשמי אלא כל הזמן מתעדכנים בנעשה בשוק. הם מקבלים קורות חיים, ממיינים אותם. שומרים קורות חיים טובים לעתודה. לעתים אפילו מראיינים כמה טאלנטים למקרה שמשרה תתפנה וזאת על מנת לזרז, ליעל ולהוריד את עלות הגיוס ולצמצם את משך הגיוס. בניית מערך הדרכה, תוך כדי העבודה השוטפת מבלי שיתעורר צורך קריטי בחומר הדרכה לתחום זה או אחר בפרק זמן קצוב, מאפשר אף הוא התמודדות עם אתגרי ההדרכה בצורה מיטבית.
כנס למידה ופיתוח ארגוני – ביום רביעי הקרוב! לחצו כאן לפרטים נוספים
