שיתוף פעולה פנים ארגוני
עמרי גפן, יו"ר קבוצת גבים, ינחה סדנא בכנס משאבי אנוש בצפון שיערך במלון קיבוץ לביא. הסדנא תעסוק בניהול ממשקים ושיתופי פעולה בין ובתוך ארגונים. לדבריו, לנושא שיתופי הפעולה הגיע לאחר שנים של עיסוק בקונפליקטים (קבוצת גבים מתמחה בגישור וניהול קונפליקטים).
הוא עומד בראש הקבוצה משנת 96', כאשר לדבריו חוסר שיתוף וסנכרון בין יחידות בארגון ובין אנשים הם נפוצים ביותר, ולכן הופתע כאשר חיפש בעולם מודלים סדורים בנושא ולא מצא.
"יש מחקרים בנושא ועקרונות פעולה, אך אין מודל. לכן החלטנו אנחנו לבנות מודל, קראנו לו ECA (ראשי התיבות של Effective Collaboration Analysis) שאותו נציג בסדנא בכנס. מטרתו היא להביא את הנושא המורכב הזה באופן פשוט בפני מנהלים וארגונים, כדי שניתן יהיה לעשות שני דברים:
- קבלה של תמונת מצב מובהקת על פי פרמטרים של שיתוף הפעולה בתוך הארגון ובין הארגונים.
- ביצוע שינויים שיהיו מדויקים בהתאם לקושי הקיים. הרבה מאוד מערכות בעולם נתקלות בקשיים שהמנהלים אינם מזהים אותם באופן מדויק ולכן נותנים פתרונות לא נכונים וכך גם הבעיות ממשיכות. אם למשל ישנה בעיה בתהליך מיזוג בין חברות, והדגש הוא על שיפור מערכות ה-IP ולא על הדיאלוג הבין תרבותי, אז זה לא הדבר שייתן את המענה. כלומר יש צורך כאן בהתאמה מדויקת.
ניתן לומר על המודל שהוא בעצם בנוי ממה שאנו מגדירים ארבעת אבות המזון:
ערך – מה נותן שיתוף הפעולה. כי אם הוא אינו נותן ערך, לא כדאי להיכנס אליו. יש צורך להבין את האינטרס שלנו ושל מי שעומד מולנו. הערך יכול להתבטא ברווחים, בצמצום משאבים, בשווקים חדשים, בפלטפורמה טכנולוגית, במיתוג ובמוניטין.
מבנה – יש צורך לראות את כל ההיבטים הפורמליים. הגדרה של מבנה ארגוני נכון, נהלים, סמכות ואחריות. למשל בארגון גדול שעבדנו בו מצאנו באמצעות שאלון, שנושא הגדרת התפקידים לא היה מדויק ותהליך הייעוץ המרכזי סבב סביב נושא זה.
אינטראקציה – הכוונה למצב הלא פורמלי של הממשק ומערכות היחסים, תחושה אם יש פרטנר, אמון, כאשר אחד הנושאים החשובים הוא כיצד בונים אמון. זהו משתנה שיכול להוות בלם או קטליזטור.
מחויבות – אם מעבר להצהרות אני מממש את הדברים שבהם אני מאמין, האם אני משקיע בהם משאבים. אף אחד לא רתום לשתף.
האם נושא שיתוף פעולה פנים ארגוני הוא עניין הטבוע בתרבות הארגונית?
"הוא בהחלט טבוע בתרבות הארגונית, אבל תרבות ארגונית אפשר לשנות. באמצעות הכשרות מנהלים למשל אפשר לחלחל את הכלים החדשים דור אחר דור אחר דור, וניתן לראות השפעה ארוכת טווח. בעבודתי עם חברה בינלאומית מוכרת המנכ"ל ביקש את עזרתי ועשינו עבודה אינטנסיבית של תקופה דווקא לא ארוכה, ובהחלט נעשה שינוי בתרבות הארגונית. אבל אין מטה קסם.
"חשוב לציין כי כיום בעולם השתנה הנרטיב של שיתופי הפעולה. כולם מבינים את החשיבות שלו ושזה must, אבל רבים חושבים שהם יודעים איך לעשות את זה, כאשר בפועל הדברים נעשים באופן לא מקצועי ולכן זה לא מצליח. המסר שלנו הוא שזהו נושא מקצועי לכל דבר, שצריך להיעשות בצורה מקצועית בדיוק כמו כל תחום אחר. לפעמים זה בא מההנהלה, והעובדים בשטח לא מוכנים. לכן צריך לזהות את הבעיה ולתת לה את המענה המדויק. אי אפשר לפתור את העניין עם תוכנית קבועה וידועה מראש.
בעקבות הניסיון שלנו בשטח ועם ההיכרות של מה שקיים בעולם, הרעיון היה למעשה לייצר מודל פשוט וקל ליישום, כי העולם מספיק מורכב גם כך".
עמרי גפן ינחה סדנא בכנס משאבי אנוש צפון! לחצו כאן לפרטים ולהרשמה
