בדרך כלל כששואלים מנהלים, מי החוליה החלשה שלהם, הם מצביעים על עובד בעל ביצועים כושלים, או מנהל אדיש שאיבד את היכולת להוביל קדימה. אף אחד אינו מעלה בדעתו, שדווקא אותו מנהל או עובד מצטיין, זה שכולם מסתמכים עליו להצלחת החברה, הוא למעשה החוליה החלשה בארגון.
בארגון מסוים, אותו מנהל מצטיין, ששימש כמנהיג והוביל את כל מנהלי ועובדי החברה קדימה, נפגע בתאונת דרכים ולא יכל להמשיך לעבוד. מאותו הרגע החברה החלה לקרוס בהדרגה. המבנה החזק 'לכאורה' עליו התבססו כולם – אותו מנהל-מנהיג אידיאלי, התגלה כמבנה רעוע, ברגע שלא היה שם.
בכל ארגון בגודל זה או אחר, יש את אותה 'חוליה חלשה'. אותו מנהל, עובד, או אפילו מזכירה, שיודעים לעשות הכל, מכירים את כל הסיסמאות וקודי הגישה לאתרים, יודעים היכן הקבצים החשובים שמורים, כיצד מפעילים את המדפסת ומכונת הצילום ואפילו את מכונת הקפה. אותם אלו שכולם סומכים עליהם כיוון שהם יודעים הכל, דווקא הם החוליה החלשה בארגון, כאשר ברגע שהם לא נמצאים, אף אחד לא יכול להסתדר.
החוליה החלשה בארגונים, הוא לא אותו מנהל אדיש ולא אותה פרימדונה מהקבלה. החוליה החלשה היא כמעט תמיד האדם שיודע לעשות דברים שאף אחד אחר בארגון לא יכול לעשות. כשהחוליה הזו 'נשברת', אפילו עקב יום מחלה אחד או יום חופש בודד, הארגון שלך מפסיד וסופג עלויות, לעיתים אפילו עלויות משמעותיות.
חוזה שאתה לא יכול להדפיס ללקוח כיוון שאתה לא יודע היכן הקובץ שמור, עשוי לגרום לך להפסיד את הלקוח שהתחרט לגביי העסקה ביום למחרת. אורחים שמגיעים למשרד, שאתה לא יכול להציע להם קפה, כייוון שאתה לא יודע כיצד להפעיל את המכונה, יכולים להפיץ שמועות לאחר מכן, בנושא 'הכנסת האורחים' העלובה שלך, ולגרום לך נזק תדמיתי.
וגם לגבי מנהלים, מנהל שיודע למי לנתב כל פרויקט ועל איזה צוות להטיל איזו משימה, שנמצא בכמה ימי חופש, יכול לגרום לך להיכשל בפרויקטים שלמים, שהטלת על האנשים הלא נכונים.
כיצד לחזק את החוליות החלשות בארגון?
הדרך להימנע ממצבים כאלו בו קורסת החוליה החלשה שלך ונגרם נזק לארגון, היא להאציל סמכויות וידע מקביל לאנשים נוספים בארגון. על אותו מנהל שיודע אילו פרויקטים להעביר לאיזו מחלקה, ללמד מנהלים נוספים בארגון, את הידע והניסיון שרכש לגביי מיומנותם ויכולותיהם של הצוותים השונים בחברה. על אותה מזכירה שיודעת לתפעל את כל המכונות החשמליות במשרד, ללמד את המזכירות הנוספות, או את אחד העובדים, את אופן ההפעלה של כל אחד מהמכשירים הללו. על כל אנשי המכירות בחברה שמוסמכים להחתים לקוחות על חוזים, לדעת היכן החוזים הללו שמורים במחשב, להגיע אליהם בקלות ולהדפיס אותם כשיש צורך.
הדרך היחידה לחזק את החוליה החלשה בארגון, היא לגבות אותה בחוליות נוספות ולהסיר ממנה את העומס הרב שמוטל עליה, כחוליה אחת הצוברת את מלוא הניסיון והידע.
לך כמנהל יש את האחריות לוודא שהמידע החשוב והחיוני בחברה, עובר בין כלל האנשים הזקוקים לו ונסמכים עליו לצורך מילוי תפקידם בצורה אפקטיבית. רק כשתדע שיש יותר מאדם אחד או שניים שיודעים לעשות את הדברים החשובים בארגון, תוכל להיות רגוע שמבקרים בהם הם לא יהיו לך לעזר, תוכל להיעזר באנשים נוספים.
