חברת המחקר הגלובלית Aberdeen יוצאה במחקר חדש שמחזק את מה שארגונים כבר יודעים: הניירת, ובעיקר הטפסים השונים, הופכים לאלקטרוניים, מומרים לקבציי מחשב, ולחלקם הגדול ניתן גם לצרף חתימות דיגיטליות. התוצאות מדברות בעד עצמן: מנהלי ואנשי משאבי האנוש בארגונים יכולים לתקשר עם העובדים מהיר יותר ובאופן יעיל יותר, העובדים נהנים מפישוט תהליכים, שיפור חוויית העובד והעמקת המחוברות (engagement) לארגון.
לדברי החוקרים: ״העובדים הם המרווחים העיקריים מהמעבר לטפסים אלקטרוניים, שכן הזמן שהם מבזבזים על מילוי ניירת ואימותה מול שרשרת הניהול הישיר ומול מנהלי משאבי האנוש, מצטמצם משמעותית״.
המחקר עוד מראה כי כ-60% מהארגונים (במדינות המפותחות), פועלים להשלים את המעבר לעידן הדיגיטלי, ובמעל 56% מהחברות המוגדרות Best in Class, מתנהלות באמצעות מסמכים דיגיטליים לצורך עיבוד מידע חשוב לגבי העובדים. התוצאה, כפי שניתן ללמוד מהמחקר, הינה הקלה משמעותית הן על העובדים והן על זרימת המידע בארגון ובכך מביאה לחסכון זמן רב.
המעבר לטפסים הדיגיטאליים, לדברי החוקרים, הוא יתרון משמעותי, שכן העובדים ממילא מחוברים גם באמצעות ניידים (סמארטפונים, טאבלטים ומחשבים ניידים), ולכן יכולים להעביר, לעדכן מידע ולתקשר, מכל מקום ובכל זמן. הטפסים האלקטרונים והחתימות הדיגיטאליות כבר החליפו בארגונים רבים את הניירת ואת הצורך בהזנת נתונים ידנית למערכות כגון תיק העובד. טפסים הנדרשים בשלב קליטת העובד, סיום העסקה, טופס 101 וטפסים נוספים רבים הנדרשים לצורך אדמיניסטרציה של משאבי אנוש, עוברים דיגיטציה, שהשפעתה המידית היא הקטנה משמעותית בביורוקרטיה. יתרה מזאת, החוקרים מצביעים על קשר ישיר בין פישוט תהליכים כגון קליטת עובדים חדשים באמצעות הטפסים הדיגיטאליים, לשיפור חוויית העובד ולמידת המחוברות שלו לארגון בהמשך הדרך.
היתרון הבולט מציינים החוקרים, הוא יכולתם של הטפסים האלקטרוניים שבתיק עובד הדיגיטלי, לשקף במדויק את המידע שיש לגבי העובד ולהציף לפני השטח את החוסרים שיש להשלים בכדי לקבל תמונה מלאה אודותיו. היתרונות הנוספים ע"פ המחקר הינם: בצמצום הבירוקרטיה, בחסכון הזמן, בצמצום טעויות הזנה ובשלמות הנתונים (וזאת מיכוון שלא מתאפשר לשלוח במערכות טופס שבו חסרים פרטי מידע). עפ"י המחקר, סטנדרטיזציה של תהליכי ניהול המשאב האנושי, מבטיחה שהמידע הנדרש אודות העובד, יהיה מרוכז בתיק האישי שלו, ושכל שינוי במידע יעודכן בכל מקום המושפע משינוי זה, וזאת על-מנת להבטיח תאימות של הנתונים.
"סקר אחר שנערך בין מנהלי משאבי אנוש בארה"ב ופורסם ב- HR Daily Advisor, מעלה שקרוב ל- 67% מהמשיבים הצביעו על ניירת כ'כאב הראש' הכי גדול שלהם, שליש מהמשיבים ציינו מידע חסר בטפסים כבעיה שהם מתמודדים איתה, וכ-30% טענו שתיקי העובדים שלהם לא נותנים תמונה שלמה אודות העובד ושיש להם קושי בחיפוש מסמכים", אומר אבנר מימון, מנכ״ל EMEA בסינריון, המתמחה במתן פתרונות תוכנה מתקדמים לניהול ההון האנושי בארגון.
״העובדה שאנו עוד עובדים עם ניירת בשנת 2018 לא ברורה, במיוחד כאשר מדובר בתהליכים אדמיניסטרטיביים של ניהול ההון האנושי. הסיבות שלמטרתם נוספו לתיק העובד האינטרנטי שלנו הטפסים האלקטרוניים והחתימות הדיגיטאליות הם כי הדבר מאפשר שמירה וחיפוש עדכני והיסטורי, כמותי ואיכותי, אודות כל עובד ישירות מבסיס הנתונים המרכזי״.
לדברי מימון, ניהול תיק עובד אינטרנטי מאפשר לארגון לנהל את המידע האישי והתעסוקתי אודות העובד, וכן מרכז את חוות הדעת, הערכות הביצועים השונות והיעדים האישיים של כל עובד. בנוסף ניתן לתעד תאונות עבודה, בדיקות רפואיות נדרשות, הסכמי העסקה, תעודות הסמכה וכד'.
יותר מכך, הדבר אינו משרת רק את מנהלי משאבי האנוש, אלא גם את העובדים, שכן מתאפשר צפייה במידע האישי ויכולות עדכון מידע ספציפי. התקשורת מתבצעת באמצעות טפסים אלקטרוניים חכמים, עם חתימה דיגיטלית, כגון טופס 101, טופס קליטת עובד, קבלת רכב מליסינג, סיום העסקה, כמו גם טפסים נוספים על-פי צרכי הארגון.
״השימוש בתיק עובד אינטרנטי מאפשר נגישות מאובטחת למידע, פישוט תהליכי עבודה, צימצום עלויות אדמיניסטרטיביות ומרחיב את מוטת השליטה של מחלקת משאבי אנוש בכל הקשור למידע, לניהולו ולהסתמכות עליו בתהליכי קבלת החלטות. ולא פחות חשוב, תיק עובד אינטרנטי משרת גם את העובדים, ביצירת שקיפות ובזרימת מידע עדכני. בנוסף השימוש בתיק עובד אינטרנטי חוסך זמן רב שכן הוא פותח את האפשרות לשירות עצמי אשר מאפשר אינטראקציה עם הנתונים בתיק האישי מכל מקום ובכל זמן, ובכך מאפשר פתרון בעיות ותיקון אי תאימויות במהירות ובקלות״, אומר מימון.
