עמית ניב, מנהל שכר והטבות בחברת מכתשים אגן, יציג בכנס השנתי לניהול משאבי אנוש 2013 את התהליך שעברה חטיבת משאבי אנוש מרגע שבחרה להטמיע את מערכת BI – חילן. לקראת הכנס ערכנו ראיון עם עמית שמציג את המבוא להרצאתו.
למידע נוסף על הכנס השנתי לניהול משאבי אנוש – לחץ כאן!
עמית ניב, מנהל שכר והטבות בחברת מכתשים אגן, נמנה בפאנל המרצים שלנו בכנס משאבי אנוש 2013. את הרצאתו בכנס יקדיש ניב להצגת התהליך שעברה חטיבת משאבי אנוש: בחירת המערכת של חילן, הטמעתה בארגון והתרומה העסקית הממשית של תהליך זה לארגון בכלל ולחטיבת משאבי אנוש בפרט.
רקע על המרצה: עמית ניב הינו בעל תואר ראשון במשפטים וכלכלה ותואר שני במנהל עסקים. עמית מנהל שכר והטבות בחברת מכתשים אגן מזה כ-3 שנים וקודם לכן ביצע תפקיד דומה בחברת קומברס.
רקע על מכתשים אגן: מכתשים אגן היא יצרנית ומפיצה עולמית מובילה של מוצרים גנריים להגנה על הצומח. החברה ידועה בזכות היקף הידע והניסיון שלה, יכולות טכנולוגיות והנדסיות גבוהות, מומחיות ברישום מוצרים, שמירה על תקנים מחמירים להגנת הסביבה, בקרת איכות קפדנית, וערוצי שיווק והפצה גלובליים.
מכתשים אגן מעסיקה כ-4,500 עובדים ברחבי העולם מתוכם 1,200 בארץ, במטה החברה באיירפורט-סיטי ובמפעלי ייצור באשדוד, בבאר שבע וברמת חובב. החברה מעסיקה בישראל כ-15 בעלי תפקידים בתחום משאבי אנוש.
מבנה מטה משאבי האנוש: בראש החטיבה עומד סמנכ"ל משאבי האנוש, ומתחתיו מנהלי משאבי האנוש החטיבתיים / האזוריים המכונים HR Business Partners. לצידם פועלים Centers of Expertise (מרכזי ידע) בתחומים כמו שכר והטבות, גיוס, פיתוח ארגוני וכד'.
במפעלים עצמם ובחברות הבנות בחו"ל ישנם מנהלי משאבי אנוש מקומיים אשר מדווחים באופן מטריציוני למנהלי משאבי האנוש החטיבתיים / האזוריים.
מה הוביל אתכם למהלך זה של הטמעת מערכת בינה עסקית ל-HR?
מה הוביל אתכם למהלך זה של הטמעת מערכת בינה עסקית ל-HR?במכתשים אגן אנחנו שמים דגש רב על טיפוח ופיתוח ההון האנושי. כל עוד לא הייתה לנו מערכת לניהול נתוני העובדים יכולותינו בנושא היו יחסית מוגבלות. בנוסף, הנתונים שכן היו בידינו אודות עובדינו ברחבי העולם לא היו אחידים. לכן הגענו להבנה שדרושה לנו מערכת שתאפשר שליטה מלאה על נתונים עדכניים ומדויקים.
ברגע שהתחלנו לבדוק את השטח הבנו שישנם פתרונות מורכבים ויקרים שזמן ההטמעה שלהם הוא ארוך מאוד. היה לנו ברור שאנו זקוקים לתהליך מהיר ובהשקעה כספית סבירה. לאחר מספר חודשים שבהם בדקנו אלטרנטיבות והתייעצנו עם מומחים, החלטנו לבחור במערכת של חילן.
מה היה הצורך הקריטי ביותר או הדרישה הראשונה שלכם מהמערכת?
הצורך הקריטי היה במידע מדויק כדי לקבל זווית ראיה מקיפה ומדויקת על כלל העובדים שלנו. רצינו לקבל תשובות לשאלות כמו איך נראית מצבת העובדים בכל מקום ובכל זמן נתון, מהו חתך הגילאים, מהו הוותק של העובדים, מהן עלויות ההעסקה, מהו אחוז העזיבות, מי עוזב ומדוע.
איך הגדרת במשפט אחד את "המערכת האידיאלית"?
רצינו פתרון פשוט, מהיר וזול יחסית- Quick win. לא רצינו להיגרר לפרויקט של 5 שנים. הפתרון של חילן היה אפקטיבי. ההטמעה הייתה פשוטה כי היה קל לקשר את הממשק לנתונים הקיימים. עשינו פיילוט ותוך כדי עבודה משותפת עם חילן הצלחנו להתאים את המערכת לצרכים שלנו.
תוכל לתאר את מערך העבודה ביום שאחרי הטמעת המערכת?
המערכת משמשת בעיקר את אנשי משאבי האנוש בחברה אך היא פתוחה גם למנהלי כספים אזוריים. זו אמנם מערכת של משאבי אנוש אולם מנהלים מקצועיים רבים נהנים מהדו"חות המופקים, מהמידע ומהמסקנות שניתן להפיק באמצעות העבודה עם המערכת.
המערכת עזרה לנו ליצור שפה אחידה של נתונים בין גורמים שונים בארגון, תוך התבססות על מקור מידע אחד. המערכת משמשת אותנו לניתוחים שונים כגון ניתוח דמוגרפי של גיל, ותק, מגדר, מצבת כ"א, גיוסים, עזיבות, פרישות וכן רמת שכר ועלויות העסקה. דוגמא נוספת לשימוש שנעשה במערכת היא תמיכה במערכת הנפרדת להערכת הביצועים. נתוני העובדים (כמו למשל שיוך ארגוני או מנהל ישיר) במערכת הערכת הביצועים נלקחים ממערכת חילן BI.
יתרון נוסף של המערכת הוא היכולת לבצע ניתוח אד-הוק. לדוגמה אם רוצים לאתר את אנשי הרכש בעולם לצורך הדרכה או פעילות כלשהי, פשוט מוציאים מתוך המערכת את רשימת השמות הרלוונטיים.
אנו נעזרים בחילן BI כדי להפיק תובנות שונות. לדוגמא, בנושא של גיוס עובדים אנו נעזרים במדדים הקיימים במערכת כדי לבדוק האם אנו מגייסים בהתאם לתוכנית העבודה, האם יש עזיבות במהלך שנת עבודתו הראשונה של העובד – עובדה שיכולה להעיד על בעיה בגיוס או בקליטה.
מהו מבחינתך הערך המוסף של העבודה השוטפת עם מערכת חילן?
הכנסת המערכת הייתה כמו הדלקת אור בחדר חשוך. המידע היה קיים אך הוא לא היה מאורגן או שלא היה נגיש. זו הייתה פעולה פשוטה יחסית שאפשרה נגישות למידע ויכולת לקרוא ולנתח את המידע בצורה מהירה, פשוטה ואינטואיטיבית. זה ענה על הצרכים שלנו.
כמובן שעם הארגון הראשוני של המידע הגיע התיאבון לנתונים וניתוחים נוספים. יצרנו דו"חות נוספים באופן הדרגתי. אנחנו עדיין משדרגים ובונים מדי פעם דו"חות חדשים בעזרת צוות התמיכה של חילן, וחושבים אלו ניתוחים נוספים ניתן להפיק מהמערכת.
מה המסר שלך למנהלי משאבי אנוש שניצבים לקראת תהליך הטמעה של מערכת מידע כלשהי?
מידע הוא חשוב לצורך מדידה של הארגון וקבלת החלטות. יחד עם זאת, חשוב להגדיר איזה מידע רוצים לאסוף ולמדוד וגם באיזו דרך. בהרצאה החלוק את בבעיות שניצבנו בפנינו לפני הטמעת המערכת, מה היו השיקולים לבחירת הפתרון שיושם לבסוף, וגם באלו מדדים אנחנו משתמשים ומה אנחנו מפיקים מהמערכת.
מעבר לתועלת הרבה שבהטמעת המערכת עצמה, קיים ערך מוסף בתהליך ההטמעה והשימוש מאחר והוא מחנך את הארגון לחשוב בצורה מסודרת על עדכון נתונים, קריאת נתונים והסקת מסקנות.
ניתן יהיה ללמוד עוד על תהליך הבחירה וההטמעה של המערכת בהרצאתו של עמית בכנס השנתי לניהול משאבי אנוש 2013.
למידע נוסף על הכנס השנתי לניהול משאבי אנוש – לחץ כאן!
