העלאת הפרודוקטיביות
מודל חללי עבודה פתוחים לעבודה משותפת מאומץ ע"י יותר ויותר חברות ברחבי העולם.
היתרונות בחלל עבודה גדול הוא פתוח הוא האפשרות לעבוד יחד בקלות ובשיתוף פעולה, חסכון בעלויות של בנית משרדים אישיים, ותחושת אחווה ו"יחד", שמגדילה את מעורבות הצוות.
עם זאת, הרבה אנשים שעובדים יחד בחלל עבודה אחד משותף יכול להוות אתגר וליצור בעיות. לעתים יש רעש וקשה להתרכז, המסרים לא תמיד מועברים ביעילות ותחושת הפרטיות של העובד עשוי להיפגע.
סקרים שנערכו בארה"ב בנושא הראו כי כמעט מחצית מהעובדים העובדים במרחב עבודה פתוח הרגישו לא מרוצים מבחינת הפרטיות שלהם ו -40% מתחו ביקורת על חוסר הפרטיות החזותית. חברות חדשניות לקחו את המשוב הזה ושינו את סביבת העבודה הפתוחה שלהן כדי לאפשר פרודוקטיביות מוגברת מבלי להקריב את הפרטיות של העובדים.
כיצד לייעל את העבודה בחללי עבודה משותפים? להלן כמה טיפים:
צרו סביבה המסייעת לכל סגנונות העבודה. סביבת עבודה פתוחה הכוללת תחומים פרטיים למחצה וקלים להתאמה אליהם העובדים יכולים ללכת כדי למנוע הסחות דעת, לקיים פגישה או לנהל שיחה פרטית היא הכרחית להצלחת מודל של קומה פתוחה.
חשוב להיות גמישים ולאפשר לעובדים לעבוד מהבית לפי הצורך במידה והם צריכים להתרכז במשימות קשות וקריטיות במיוחד. סוגי התאמות אלו תומכים בחשיבה מרוכזת, עמוקה, ולוקחים בחשבון גם את העובדים המופנמים וגם את המוחצנים.
הגדירו את הטון מלמעלה. יש להוביל על ידי דוגמה. מנהלים צריכים לעבוד לצד עמיתיהם במשרד הפתוח ולא לשבת מאחורי דלתות סגורות או בחדרים נפרדים. זה שולח מסר ברור על מחויבות המנהיגות למודל סביבת הקומה הפתוחה.
קבעו כללי משרד חיוניים. יש לפתח תרבות של שקט, וליישם כלל שישמש אות אוניברסלי של "לא להפריע" כאשר העובד צריך להתמקד במשימה מסוימת או פרויקט מסוים. אפשר להציע לעובדים להשתמש באזניות בעת הצורך כדי להקטין את הסחות הדעת ואת ההפרעות. זה מקטין את הסיכוי של העובדים לאבד את המיקוד ומאפשר להם לדעת שזה בסדר להשתמש באזניות כדי לחסום את הסחות דעת לפי הצורך.
עודדו שיחות באזורים משותפים או חדרים פרטיים ומנפו כלי צ'אט כאפשרויות תקשורת שקטות אחרות.
שמרו על ערוצי תקשורת רשמיים. אל תניחו שאנשים ישמעו את המסרים העובדים ביניהם ובין המנהלים לעובדים, רק כיוון שהם יושבים באותו חלל עבודה. הם לא צריכים להתרכז ולנסות להקשיב לכל השיחות, אלא לעסוק בעבודתם. עליהם לדעת שהם תמיד יקבלו את המידע הדרוש להם בדרכים רשמיות כגון במייל, בהודעות טקסט לנייד ובאתר האינטרנט הפנימי של החברה. תקשורת פורמלית עדיין הכרחית, לא משנה איך המשרד בנוי מבחינה פיזית. את המידע החשוב יש להעביר תמיד לכל העובדים דרך הערוצים המתאימים.
הקשיבו לכוח העבודה שלכם. אם יש לעובדים המלצות לייעל או לחזק באמצעים שונים את סביבת העבודה הפתוחה, תנו להם מקום להביע את דעותיהם ולהעלות רעיונות. אמצו את הרעיונות הטובים שלהם ותגמלו אותם בהתאם.
