לתת פידבק שלילי לעובד זה אף פעם לא דבר נעים אך הכרחי. ככל שמנהל מדורג גבוה יותר בסולם ההיררכיה, ככל שהוא צבר ניסיון רב יותר בניהול עובדים, כך קל וברור הנושא של הערכת עובדים בכלל ושל הפידבק השלילי בפרט. היום נדון על נושא הפידבק השלילי, זה שאמור להינתן לעובדים באופן יומיומי ולא בשיחת הערכה ומשוב פורמליים, המתקיימת אחת לתקופה. הפידבק השלילי שאם הוא כבר נאמר, אז כבדרך אגב בשיחת מסדרון.
נתינת פידבק שלילי במהלך העבודה השוטפת של העובדים היא נושא כאוב לא רק למנהלים החדשים שביננו. לעתים מדובר במטלה לא נעימה שנתפסת כלא תמיד הכרחית, רק שאז המחיר שאותו מנהל עלול לשלם יהיה אישי וגבוה בהרבה מכפי שהעריך. במקרים רבים מאוד – מדובר בפירדמידה שתתמוטט עם ביצוע של טעות אחת קטנה.
ישנן ארבע השלכות מרכזיות לאי נתינת פידבק שלילי בזמן:
העבודה לא נעשית כמו שצריך, כאשר מתבצעות טעויות שוטפות, המתגלות מייד או כאלה שמתגלות בשלב מאוחר יותר, כשמאוחר מדי.
קיימים עיכובים שונים בזרימת העבודה, בעקבות אותן טעויות גלויות או סמויות.
כל פרויקט מתעכב ולא עומד בתאריך היעד.
אנחנו מופתעים כאשר עובדים אינם שבעי רצון ממקום עבודתם, ואף קיימת עזיבה ותחלופה גבוהה של עובדים. אז המנהלים מחפשים סיבות "חיצוניות" לעזיבה, כגון שכר ותנאים לא נאותים.
ובשורה התחתונה: עובד שממשיך לעבוד כאשר הוא אינו מודע לטעויות, ישליך באופן ישיר על מנהלו הישיר: המנהל יהיה עצבני, לא מסופק בעבודה בעצמו, וברור שביום מן הימים הוא יהיה זה ש"יקבל על הראש" מהמנהלים שלו, ובצדק.
כדור שלג
אם לא מטפלים בעניין מייד והעובד לא יקבל את הפידבק השלילי לטעות אחת שעשה, הדבר יהפוך לכדור שלג שרק הולך וגדל מיום ליום. אז פיתרון מהיר ואפקטיבי של הבעיה, שהופכת לשלל בעיות בעבודה, הולך ומתרחק: ביצוע לקוי של מטלה ספציפית הופכת לתהליך שלם שגוי. פיתרון אמיתי יוכל לבוא במקרה כזה רק על ידי הדרכה מושקעת וכוללת, ולא על ידי פגישה קצרה עם העובד שבה ירשום במקום במה שגה וכיצד עליו לפעול נכון.
מנהלים רבים לוקים בדחיינות של הנושא, שבמציאות כדאי שיתפוס מקום קבוע ברשימת המטלות השוטפות שלהם. אלה הן בדרך כלל הסיבות לדחייה:
- מנהלים רבים שקועים בשטף העבודה, ובעיקר כאשר הם מנצחים על עבודה של צוות גדול, קיים קושי לעצור ולהעיר את תשומת לבו של עובד על כל טעות קטנה שביצע. החשש נובע מכך שאם העובד יזומן למשרד המנהל רק כדי להעיר את תשומת לבו על הטעות, הוא ינצל את ההזדמנות וישאל שאלות ויעלה נושאים נוספים שיגזלו זמן רב עוד יותר. כאן מגיעה הדחיינות: היום כבר לא אספיק להעיר לעובד, אעשה זאת מחר או בעוד יומיים.
ההשלכה: מתן הפידבק ידחה עוד ועוד, עד שהנושא ישכח על ידי העובד ויהפוך ללא רלוונטי ולא יהיה אפקטיבי. - מנהלים חדשים לוקים בתסמונת "לא נעים". ובכן, מובן שעדיף לזמן את העובד ולבשר לו שהוא יקבל העלאה במשכורת הקרובה, אך יש גם דרכים נעימות לדבר על טעויות. והכי חשוב: אי הנעימות רק תגדל אם עובד לא ידע בזמן שהוא עשה משהו לא נכון בעבודה.
ההשלכה: העובדים יחשבו בתום לב שהביצועים שלהם טובים. הם יופתעו לגלות אחרת בשיחות משוב פורמליות יותר. הם עלולים לראות במנהל ובארגון לא אמינים. - חשש מתגובה של העובד. בהמשך לסעיף הקודם, מנהלים רבים, במיוחד כאשר הם חדשים בתפקידם, חוששים מתגובת העובד לכשיקבל את ההערה השלילית, גם אם מדובר בהערה בונה. ישנם עובדים שונים המגיבים באופן שונה, יש את הרגישים יותר ואת הרגישים פחות. גם כאשר מדובר בעובד הבעייתי יותר, ניתן להיערך לשיחה באופן מיוחד.
בנוסף למוטיב ההפתעה וחוסר האמינות כלפי המנהלים והארגון שהוזכרו בסעיף הקודם, העובדים כולם עלולים להפוך לבעייתיים או ללא מוצלחים: באופן טבעי ירגישו שלא חובה להקפיד על עבודה נכונה ומתן תשומת לב מירבית. יחושו כי נהלי העבודה הם בגדר הרצוי.
לחרוצים במיוחד שביניכם מומלץ להזכיר שתיקון הטעות שעשה העובד על ידכם, ללא מתן הערה בונה לעובד, לא תפתור את הבעיה אלא רק תחריף אותה. מתן פידבק שלילי לעובד היא חלק מרכזי ומהותי בתפקידכם כמנהלים, אז אסור לוותר על המשימה הזאת. חשבו מה יקרה אם המנהלים שלכם לא יסבו את תשומת לבכם על טעות.
