פגישות עבודה
פעמים רבות, פגישות עבודה מכניסות אנשים לא יצירתיים למצב שבו הם צריכים להיות משהו שהם לא יכולים להיות. ככל שהם משקיעים יותר מאמצים להסתיר את אי-יכולתם ליצירתיות, כך הופכת הפגישה לקשה ומתסכלת יותר.
הנזק בפגישות עבודה שאינן מובילות לתוצאות אפקטיביות מתבטא במספר השלכות:
פגישות עבודה "מפרקות" את יום העבודה לחתיכות קטנות, שלא ברורה מידת פגיעתן בלוח הזמנים שלכם.
הן לרוב עוסקות במושגים מופשטים ולא בדברים קונקרטיים.
בדרך כלל, הן מכילות כמות נמוכה של מידע המועבר לדקה.
הן גורמות למשתתפים להיסחף לנושאים אחרים מאלו שתוכננו.
לעתים קרובות יש להן אג'נדה כל כך מעורפלת, שאף אחד מהמשתתפים לא באמת בטוח במה דובר.
הם דורשים הכנה יסודית כל כך שאנשים לעתים רחוקות טורחים לעשות.
מרבית פגישות העבודה משעממות, בגדר בזבוז זמן, פגיעה בסדר היום ודבר שפשוט מונע מאנשים לעשות עבודה אמיתית.
עם זאת, ביטול כל הפגישות העבודה אינו אופציה בסביבת העבודה של היום המבוסס על חשיבת צוות. משמעות הדבר היא כי פגישות עבודה צריכות להפוך לכיפיות וחיוניות ומהר.
מה היא פגישת עבודה טובה ואפקטיבית?
כזו שהיא חיובית ומהנה, כך שאנשים יצפו לפגישה הבאה.
מעודדת השתתפות של כולם, גם המופנמים ביותר.
פתוחה – כך שאנשים יגידו באמת מה הם באמת חושבים.
יצירתית – כך שהחשיבה תחרוג מהבסיס לתוך שטחים חדשים.
הטיפים הרגילים לניהול פגישות כבר מוכרים לכולנו. דברים כמו "לעמוד בלו"ז ולהפיץ את מועד הפגישה בזמן", "לוודא שיש את האנשים הנכונים בפגישה", "לקבוע פגישות רק בעת הצורך". משמעות הדבר היא כי למרות שרוב החברות והצוותים עוקבים אחר אצות אופייניות אלו, ופגישות עבודה רבות לא משיגות את תוצאותיהן.
אם אתם באמת רוצים בפגישות עבודה פתוחות, מהנות, יצירתיות ואפקטיביות, יש ללכת מעבר לקווים הרגילים והשגרתיים ולהתחיל להיות יצירתיים באמת.
כיצד לנהל פגישת עבודה מהנה:
פתחו את הפגישה בסבב חיובי
ניסויים פסיכולוגיים הראו כי אופן התחלת הפגישה קובע את הטון לכל הפגישה. התחל את הפגישה במשהו חיובי וכל הפגישה תעלה בדרך זו.
הדרך הטובה ביותר להתחיל פגישה חיובית, היא לבקש מכל משתתף לשתף בקצרה דבר חיובי(תשובה של פחות מ -30 שניות). הנה כמה רעיונות:
ספר על משימה אחת שהשגת מאז הפגישה האחרונה ואתה גאה בה.
העלה שם של קולגה שעזר לך מאז הפגישה האחרונה.
תזכיר דבר אחד לו אתה מצפה בשבוע הקרוב בעבודה?
מה הדבר הכי מצחיק שמישהו סיפר לך בשבוע שעבר?
תעלה משהו מעניין שלמדת מאז הפגישה האחרונה.
זה מגדיר את הטון החיובי עבור יתר הפגישה – וזה גם הרבה יותר כיף מאשר לפתוח עם שורה ארוכה של תלונות ובעיות.
הפריעו לזרימת הפגישה באופן קבוע
כדי להפוך את פגישת העבודה למעניינת ומפתיעה, יש להפריע לזרימת הפגישה באופן קבוע. זה שומר על התודעה של האנשים ומשאיר אותם ממוקדים וזה עושה את כל העניין יותר כיף ורגוע. כיצד לבצע זאת?
חובה הפסקה של חמש דקות לאחר כל שעה. אפשרו לאנשים לקום מהכסא, להתרענן, להכין לעצמם עוד כוס קפה וללכת לשירותים.
כל חצי שעה הקימו את כל הנוכחים מהכסא לפעילות מהנה ומצחיקה כגון: עמידה על רגל אחת, החלפת כסאות, מחיאת כף, כך שיצחקו וישמחו.
תוציאו את השולחנות מהחדר
מה המטרה של השולחנות באמת בפגישה, מלבד מקום לכוס הקפה שלכם?
הוציאו את השולחנות מחדש הישיבות ואפשרו לאנשים לנוע ולעמוד כדי שיהיו יותר ממוקדים. הדבר חיוני גם לבריאות הגוף, הרבה יותר מלשבת על הכסא כל היום.
התקשורת זורמת טוב יותר כאשר אתה יכול לראות את האדם כולו, לא רק מן החזה למעלה.
בכך אתה גם מגדיל את ההשתתפות, כיוון שאנשים לא יכולים פשוט להישמט למטה ולהסתתר במהלך הפגישה.
