הודעת דחיה ללא משוב הינה בעייתית מכמה סיבות. ראשית, המועמד לא יכול לדעת מאיזו סיבה הוא נדחה. ייתכן והוא לא התקבל כיוון שהמשרה נסגרה או שמישהו מתוך החברה לקח על עצמו את התפקיד – אלו סיבות שכלל אינן קשורות לו, למידת הניסיון שלו והרושם אותו הוא השאיר על המראיין. אך אם המועמד לא יודע זאת, הוא עשוי להיפגע מהדחיה ולהרגיש חסר ערך. סיבה נוספת לבעייתיות הדחיה ללא משוב היא שאם המועמד כן מציג חוסר התאמה למשרה או לתפקיד, הוא לא יוכל לשפר זאת עבור התפקיד הבא במידה ולא יידע היכן התגלתה חוסר התאמתו.
בדיוק כפי שהמרואיין הקדיש זמן ללמוד על החברה שלכם ועל התפקיד, לשלוח קורות חיים ולהגיע אליכם לראיון העבודה, כך מצופה מהמראיין לשלוח לו מכתב דחיה אישי המפרט את הסיבות המדויקות בגינן הוא לא התקבל.
סיבה נוספת ואולי החשובה מכולן לצורך בהודעת דחיה אישית היא, שמירה על מותג החברה שלכם. מועמדים שנדחים ללא סיבה ברורה ומקבלים הודעת דחיה פורמלית בתפוצת נאט"ו, קרוב לוודאי חשים זלזול מסוים המגיע עם העובדה שהמראיין לא הקדיש די זמן לכתוב להם את סיבת הדחייה המדויקת. הדבר עשוי לגרום להם לתחושות שליליות לגביי החברה, שייתכן ויעבירו הלאה לחבריהם ולמכריהם ברשת. הנזק התדמיתי לחברה הוא עצום ומיותר. יש לעשות הכל על מנת למנוע אותו.
דבר נוסף הוא שבמידה והמועמד אינו מתאים מסיבה כלשהי לתפקיד המוצע, ותרצו לשמר אותו לתפקיד אחר שיפתח בחברה, הוא מאוד ישמח לשמוע על כך ולשמור על יחסים תקינים אתכם ועל קשר טוב בעתיד. הדרך להבטיח זאת ככל האפשר היא לשלוח הודעת דחיה מפורטת וראויה.
מראיינים רבים יודעים כבר במהלך הראיון אם המרואיין שלהם אינו מתאים בעליל לעבוד בחברה, לכן אין טעם לגרום למרואיין להמתין עד לשיחת הטלפון המייגעת שתבשר להם זאת. במידה והמרואיין אינו מתאים לחלוטין, תוכלו עדכן אותו בתחושותיכם כבר בסוף הראיון, וכמובן לשלוח בנוסף הודעה רשמית בהתאם לחוק. עד כמה שהמרואיין עשוי להיפגע מהדחיה, סביר שהוא יעריך את הכנות שלכם ואת העובדה שלא נדרש ממנו להמתין לתשובתכם זמן ארוך ומיותר.
במידה ואתם מתלבטים או שישנם ראיונות נוספים שהמועמד אמור לעבור, כמובן שמיותר לעדכן אותו בשלב בנוכחי של התקדמותו בתהליך עד שתתקבל החלטה, ואז חשוב לזמן אותו לראיון נוסף כמה שיותר מהר או לחילופין לשלוח לו הודעת דחיה אישית ומפורטת.
כיצד לכתוב הודעת דחייה אישית?
כלל האצבע הראשון הוא להפוך את הדחיה למשוב בונה ככל האפשר. המשוב המפורט חשוב וחיוני עבור המרואיינים. תוכלו להסביר למועמד שקיבלתם מספר רב של פניות ולתפקיד הספציפי נמצא גורם עם התאמה טובה יותר לתפקיד.
במידה והמועמד אכן נראה לכם מוצלח והתרשמתם ממנו לטובה באופן כללי, תוכלו להוסיף במכתב כי תשמחו לשמור על הזכות לפנות אליו עם הצעות למשרות הבאות. אם אתם מעוניינים להשקיע אף יותר במכתב הדחייה למועמד, תוכלו להסביר לו בדיוק מדוע המועמד בו בחרתם התאים יותר, למשל שהיה לו ניסיון של מספר שנים בתחום או ידע בתוכנה מסוימת שעשויה לעזור לו ולחברה עצמה.
כלל נוסף הוא להמתיק את הגלולה. תמיד טוב להתחיל במשוב חיובי. להודות למועמד על זמנו ועל נכותו להגיע לראיון, לציין לטובה את היתרונות שהציג ואת הניסיון והידע המוכחים שלו ואז להסביר שבחרתם במישהו מתאים יותר לתפקיד.
לציין את יתרונותיו של המועמד יגרום לו לספוג ביתר קלות את העובדה שהוא נדחה. הדבר אף יזכיר לו את היתרונות שלו שישמשו אותו בראיונות הבאים.
חשוב להיות כנים וספציפיים. מועמדים שואפים לדעת כמה שיותר באשר לסיבה שנדחו, אפילו אם הסיבה היא רק "יש לנו מועמדים מתאימים יותר. גם אם הסיבה היא שמשהו באופי שלהם גרם לכם לחשוש, אולי שעות העבודה שבקשו פחות התאימו לכם, חוסר סובלנות שהציגו, כך או כך חשוב להיות כנים ככל האפשר. מועמדים יעריכו במיוחד את ההסבר המדויק שלכם לגביי החלקים בראיון בהם האופי שלהם הוצג כבעייתי. כך הם יוכלו לתקן זאת לראיון הבא.
דבר נוסף שאינו פוחת בחשיבותו הוא להימנע ככל האפשר מהצגה סובייקטיבית של סיבות הדחיה. לעולם אל תאמרו למועמד ש"אתם לא מרגישים שהם ישתלבו טוב עם יתר הצוות", או "שאתם לא סבורים שהם יתמודדו עם עומס העבודה". ככל שתציגו את העמדה השלילית הסובייקטיבית שלכם, כך את פותחים פתח לניסיונות ערעור על החלטתכם. תוכלו במקום זה לומר שהעבודה מצריכה תפקוד בצוות מגובש ושניכר כי אין להם די ניסיון או רצון להשתלב בעבודה צוות.
דרך סיום הודעת הדחיה חשובה אף היא. חשוב לספק למועמד את התחושה שלא נאמרה המילה האחרונה ושיתכן ויתאפשר לו לנסות ולהתקבל לתפקידים אחרים בחברה העתיד. ההודעה צריכה להסתיים בנימה חיובית ומאפשרת וכמובן לאחל לו הצלחה רבה בהמשך דרכו המקצועית.
