חלק חשוב מעבודתם של מנהלי משאבי אנוש, הינה להכין את העובד החדש למה שהוא עומד לחוות בחברה. לכן חשוב לנצל את מספר הימים המועט שתמיד קיים בין הרגע שבו העובד החדש אומר 'כן' להצעה ועד לרגע שבו הוא פוסע לראשונה לתוך משרדי החברה, בכדי להעביר לו כמה שיותר פרטים קטנים, שיעזרו לו להיקלט במקום העבודה החדש.
לפי סקר שנערך לאחרונה בבריטניה, שבדק האם מתקיים קשר בין המעסיק לעובד החדש בימים לקראת כניסתו לתפקיד, עלה כי רק כ-39% מהמתקבלים לעבודה נמצאים באיזשהו קשר עם מישהו מהחברה, בימים שלפני הכניסה לתפקיד, מתוכם רק מחצית עונים למיילים שהם מקבלים מהבוסים העתידיים ורק 10% מהנשאלים טענו, כי לא היו בקשר עם מישהו ממחלקת משאבי אנוש בחברה בימים לפני הכניסה לתפקיד.
"אסור לחברות לפספס את ההזדמנות להכניס את העובד החדש כמה שיותר מהר לעבודה", טוען ברנלי איליי מומחה למשאבי אנוש. "הרבה מנהלי משאבי אנוש לא מבינים כי זוהי דרך דו כיוונית, הם יכולים להסביר לעובד במיילים על אופן ניהול היומיום של החברה ושאר אינפורמציה. צריך לזכור כי רוב העובדים בודקים בשבע עיניים את מקום עבודתם החדש בימים הראושנים והרושם הראשוני הוא גורם רב השפעה על החלטתם להישאר (והרי כולם חווים תחושות כאלו כשאנו מגיעים לעבודה חדשה) ולכן כניסה חלקה חשובה גם לו".
לדבריו של איליי, בעקבות קצב העבודה הקיים כיום בשוק, קשה למנהלי משאבי אנוש לתת לעובד החדש סקירה מפורטת על החברה כשהוא נכנס לתפקיד, ולכן הם זורקים לעברו תיק עם הסברים כללים ולא יותר. לטענתו, צריך לתת לעובד לספוג את אווירת העבודה כבר מהרגע שאמר 'כן'. "צריך לשתף אותו כמה שיותר בחיי החברה של החברה, אם יש לחברה רשת חברתית פנימית למשל, אפשר לחבר אותו אליה וככה הוא יכיר את העובדים שהוא יחלוק איתם את היום, עוד לפני שהם נכנסים לעבודה. אפשר אפילו להזמין אותם למסיבה של מקום העבודה אם אחת מתקיימת באותה תקופה."
סטוארט אינון, מנהל משאבי אנוש בחברת הפלאפונים הבריטית O2 מסכים עם דבריו של איליי ומוסיף: "חשוב מאד שעובדים חדשים ירגישו טוב עם כניסתם לתפקיד, זה ברור. אנחנו בחברה, מתקשרים לאנשים שנמצאים במרווח ההוא בין הקבלה לעבודה לתחילתה, רק בכדי שירגישו שייכים. זו פשוט הוראה שאנחנו נותנים לכל המנהלים שלנו, לא רק למנהלי משאבי האנוש". לטענתו, יש יחס ישיר בין כמות המידע שהעובד החדש מקבל והצורה שבה היא מועברת אליו, לבין החלטתו האם להישאר בחברה. "אם תהליך הקליטה של עובד חדש נכשל, זה אומר שאיבדנו אותו ואת הכישרון שלו – שכן הוא כנראה היה הטוב ביותר מבין אלו שרואיינו, וגם את הזמן שהשקענו בללמד אותו דברים הקשורים לחברה. בנוסף, עובד חדש שעוזב בגלל שלא זכה ליחס ממנהל משאבי אנוש, יזכור זאת תמיד כשידברו אתו על החברה, אפילו אם לא ספציפית על המקרה שלו אלא רק על מוצריה, הוא יידע לספר שהיא לא חברה טובה".
אחת הדרכים הבטוחות ביותר להכניס מישהו לעבודה היא דרך הרשתות החברתיות, טוענת אן בורד, הנחשבת לאחת ממנהלות משאבי אנוש הגדולות באנגליה. "הרעיון הוא שהעובדים החדשים יצברו מספיק חברים מתוך החברה ברשת, עוד לפני יומם הראשון. בעידן של היום, שבו לכל אחד יש פלאפון עם אינטרנט ופייסבוק, אנו מאמינים שזו הדרך ובקרוב נראה אף אפליקציות מיוחדות שכל חברה גדולה תפתח עבור עובדיה החדשים, שבעזרתן הם יוכלו ללמוד על החברה מבפנים, לדבר עם מנהלים והכל במטרה שתהליך הקליטה של העובדים יהיה יותר נעים".
בורד אינה מדברת באוויר, כבר היום יש לפחות תוכנה אחת באנגליה שעוזרת לעובדים החדשים להיקלט טוב יותר בחברה ועוזרת למנהל משאבי האנוש לנהל את אנשיו. Kenexa Onboarding הינה תוכנה המתלבשת על המחשב של העבודה ונותנת למנהל משאבי האנוש לנהל פרויקטים דרך המחשב, תוך שהוא רואה מי עושה מה וכיצד זה משפיע על התמונה הכללית. "התוכנה הזו מעולה" טוענת בורד, "לא רק משום שהיא עוקבת אחר הנעשה, עוזרת לחדשים להשתלב חברתית ומערכתית, אלא משתמשת במידע הנגיש לה, כמו למי מהעובדים יש ילדים, מי יכול לעבוד באיזו שעה וכן הלאה."
מעבר לסידור הנוחות של העובדים, חשוב לזכור כי השיחה הראשונה שתערכו עם העובד החדש, תקבע די הרבה לגבי עתידו בעבודה לטוב ולרע, בשבילו ובשבילכם. אדם שלא פנו אליו לפני יומו הראשון, מגיע לעבודה עם עיני עגל ומחכה לא רק ללמוד את התפקיד אלא גם ללמוד את האנשים שמסביבו. זה שכן קיבל מידע יותר בסיסי ומוצק על האנשים שיסתובבו מולו במשרד, יידע לאן הוא הולך ויתרכז בעבודה עצמה ולא במציאת חברים.
