אחד הדברים השנואים על מנהלים הם שיחות טלפון או סמסים של עובדים שמודיעים שלא יוכלו להגיע לעבודה. עם כל ההבנה שיש בנו כבני אדם וההערכה כלפי עובדינו, מבלי שנרצה זה מוביל אותנו הישר לעצבים של השורה התחתונה: איך לעזאזל אני לא פוגע בשירות הטוב ללקוח וממלא את החסר?
העדרויות עובדים, ברגע האחרון או בתיאום מראש עם המנהל לצורך חופשה, מצריכה התארגנות של מעסיקים, בעיקר כשמדובר בארגונים נותני שירות. כמובן, הכל תלוי תפקיד. בתפקידים הכוללים עבודה במשמרות, מתן שירות, עבודה מול קהל וכדומה, הלחץ מחסרון העובד יורגש יותר מאשר בארגון שאינו נותן שירות ישיר. במקרים כאלה שלא מדובר בעבודה מול קהל החוסר בכוח אדם יתבטא אולי בעיכוב בעמידה ביעדים מחלקתיים, אך בטווח המיידי הוא קריטי פחות.
אז מה עושים? הערכות מראש היא מילת המפתח. ברור שכשמדובר בבני אדם תמיד יש הפתעות. אך חשיבה מראש על תקופות הנחשבות לנקודות תורפה מבחינת מצבת כוח האדם, תביא להכנה טובה: מפני שאחוז לא מבוטל מהיעדרויות העובדים חלים בתקופות מסוימות.
הבאנו בפניכם את חמש התקופות הבעייתיות במצבת כוח אדם, המתאפיינות בהעדרות עובדים (ולמי שמעוניין ליידע על תקופה נוספת אחרת מוזמן לכתוב לנו):
- חגים יהודיים. בעיקר בקרב עובדים שומרי שבת, שמבקשים לצאת מוקדם בערבי חגים, או מחליטים לא לעבוד בחול המועד.
- חגים נוצריים. ישראלים רבים חוגגים את הסילבסטר למשל, גם אם הם נוצרים באמת וגם אם הם יהודים או מוסלמים, מבקשים לאחר במקרה הטוב, וחופשה במקרה הפחות טוב. לחגוג זה שמח, אך כאשר עובדים רבים מבקשים במקביל להעדר באותו תאריך, החגיגה נגמרת.
- ימים חורפיים עם גשם זלעפות. איחורים הם פופולאריים בימים כאלה, ואם אתם עוסקים בשיבוץ עובדים לטווח הקצר בכלל אתם בבעיה. קחו בחשבון שהיו עובדים שיסרבו ויעדיפו להשתבץ במועד אחר.
- חופשת הקיץ. כי רבים מבקשים לקחת חופשות עם הילדים, ועם ילדים יש גם בלת"מים.
- תקופות מבחנים. כי לפעמים סטודנט לא מעריך מספיק טוב את הזמן שהוא באמת צריך ללמוד לבחינה, ומבקש להאריך.
הדבר המומלץ ביותר הוא להיערך מראש, עד כמה שניתן, ולהיות מוכנים בעיקר לתקופות הרגישות. אין ספק, הקדמת תרופה למכה והכנת מספר עובדים שיהיו בכוננות, עשוי לצמצם בהרבה את נזקי ההברזות.
דבר לא פחות חשוב הוא ההתמדה בהערכות מראש: לא להתעלם מהבעיה. יש להערך לכל תקופה כחודש מראש ולהכין רזרבות לכל משמרת. שיטה אפקטיבית לרתימת העובדים לתקופות אלה היא ביצוע ישיבות לקראת התקופות, בהן יש לעדכן את כולם שאנו מתקרבים לתקופת החגים, בה העבודה מוגברת, עובדים רבים מבקשים להעדר ולכן אנו נערכים ומבקשים להכין סידור עבודה לכל התקופה כבר מעכשיו. לעובדים בכוננות מומלץ להציע תשלום תמורת הכוננות, בונוס נוסף או אחר. נכון, זה יקר, אך על כל מנהל לערוך את שיקול העלות מול התועלת, ולהחליט האם שווה לשלם יותר לעובדים שיעבדו, או להעניק שירות טוב פחות ללקוחות ובכל זאת לפגוע בהכנסות.
