כאשר אתה ניגש ניגש לכתוב מכתב המלצה, אתה צריך להיות מוחמא ומאושר שניתנה לך הזכות להמליץ על עובד ולסייע לו להתקדם הלאה בקריירה. עם זאת, זה עשוי להיות מלחיץ הרבה תלוי במכתב ההמלצה שלך, ויש לך השפעה על העתיד של אותו אדם. איך תוכל להכניס את התכונות הנהדרות שלו לעמוד אחד קטן? ומה אם אתה לא מדגיש את הדברים הנכונים?!.
ראשית, עצור וקח נשימה עמוקה. כתיבת מכתב המלצה אינה מדע טילים, במיוחד אם אתה מרגיש תחושות חיוביות לגבי האדם עליו אתה ממליץ.
להלן טיפים לכתיבת מכתב המלצה איכותי ויעיל:
הבנה הצורך במכתב המלצה
מכתבי המלצה יכולים להתבקש משלל סיבות: הגשת מועמדות לעבודה, מועמדות למלגה, קבלה למכללה או לקורס נחשק, ועוד. גם אם אתה יודע את הסיבה לבקשה, חשוב לדעת את מצבו הנוכחי של המועמד והסיבה בגינה הוא זקוק למכתב המלצה עכשיו. רשום לעצמך נתונים לגבי מוסר העבודה של העובד, הצלחות העבר, הכישורים החזקים שלו, המיומנויות הרכות, וכו'.
שאלות לשאול את העובד:
לפני שתתחיל לכתוב את מכתב ההמלצה, שאל את העובד מספר שאלות:
מה תוכל לספר לי על המקום או החברה שאליהם אתה פונה?
האם יש כישורים או תכונות ספציפיות שברצונך להציג?
למי יש להפנות את המכתב ומה תוכל לספר לי על אדם זה?
מדוע חשבת עליי ככותב מכתב ההמלצה?
שאלות אלו יסייעו לך בהכנת תוכן המכתב ויבטיחו כי תוכל להתאים את המכתב להשגת הפוזיציה נחשקת של העובד.
נוסחת מכתבי המלצה
מכתבי המלצה צריכים להתייחס לשלושה דברים: היחסים שלך עם המועמד/ת, הערכתכם אל עבודתו/ה, וכיצד אתם משווים אותו/ה לאחרים שעבדו איתכם בעמדות דומות ובמה הוא/היא בולטים במיוחד.
ראשית, הסבירו את אופי הקשר והעבודה שלכם עם המועמד בתחילת המכתב. זה יכול להיות משפט פשוט המפרט את ההקשר שלכם, כמה זמן עובדים יחד ובאיזה תחום. לדוגמה: "ג'יין היתה מנהלת החשבונות בחברה שלי בשנים 2010 עד 2013, בתפקידה היא הייתה אחראית לתכנון, פיתוח וביצוע אסטרטגיה שיווקית לחמישה מהלקוחות הגדולים שלנו".
לאחר שתסביר את הקשר שלגם, הערכת העשייה של המועמד היא העדיפות הבאה. זה צריך להיות הליבה של המכתב שלך, אם כי התוכן המדויק ישתנה בהתאם למה שאתה ממליץ. לדוגמה, אם אתה יודע שהמועמד מבקש משרה ניהולית, תרצה להתמקד בכמה טוב הוא עבד בניהול הצוות והיכולות שלו להיות מנהיג גדול.
בכל מקרה, אתה רוצה להסביר מה ראית בעבודתו ולהצביע על תוצאות מוחשיות שהוא הפיק.
בצעו השוואה. השוואת המועמד לאנשים אחרים שעבדת איתם יכולה להיות דרך רבת עוצמה לייצר המלצה חזקה. אתה יכול לומר שמישהו הוא "מנהל הפרויקט היעיל ביותר שאי פעם עבדתי איתו", או "אחד משלושת העובדים הראשונים שהצליחו להרים פרויקט דגל בחברה" כמובן, השתמש בהצהרות כנות ואותנטיות.
במידת האפשר, השתמש בסיפור או באנקדוטה כדי להדגים את אחד מהתחומים הנ"ל. קל לקרוא במכתב ולראות שלמועמד יש מאפיינים חזקים, אך בסופו של דבר הוא משליך אותו הצידה משום שלא היה דבר מה ראוי לציון או מוחשי לזכור אותו.
