האפשרויות לאסוף נתונים על העובדים הן כיום גדולות יותר מאי פעם ולמעשה, כמעט בלתי מוגבלות.
אבל כדי לרתום את הנתונים הללו לתועלת הארגון וכדי להשתמש ביתרונות הנובעים מהם, יש לנתח את הנתונים ולדעת איך להפיק מהם את התובנות הנדרשות.
לפני כשלוש שנים פורסמה המלצת ה- OECD הגורסת כי על הארגונים לפתח גישה ארוכת טווח, אסטרטגית ושיטתית לניהול עובדים, על ידי שימוש בנתונים הקיימים על כוח האדם.
מטרת השימוש בנתונים היא לאפשר ניתוח אסטרטגי ומנבא, תוך נקיטת כל הצעדים הדרושים להבטחת פרטיות הנתונים של כל עובד.
הנתונים – ובעיקר ניתוחם והפקת תובנות מהם – מספקים תמונת מצב של המשאב האנושי ומאפשרים למנהלי משאבי האנוש לקבל הבנה טובה יותר של מערכי וסוגי המיומנויות הקיימים בארגון ושל מגוון כוח האדם.
המגמות והתבניות בנושא תעסוקה, המסתמנות כתוצאה מניתוח הנתונים האדמיניסטרטיביים, יכולות להצביע על חוסנו של הארגון, על האטרקטיביות שלו כלפי מועמדים ועובדים קיימים, על יעילות תהליכי משאבי אנוש, על שיעורי הניידות שח העובדים בתוך הארגון (ממחלקה למחלקה) ועל שיעורי התחלופה.
זאת ועוד, נתונים שניתן להסיק מניתוח סקרי עובדים יכולים לספק הרבה מאוד אינדיקציות רבות חשיבות ומפורטות, לגבי מידת המחוברות של העובדים ולגבי שביעות רצונם מסביבת העבודה שלהם.
נתונים הקשורים ישירות או בעקיפין למשאבי האנוש נמצאים כיום בשפע בכל ארגון. בעידן הביג דאטה, הודות להתפתחות טכנולוגיית המידע, ניתן לעבד ולנצל אותם בצורה יעילה יותר.
אפשר לאסוף נתונים אלה ממקורות פנימיים, כמו לדוגמה ממערכות המידע בהן שמורים הנתונים הקשורים למשאבי אנוש, מסקרי עובדים ועוד, וגם ממקורות חיצוניים, כמו למשל, מהרשתות החברתיות, ממגמות הניכרות בשוק העבודה ועוד.
מהדו"ח של ה-OECD עולה, כי ברוב המדינות, הארגונים אכן אוספים נתונים על נושא משאבי אנוש, אבל לא כולם יודעים אין להפיק תובנות מכל הנתונים הללו ואיך להשתמש בהם לצרכים השונים של הארגון.
המשמעות היא, שמנהלי משאבי האנוש ניצבים עדיין בפני לא מעט אתגרים בתחום הנתונים, ויהיה עליהם להתמודד אותם ולמצוא פתרונות, לפני שניתן יהיה להגיע למצב שבו עיבוד הנתונים עובד בשיא היעילות.
העובדה שמנהלי משאבי האנוש לא מנצלים עדיין את הנתונים באופן מלא ולא ממצים את הפוטנציאל הטמון בהם, בולטת על רקע העובדה שתפקיד מידען נתונים הוא עדיין אינו תפקיד שניתן לראות ברוב מחלקות משאבי אנוש.
אחד השימושים היותר חשובים בנתונים הוא הבנת מידת מחוברות העובדים לארגון. בעקרון, אין עדיין מדד ספציפי שיכול, בלחיצת כפתור, לתת תמונת מצב של מידת המחוברות של העובדים.
לכן, כדי לקבל תמונת מצב נכונה ומדויקת של מצב המחוברות של העובדים לארגון, על מנהל משאבי האנוש לאסוף מידע ולהסיק מסקנות מתוך מגוון רחב מאוד של נתונים, שהם בנושאים אחרים לחלוטין.
המשמעות היא, שעל מנהל משאבי האנוש לנתח כמויות אדירות של נתונים לגבי מגוון רחב מאוד של נושאים הקשורים למשאבי אנוש, כמו למשל תהליכי העבודה, הסביבה עסקית בה פועלת החברה, התרבות הארגונית של החברה ונושאים רבים נוספים.
