כיצד מאתרים את מוקדי הכוח האמיתיים בארגון?

בני חיים, מנכ"ל אינטלגנציה ארגונית, נבחר להשתתף בפאנל המרצים בכנס חדשנות בניהול ההון האנושי, שם הוא בחר להתמקד במקומה ובמידת השפעתה של רשת העובדים בארגון.
אז מדוע כדאי לנו כמנהלי משאבי אנוש להבין את הרשת, ואיך היא מסייעת לנו להוביל תהליכי משאבי אנוש לאורך ולרוחב הארגון?

בני חיים:
שוק העבודה של 2020 מתנהל בקהילה. הארגונים הופכים להיות מבוססי קהילה. קהילה מבוססת על קשרים. באקלים הזה הרשת מתחילה להיות בעלת ערך משל עצמה. אנחנו מכירים את הערך של חיפוש ברשת והישענות על חוכמת ההמונים. בקונטקסט הספציפי של ארגון, מה שאנחנו מדברים עליו כיום זה – חוכמת העובדים.

מה יודעת הרשת הארגונית שההנהלה לא?

מאז שנת 2010 אנחנו מדברים על תקשורת פנים ארגונית. מתחת לזה יש לנו רשתות של השפעה. אנחנו מדברים יותר על ירידה למטה, מהמקום היותר פורמלי לפחות פורמלי. שיחות שהן לא על הרדאר הארגוני אבל יש להן השפעה. לרשתות האלה יש כוח ויש להן ידע!

לרשת של העובדים יש עולמות תוכן. אני אציג לכם מקרים שבהם החוכמה הזו נאספה והציגה להנהלה תמונה אחרת לגמרי מזו שהייתה מוכרת לה. כדי להבין מקורות כוח, ידע והשפעה בארגון, יש צורך במתודה, קרי כלי שיודע למפות את גורמי ההשפעה. זה כלי שיודע לאסוף נתונים מלמטה למעלה. רשתות ארגוניות הן לב הארגון, שם מתרחשת העבודה. אנחנו כולנו יודעים שהרשת של האנשים והאופי של מה שוקרה שם משפיע על התוצרים. הבעיה שכל מה שקורה שם, במעמקי הרשת, לא נראה לנו על פני השטח. זה מתרחש כאמור 'מתחת לרדאר'.

בעולם החדשנות ברור שהקשרים והחיבורים בין גורמים בתוך הארגון הם אלה שמביאים את החדשנות. האינטראקציה הקהילתית עושה את זה. אנחנו שומעים יותר ויותר על שיתוף, על קהילה.
אני מבקש להציג בפניכם case study: החברה שבראשה אני עומד נבחרה לקחת חלק בפרויקט בארגון אוסטרלי, תאגיד אלקטרוניקה עולמי שמעסיק מעל אלף עובדים. הארגון היה צריך להחליף את מערכת ה-ERP. התקבלה החלטה על המערכת ונבחר מי שיוביל את הפרויקט.

חשוב לציין שהחלפת מערכת, המהווה עמוד שדרה, יכולה לדחוף את הארגון חזק מאוד קדימה או אחורה. היא מקרינה על תוצאות עסקיות מידיות ולטווח הארוך. לכן ההנהלה החליטה לבחור קבוצת השפעה בתוך הארגון. נבחרו 37 עובדים לאורך ולרוחב. קראו להם מובילי דעה ותפקידם היה למנף את הפרויקט בתוך הארגון ולמנוע ניסיונות לעקב אותו.
לאחר שזוהתה הקבוצה המשפיעה/ המעצבת בארגון, התקשר אלינו מנהל משאבי האנוש ואמר שמשהו מטריד אותו. אחרי עבודת סינון של אנשי מפתח לאורך ולרוחב הארגון, במשך חודשים, הוא הרגיש שהוא אינו שלם עם הרשימה.
הנחת היסוד דיברה על כך השהנהלת החברה בחרה נציגים ואנחנו היינו צריכים לאמת את הרשימה. השארנו את הרשימה בצד ויצאנו לדרך חדשה.

אספנו מידע באמצעות שאלון אינטרנטי פשוט. ניסחנו שאלה אחת שהופצה במייל באופן אישי לכל אחד מהעובדים. השאלה היחידה שנשאלה הייתה: למי לדעתך היית פונה בכל אחד מארבעת הנושאים? בכל אחד מהנושאים עליך לסמן שם אחד.
כל עובד ידע שהוא יקבל את השאלון ושעליו להקדיש לו דקה-שתיים. שאלנו שאלה אחת לא מעיקה אבל את השאלה הנכונה.
כעבור חמישה ימים קיבלנו 378 תשובות (מתוך כ-1,000 שאלונים שהופצו). העלינו את התשובות לתוכנה, וקיבלנו תמונה שונה בתכלית מזו שהציגה ההנהלה.
אנו למעשה הצלחנו לראות את תמונת הארגון באמצעות מפה ויזואלית שבה כל צבע מסמל מחלקה: כל עובי של נקודה מסמל כמות תעבורה של אנשים שהיו פונים אל עובד. באמצעות מפה זו הצלחנו לראות למעשה מיהם האנשים שמעבירים שאלות מצד לצד לאורך הארגון. כך קיבלנו מדדים כמותיים ומדוייקים. לכל עובד יש סט של מדדים שמייצג את התנועה: כמה פניות הוא קיבל? כמה פניות הוא הפנה? עד כמה הוא קרוב לליבת הארגון? כמה הוא קשור ליחידות אחרות? לאלו יחידות הוא קשור? הכוח המרכזי הוא כוח שנראה לנו בתצוגה ויזואלית – בצורה חדה וברורה.
כעבור חמישה ימים זיהינו 28 מובילים בארגון. כאשר ראינו אותם לפי גודל המחלקה, גילנו שבתוך הליבה הזו יש גרעין של תשעה עובדים שאיתם אפשר לנוע ולהרים את הפרויקט.

המסקנות הותירו את חברי ההנהלה בהלם מוחלט!

כשהצבנו רשימה מול הרשימה המקורית ראינו שרוב הרשימה שההנהלה בנתה הייתה מבוססת על אנשי מחלקת IT, אבל העובדים נתנו להם את הציון הכי נמוך.
הסתבר שהעובדים אמנם הכירו בערכם של אנשי IT בכל מה שקשור באיפיון מערכת ושחרור מערכת, אבל כשמדובר על פרויקט הטמעה הערך היה ביחידה העסקית. ברשימה המקורית של ההנהלה כלל לא היו להם נציגים.
בחור בשם אנדרו, איש Back Office, שאותו מנהלת הפרויקט לא הכירה בכלל, אמנם לא היה ברשימה המקורית של ההנהלה אבל העובדים הצביעו לו ברגליים.
היה לנו מקרה אחר שבו אחד העובדים בעלי ההשפעה הגדולה ביותר היה בדרך החוצה וההנהלה כלל לא הייתה מודעת לנושא. מדובר על עובד בחברת הייטק קטנה המעסיקה 60 עובדים בסך הכול. מדובר על בחור שעבד רק שנה וחצי אבל הצליח להגיע לעמדת מפתח. הוא למעשה היה המקור שהניע את הפתרונות והיצירתיות של מפתחי התוכנה. הוא היה עם רגל אחת בדרך החוצה כי ההנהלה לא ראתה אותו. הוא היה שקוף. הכוח שלו היה ברשת וההנהלה לא ראתה לנגד עיניה את מפת הרשת.

הרשת ככלי מינוף בידי מנהל משאבי אנוש

איך יכול מנהל משאבי אנוש להריץ פרויקט מורכב לאורך ולרוחב הארגון  כשיש לו את הבייבי בומרס, את דור האיקס, דור ה-Y…?
מתוך קריאת המפה הנכונה המאפשרת לו לזהות את גורמי ההשפעה ברשת, הוא יכול להוביל פרויקט מורכב של שינוי, רתימה, מיתוג אבל הוא גם יכול תוך כדי להוביל מהלכים שונים של הערכת עובדים, קידום עובדים וכיו"ב.
אם מבינים שלעובדים יש ידע שהוא לא באוויר, הוא ברשת אבל אפשר לאסוף אותו ולהשתמש בו נכון – אז אתה יכול להוביל מהלכים בקלות, בדייקנות ובהנאה.

המפות שהצגתי כאן לא דורשות תוכנות חדשות ויקרות. ניתן לבצע מיפוי מקורות כוח בארגון בתוכנות אינטרנטיות רגילות. סקר אינטרנטי הוא פשוט. אפשר להעביר שאלון רגיל באמצעות המייל – הטכנולוגיה היא לא העניין. הכוח של הרשת טמון בהבנה. לא משנה באיזו טכנולוגיה אתם עובדים, מה שחשוב הוא שתצליחו לרדת למטה, להבין מה קורה במעמקי הרשת כדי לקבל את התמונה המלאה והמדויקת. החידוש כאן הוא השאלה ששואלים והתוצאה שמתקבלת. איך משיגים מפה ואיך קוראים אותה ומבינים אותה. זהו כלי שאם עובדים איתו נכון אפשר להניע ארגון ולחולל פלאים.
אני עוסק בתחום כבר שנים ומוביל פרויקטים בחברות ממגזרים שונים ובכל פעם שאנחנו מגיעים לתוצאות ההנלה מופתעת. גם אני מופתע בכל פעם מחדש. עד היום לא ראו את הרשת ואי אפשר היה לגעת בה. שנת 2020 מבוססת על רשת. כל קהילה היא רשת. הרשת כבר כאן. חדשנות לא חייבת להיות בטכנולוגיה אלא בקונספט!