כמות המשימות שלכם מציפה אתכם, יש לכם מיליון דברים לעשות, ואין לכם מושג מתי תגיעו למשימה לאתר עובדים למשרה שנפתחה, לארת אותם, לבדוק אותם, למיין וכו. בין אם אתם מנהלי משאבי אנוש, מנהלי גיוס או כל פונקציה אחת שבאחריותה לאתר, למיין ולגייס את המועמד האידאלי תוך הקפדה על חווית מועמד מצויינת, לעיתים קרובות אתם לא מצליחים למצוא את הזמן המתאים לעבוד על זה. ורשימת הסיבות לדחיית המשימה הולכת וגדלה מיום ליום, ממשימה למשימה, ואז פתאום מגיע הדדליין ואתם מתקשים לעמוד בו.
בתחילתו של כל יום עבודה אתם מחליטים שהיום אתם מגיעים לזה. היום תקדישו את הזמן הדרוש לקראת מחיקת המשימה הזאת מרשימת המטלות. אבל הזמן ה"פנוי" הזה לא מגיע. תוכניות משתנות, בלת"מים נופלים והמשימה שוב נדחית ונדחית. ולאט לאט אתם מבינים, שאם תחכו לשעה הפנויה הזאת, תצטרכו לחכות לנצח. כי הזמן רץ ואוזל בין הידיים. אם כך, צריך לנסות שיטה אחרת.
בונים חלונות זמן
השיטה האחרת היא לא לחכות שתהיה לכם שעה פנויה או שעתיים, אלא להסתפק בחלקי שעה. לנצל חלונות קטנים זמן בתוך לוח הזמנים הצפוף שלכם. למשל, 'חסמו' עבור עצמכם 10-15 דקות בהן אתם עובדים רק על משימת הגיוס. בין אם זה לעבור על האימיילים עם קורות החיים או לתכנן רשימת ראיונות צפויים וכו.
וקבעו לשם כך כללים. למשל, רבע שעה לפני שיוצאים לארוחת הצהריים אתם עובדים רק על משימת הגיוס; רבע השעה שאחרי שהסתיימה ישיבה כזאת או אחרת, מוקדשת למשימות הכרוכות בגיוס וכך הלאה. החלונות הקטנים האלה יכולים להיות גם זמנים שבדרך כלל היו מבוזבזים על שיחה ליד מכונת הקפה, פתיחה וקריאה של ההודעה בקבוצת הווטסאפ וכו. לאחר ש'כריית' החלונות הקטנים האלה תהפוך להרגל, תופתעו לראות כמה הרבה עבודה הספקתם לעשות בחלונות הקטנים האלה שנראים כמו זמן זניח ובלתי מנוצל.
אבל כדי ליצור את החלונות הללו בתבונה, צריך למלא כמה כללים בסיסיים:
1 הכירו את שיטות העבודה שמאפשרות לכם לנצל את היעילות שלכם במלואה, על פי התכונות והכישורים האישיים שלכם: האם לעבור על קורות חיים זו משימה שלוקחת לכם הכי הרבה זמן? או שמא אתם אלופים במיון קורות חיים וקריאה מהירה שלהם, אבל ניסוח הפנייה למועמדים הוא הדבר שלוקח לכם יותר זמן. ההכרה בנקודות החוזק והתורפה שלכם היא מפתח להבנת השימוש באותם חלונות זמן קטנים.
2 שמרו על מסגרת הזמן של 10-15 דקות גם עבור משימות שדורשות זמן רב יותר: 'פרקו' את המשימה לשלבים. לדוגמה, אם יש לכם משימה שמאתגרת אתכם וגורמת לכם להרגיש רע, רק מעצם המחשבה על כך שאתם צריכים לעשות אותה, זכרו שאתם מקדישים לה רק 10-15 דקות. זה יעזור לכם לחוש פחות מאויימים. אחרי כמה חלונות זמן קטנים כאלה פתאום תראו שהותרתם אותה מאחוריכם.
3 התחילו בצעדים קטנים: התמקדו אך ורק בחלק המשימה שאתם מתכוונים לעשות ברבע השעה הקרובה. אפשר להשוות את זה לתהליך הרזיה. אם אתם חושבים על כל 15 הק"ג שאתם רוצים להוריד זה נראה כמו משימה בלתי אפשרית. אבל כשחושבים על החצי קילו שרוצים להוריד בשבוע הקרוב, זה פתאום נראה אפשרי בהחלט.
4 השתמשו בניסיונכם הרב בנושא הגיוס כדי לעצב עבור עצמכם מפת דרכים של פרקי זמן: ערכו מעין תרשים זרימה שבו תתכננו מה אתם רוצים לעשות בחלון הזמן הראשון, מה בחלון הזמן השני, אילו חלונות זמן יתבצעו בסמוך זה לזה ואילו חלונות זמן אפשר לקבוע במרחק של כמה שעות זה מזה וכדומה.
5 תכנון תכנון תכנון: כל האופרציה הזאת חייבת להיות מתוכננת מראש. התייחסו אליה כאל הרכבת חלקים בפאזל. מולכם התמונה השלמה שאותה אתם רוצים להשיג, ועכשיו תכננו אילו חלקים אתם רוצים להשלים בשלב הראשון, מה יהיה השלב השני וכך הלאה. לשם כך הרכיבו רשימה של תתי משימות שיש לבצע (למרות שאתם יודעים כבר הכול מתוך שינה), ולאחר מכן סדרו אותן לפי סדר הגיוני שגם ישתלב היטב בחלונות הזמן שהקדשתם לשם כך. בלי תכנון מוקד מראש, יש סיכוי רב שסדר הדברים 'יתבלגן' באמצע הדרך.
