מחקרים שפורסמו לאחרונה ב- ASTD מראים שמנהל אמריקאי יכול להתרכז בממוצע רק 12 דקות בנושא כלשהו. יכולת הריכוז יורדת עקב הזמינות הטוטאלית לגירויים נכנסים, הולכת ונוצרת התמכרות להפרעות ובלת"מים. מגיע מצב שבו אדם יוצא לחופשה ומרגיש מוטרד על שאין מטרידים אותו. יותר ויותר אנשים חיים עם הE-MAIL ב"וריד" וחייבים באופן קבוע להיכנס ולצאת ממיילים. אנשים מרגישים לא משמעותיים אם אינם מקבלים קריאת תקשורת מידי מספר דקות. עובדים בודקים אתרי חדשות מידי מספר דקות ומתאכזבים שלא היו שינויים.
כל התופעות הללו מסתכמות בירידה מתמשכת בתפוקה וברמת שחיקה גבוהה במיוחד. ארגונים רבים מנסים לפצות על הירידה בתפוקה בשעות עבודה ארוכות במיוחד ובכך מחמירים את המצב לאורך זמן.
לחלק הראשון של המאמר – זמינות יתר וירידה בתפוקה (חלק א')
למידע נוסף על אפקטיביות אישית וניהול זמן – לחץ כאן!
קיימים פתרונות בנושא זמינות היתר הן ברמה האישית והן ברמה הארגונית
ברמה האישית – פתרונות ברמה האישית הם מוגבלים כמובן בתוך תרבות ארגונית או בתוך תרבות חברתית. אבל כבר חז"ל אמר ש"בעולם של עיוורים סומא בעין אחת הוא מלך" כלומר גם בסביבה כאוטית ומוטרפת, כל מי שמסוגל לעבוד בצורה מעט שונה מקבל תוצאות יפות. את הפתרונות ברמה האישית ניתן לחלק ל"סינון" וגיבוי.
סינון פיזי – יכול אדם לסנן פיזית בזמנים מסוימים את הגירויים מלהגיע אליו בכלל. לדוגמא – מנהל ישיבה שמבקש מכל הנוכחים לכבות טלפונים ומחשבים סלולרים למשך הישיבה. דבר שמאפשר כמובן ריכוז ותפוקה גבוהים יותר בישיבה עצמה. דוגמא אחרת היא של איש מכירות שמכבה את אמצעי התקשורת שלו עם כניסתו למפגש עם לקוח. דוגמא נוספת היא לקבוע פגישה עם עצמי ביומן ובזמן הפגישה לסגור את הדלת (אם קיימת) או לעבור למרחב עבודה אחר שבו לא יטרידו אותי (קפיטריה, חדר ישיבות ואפילו שירותים). הסינון הפיזי הקיצוני הוא כמובן לעבוד מהבית או מסביבת עבודה לא מופרעת כמו בית קפה (סביבה רועשת אך לא פולשנית). כמובן שצורת סינון כזו צריכה להיות מלווה במשיכת הודעות לאחר "זמן הסינון" וחזרה לבעלי העניין השונים בטווח זמן סביר.
סינון מנטאלי – סינון מנטאלי מתרחש אחרי שהגירוי – טלפון, מייל וכד' כבר הגיע אלינו. סינון מנטאלי מצריך אימון ותרגול רב וכן גמילה מהרגלים קודמים. סינון מנטאלי גורס שבין גירוי לתגובה קיים רווח. ברווח זה אנו מסוגלים לבחור האם להגיב? מתי להגיב? ואיך להגיב? כלומר איננו נגררים לתגובה אלא בוחנים את המצב ובוחרים תגובה. השאלה שצריכה להישאל ברווח בין גירוי נכנס לתגובה היא "האם זה הכי חשוב עכשיו?" חשוב כמובן ברמה האישית והארגונית האם הנושא הנכנס הכי חשוב מול דברים אחרים שאני עוסק בהם או צריך לעסוק בהם עכשיו. במידה והתשובה לעצמי היא חיובית הרי שאני יכול לבחור להגיב לגירוי מיידית תוך מתן קדימות על פני כל נושא אחר. אם תגובתי לשאלה היא שלילית הרי שאסור לי להגיב לגירוי כאן ועכשיו. אני צריך לפעול בדרך שנקראת GET RID OF IT". R.I.D" כאן ברמה של ראשי תיבות – RELEGATE DELEGATE IGNORE. כלומר דחה, העבר, התעלם. אם מגיע נושא שלא באמת חשוב באותו רגע ניתן לדחות אותו לזמן אחר "בוא נדבר על זה אחר הצהריים, אני באמצע דו"ח כרגע". ניתן להעביר אותו למישהו אחר "דבר עם רינה, היא מכירה את הנושא היטב" או להתעלם זמנית ממקורות כמו E-MAIL, SMS, מזכירה אלקטרונית וכיו"ב. כל התגובות הללו בעם אומרות "לא" – "לא עכשיו", "לא אני", אבל אומרות זאת בגישה חיובית ומאפשרת. לתגובות אלו שתי השלכות, לטווח קצר ולטווח ארוך. לטווח קצר הן מאפשרות להיות סלקטיבי ולהיצמד לפעילות חשובה על פי הבנתך ומתוך כך לעליית תפוקה. לטווח ארוך תגובות אלו מלמדות את סביבתך שאתה סלקטיבי בתגובותיך ולא "הכול הולך" כול הזמן. לכן עם הזמן יפנו אליך אחרים יותר ויותר בנושאים חשובים ומהותיים שכן הם יעשו סלקציה מוקדמת בעצמם "הוא לא מתעסק בשטויות". כמו כן הם ילמדו לחשוב בעצמם ולמצוא פיתרונות לפני שהם מוצאים את הדרך הקלה ומגיעים אליך.
גיבוי ברמה האישית ניתן לגבות את עצמך לזמנים מסוימים על ידי קולגה ולעשות זאת לחילופין, כך שמפעם לפעם כל אחד פנוי לעסוק לעומק בענייניו בעוד השני מגבה אותו. יש גם אפשרות לפעול יותר עם מערכת גיבוי כמו הודעות קוליות, שירותי מזכירות קולית וכד', שמאפשרים תגובה בזמן הרצוי לך. גם רשימת מטלות היא מערכת גיבוי כמעין זו.
ברמה הארגונית
שינוי תרבותי ברמה הבסיסית ביותר ניתן לחולל שינוי תרבותי מוכוון של גישות שגורסות זמינות סלקטיבית. שינוי כזה צריך להיות מלווה בהדרכה והטמעה. למשל עידוד ארגוני לישיבות ללא הפרעות, או הנחייה לאנשי מכירות ושירות לסגור אמצעי תקשורת בזמן טיפול בלקוח.
פינות – גם ברמה הארגונית ניתן לעשות ביום "פינות" ארגוניות ייעודיות לנושאים שונים. זמן קבלת קהל.(כמו בבנק), זמני פגישות ללא תקשורת, זמנים מוקדשים לשירות פנים וכיו"ב.
נהלים – קביעת נהלים לשימוש במיילים או טלפונים, הגדרת קדימויות בפנייה למישהו, הגדרת BUSINESS IMPACT של בקשה. הגדרת מדיניות CC במייל וכיו"ב.
גיבוי – בניית מערכי שירות וטיפול בלקוחות שבהם לכל מי שעסוק עם לקוח יש מערך גיבוי והפנייה אוטומטי למישהו אחר באותו זמן.
מכשור – בימים אלה יוצאות לשוק מערכות טכנולוגיות שונות שמטרתן לאותת על זמינות וחוסר זמינות של כל עובד בכל זמן. כמובן שמערכות כאלה צריכות להיות מלוות בהדרכה והטמעה על מנת לקבל את התפוקה הנדרשת.
אין ספק שכדי לחולל שינוי ברמה הארגונית צריך שיהיה מישהו או מישהי בכירים מספיק בארגון שלוקחים על עצמם לפתור את הנושא ומובילים אותו. התוצאות של כל שינוי כזה ברמת תפוקה ומניעת שחיקה הן משמעותיות מכדי שאפשר יהיה להתעלם מהן.
ניתן ללמוד עוד על אפקטיביות אישית וניהול זמן בקורס "פוקוס" מבית קבוצת מומנטום!
* נכתב על ידי אביעד גוז, יו"ר קבוצת מומנטום מומחה בעל שם עולמי בתחום פיתוח ויישום מודלים להתפתחות אישית וארגונית; מרצה בכיר בארץ ובעולם, סופר, מפתח מודלים בהדרכה, חונך ומאמן.
הדריך בעשרים וחמש השנים האחרונות בכ-1500 ארגונים, ביותר מארבעים מדינות ברחבי העולם.
נבחר על ידי העיתון "גלובס" לאחד משבעת המרצים המבוקשים בישראל 2007.
נבחר כמרצה המצטיין בתולדות בית הספר לרפואה באוניברסיטה העברית.
