יותר מ-65% מהחברות האמריקאיות שמעסיקות 50 עובדים או יותר, עדיין משתמשות בשיטות ניהול משאבי אנוש המבוססות על נייר, כך עולה מסקרים שנערכו בשנים האחרונות בקרב ארגונים בארה"ב.
עוד עולה מהסקרי, כי כ-70 אחוזים מהפסולת במשרדים מורכבת מנייר, ועד 30% מהדפים המודפסים (חומרים שנשלחו להדפסה) אף פעם לא נאספים מהמדפסת.
האילוץ להגביר משמעותית את היקפי העבודה מרחוק מאז משבר הקורונה, יצר צורך רב ודחוף במהפך דיגיטלי של ניהול משאבי האנוש, בעיקר בחברות שהן ברובן מבוססות ניירת.
אחד הפתרונות שמסתמנים כיותר פשוטים להפעלה הוא תוכנות המופעלות כשירות (פתרונות SaaS). פתרונות אלה יכולים לפתור מגוון רב של צרכי משאבי אנוש, ולהועיל למנהלי משאבי האנוש כמו גם לעובדים ולארגון כולו.
המגוון הגדול מאוד של תפקידים שמוטלים על מנהל משאבי האנוש בתפעול היומיומי, ביוזמות אסטרטגיות, בבקשות נכנסות של עובדים ועוד, מפעילים לחץ רב על מנהלי משאבי האנוש וצוותיהם ועומס עבודה גדול מאוד.
לכן נוצר צורך דחוף בהגברת היעילות של ביצוע המשימות של מנהלי משאבי האנוש. ליעילות זו בעבודת ניהול משאבי האנוש יש השפעה משמעותית על התוצאות העסקיות של החברה.
מסקרים שנערכו בנושא עולה, כי פתרונות התוכנה כשירות (Software as a Service) יכולים, במקרים רבים, לייעל את עבודתם של מנהלי משאבי האנוש וצוותיהם בין פי שניים לפי עשרה.
פתרונות אלה מספקים אוטומציה שמאפשרת לצוותי משאבי אנוש לחסוך זמן רב במשימות שחוזרות על עצמן, ולמקד את תשומת לבם ביוזמות דחופות יותר.
המערכות הנכונות והמתאימות מאפשרות להעסיק פחות עובדים זוטרים בצוותי משאבי אנוש, שמבצעים מטלות טכניות, ובה בעת לאפשר למנהל משאבי האנוש להספיק לבצע הרבה יותר משימות.
יתרה מזאת, הפתרונות הפועלים במסגרת תוכנה כשירות ניתנים ליישום מיידי ללא צורך בהשקעה בהכשרה יחודית.
לתוכנות מסויימות של תוכנה כשירות יש אף פיצ'רים חינמיים בכל הקשור לאיסוף נתוני עובדים, לדוגמה.
ואכן, מאחד המחקרים שבוצעו לאחרונה עולה, כי כ-45 אחוזים ממחלקות משאבי האנוש בארגונים מתמקדות בימים אלה במעבר לאוטומציה חכמה.
עוד צופים המחקרים בתחום הטכנולוגיה כי, היקפו של השוק העולמי של תוכנות המיועדות למחלקות משאבי אנוש צפוי להגיע ליותר מ-10 מיליארד דולר.
זאת ועוד, מומחים בתחום משאבי האנוש טוענים, כי העבודה הידנית עם גיליונות אלקטרוניים, מסמכים שמוזנים אל מערכות המחשוב בצורה ידנית וכדומה, מהווים מכשול בדרך לביצוע טעויות בכל הקשור למידע על העובדים ולאיסוף הנתונים.
ללא מערך נתונים חזק שניתן לניתוח אוטומטי, מנהלי משאבי אנוש לא יוכלו להוכיח את היקף ההשקעות שהחברה זקוקה להן.
רק אופטימיזציה מלאה של הנתונים, והחלטות המבוססות על ניתוח הנתונים, ניתן להוכיח את הצורך בהשקעות מסויימות, בפרט לאור הכמויות האדירות של הנתונים הזמינים.
תוכנות משאבי האנוש טובות המתופעלות כשירות, יכולות למקסם את הנתונים שנאספים על ידי צוותי משאבי האנוש, ולוודא שהם מעודכנים במערכות השונות של משאבי האנוש.
