יש שפע של מערכות מעקב אחר קורות חיים (ATS (Applicant tracking system וצריך לבחון את המערכות ולבדוק האם היא זו שטובה עבורכם. המערכת צריכה להתאים לצרכים הספציפיים של החברה המגייסת וישנם ברשת כלי השוואה מצוינים להשוואה בין המערכות השונות ולבדיקת יתרונותיה של כל מערכת ומערכת.
מהם הדברים העיקריים שצריך לבדוק במערכת מעקב אחר קורות חיים?
האם היא ידידותית למשתמש?
שיתוף הפעולה בתהליך הגיוס הוא קריטי. לכן, מומלץ להתייעץ עם כל צוות הגיוס ולהחליט יחד אם המערכת תעבוד במקרה הספציפי שלכם. המערכת צריכה לאפשר לצוות הגיוס לתקשר אלו עם אלו, להעביר משימות והודעות ולתמוך בשיתוף פעולה מלא, במהלך תהליך הגיוס. חשוב מאוד שהמערכת תהיה ידידותית למשתמש, ולא תשרת רק את האנשים הטכנולוגיים ביותר, אלא גם אלו שאינם בקיאים במערכות מיחשוב.
על מנת לוודא כי המערכת אכן ידידותית למשתמש, תוכלו להגדיר ביחד מה נחשב עבורכם ל"ידידותי למשתמש". האם מדובר בעיצוב בממשק? בפלטפורמה? בנתונים שהמערכת מספקת? לאחר שתחליטו יחד ותאפיינו את המרכיבים של מערכת ידידותית למשתמש, תוכלו להתחיל לבחון מערכות בהתאם לפרמטרים אלו.
להלן כמה פרמטרים לדוגמה שתוכלו להוסיף לרשימה: תהליך יישום פשוט ללא קשיים, את טופס הבקשה למשרה ניתן להשלים בנייד, המערכת כולל תוסף עבור מילוי אוטומטי של נתוני המועמד, הודעות על קבלת פניה ממועמד תתקבלנה גם באימייל או בסמס בנייד, שירות תמיכה בזמן אמת.
אופטימיזציה למכשיר הנייד
מערכת למעקב אחר קורות חיים מוכרחה להתאים למכשיר הנייד, כיוון שכיום מרבית המועמדים מחפשים עבודה ממכשיר זה. המערכת צריכה להיות מותאמת לסלולר, עם פונטים מתאימים, גלילת מסך אופטימלית וכן הלאה. הקישורים צריכים להיות מותאמים לגודל של אצבע ללחיצה. חשוב לבדוק שהמערכת אכן אידיאלית לניהול ושימוש מהמכשיר הנייד.
בנוסף לאופטימיזציה לנייד, המערכת צריכה לדעת לשלוח הודעות לצוות בזמן אמת, כאשר מתקבלת פניה חדשה ממועמד. כך תוכלו להיות הראשונים שיגיבו לו ולא תפספסו מועמדים מוכשרים.
האם המערכת מותאמת אישית?
לא רק הודעות מה- ATS שלכם צריכות להיות מותאמות אישית, כל הפלטפורמה צריך להיות מותאמת לצרכים המדויקים שלכם. לדוגמה, חברות שלרוב מגייסות בפיקים נקודתיים, זקוקות למערכת מהירה ונוחה לשימוש עם התראות מידיות למשך 24/7. גם הגדרות המערכת צריכות להיות מסוגלות לשינויים מהירים, בהתאם לצרכי הגיוס המשתנים במהירות.
חברות שמגייסות בעיקר אנשי תוכן שצריכים לשלוח דוגמאות כתיבה, זקוקות למערכת שתאפשר לשלב קבצים גדולים וארוכים יחד עם שליחת קורות החיים, ותציד קבצים אלו בקלות בנוחות במחשב ובמכשירים הניידים של צוות הגיוס.
הודעות דוא"ל בתפוצה רחבה יכולות להיראות קרות ולא אישיות. כאשר אתם מתמודדים עם מצב רגיש כגון דחיית מועמד, זה יכול להפוך אתכם לקרים ולפגוע בחוויית המועמד. לכן, המערכת צריכה להתאים באופן אישי את האימיילים שתרצו לשלוח כתגובה למועמדים.
חפשו במערכות השונות אפשרויות להתאמה אישית של המערכת, ובדקו איזו מערכת מציעה את מה שאתם צריכים.
האם המערכת מבצעת מעקב אחר נתוני הגיוס?
חשוב לעקוב אחר נתוני הגיוס כל הזמן כדי לשפר את תהליכי הגיוס ככל האפשר. מערכות למעקב אחר קורות חיים צריכות להיות מסוגלות להפיק נתונים על תהליכי הגיוס.
יישום מעשי שבוחן את שלבי הגיוס וקליטת העובדים בחברה שלכם לאורך שלבים שונים של החיים של החברה, יביא לכם עובדים טובים יותר בפחות זמן.
חשוב גם לוודא כי המערכת מאובטחת היטב נגד פריצות ווירוסים ושהמידע הרגיש יישאר במערכת ולא ייצא החוצה.
