הזמן האבוד של פגישות עבודה

על פי סקר של חברת Harris שנערך השבוע נמצא, כי הצוות שלך "מבזבז" 11.8 שעות מתוך שבוע עבודה של 40 שעות, בהכנה ובהשתתפות בפגישות עבודה (30% מהזמן). כ -60% מועסקים דיווחו כי הם מבלים כ -4.1 שעות בשבוע בפגישות עדכונים לגביי פרויקטים ספציפיים ו -62% דיווחו שהם מבלים כ- 3.9 שעות שבועיות בהשתתפות בישיבות כלליות.

עם נתונים כאלו משמעותיים של השתתפות בפגישות עבודה, במיוחד כאשר הם כוללים אנשי פיתוח, ארגונים למעשה מאבדים את הפרודוקטיביות שלהם באופן משמעותי. במקום שהצוות יקדיש את מרבית זמנו לעשייה, הוא מתכונן ומשתתף בפגישות.

מה עובדים עושים במהלך שיחות ועידה

74% מתוך אנשי הפיתוח שנשאלו בסקר הודו, שמהלך שיחות ועידה הם השתיקו את הטלפון ובזמן הזה בצעו מטלות אחרות ביניהן:

33% קראו והשיבו למיילים מקצועיים.
33% שוחחו עם קולגה לעבודה.
24% אכלו צהריים.
22% טיפלו במיילים אישיים.
17% היו בשירותים.
15% צפו בטלוויזיה.
12% קיבלו שיחה אחרת.

בנוסף להבנה כי הזמן היקר של העשייה "מבוזבז" על פגישות, הסקר גם מצא כי ההכנות לפגישות סטטוס, אורכות כמעט אותו הזמן של הפגישות עצמן. 56% מהעובדים מבלים בממוצע 3.8 שעות בשבוע בהכנות לפגישות הללו. כך על פי הסקר.
ואם אין בנתונים אלו די כדי להבין את הזמן הרב שארגון מבזבז על פגישות עבודה, הסקר גם מצא כי זמן נוסף אובד לארגונים לאחר הפגישות, לצורך סיכום כל הפגישות הללו ושליחת הסיכומים לכלל המשתתפים והעובדים. בנוסף הסקר מצא כי הפגישות אינן אפקטיביות בסופו של דבר להתייעלות הארגון, כפי שרבים סבורים. התוצאות הראו כי ההשתתפות וההכנות לפגישות הרבות מקטינות משמעותית ובאופן עקבי, את כמות הזמן והאנרגיה שהעובדים מקדישים לעבודה שלהם.

כיצד ניתן לייעל את פגישות העבודה ולחסוך זמן ואנרגיה?

ראשית על מנהל הפגישה להגדיר ביתר דיוק את מטרתה ולהסביר זאת היטב למשתתפים. אם הפגישה נערכת בחדר ישיבות בו מוצב לוח, רצוי לרשום את מטרת הפגישה במשפט אחד וענייני על הלוח, אם מדובר בכמה נושאים אז לרשום את ראשי הפרקים בבולטים. מטרת הפגישה צריכה להיות שכל המשתתפים בסופו של דבר יעזבו את הפגישה בהתחייבות לבצע את כל מה שסוכם.
שנית, מי שקובע את הפגישה, צריך לתחום את זמן הפגישה כבר בהודעת הזימון, ולעמוד בזמנים. פגישות שמתארכות, בנוסף לכך שהן פוגעות בזמן העבודה של העובדים, הן גם מתגלות כ"נמרחות" ופחות אפקטיביות.

במהלך הישיבה, צריך למנות את אחד מהמשתתפים, או את אחת המזכירות, להקליד את כל מה שעלה בפגישה בצורה מסודרת, כך שקצת לאחר תום הפגישה, המשתתפים יקבלו את סיכום הדברים ועדכון מסודר בנוגע למשימות העומדות לפניהם.

את פגישות הסטטוס פעמים רבות ניתן להחליף באמצעות עדכונים באימייל. נדרשת מחשבה בטרם נקבעת פגישה כזו, האם באמת יש להטריח את העובדים לפגישה ולעצור את זמן העבודה שלהם, או שאולי ניתן לעדכן אותם במייל בנושא. במידה ותרצו להבטיח כי העובדים אכן מתעדכנים, אפשר לבקש מהם להחזיר מייל בו יסכמו את מה שהבינו מהעדכון.

לגביי שיחות ועידה, בהתאם לנתונים הנ"ל החושפים כמה באמת העובדים קשובים לשיחות הועידה, מן הראוי לבחון את יעילות השיחות הללו ולפעול בהתאם. ראשית לבחון ולהגדיר את הנושאים הספציפיים עליהם תשוחחו בשיחת הועידה ולא לחרוג מהם. לבקש מכל משתתף לומר כמה מילים בנושא המדובר, כך שיהיה עליו להיות בהקשבה פעילה. עוד כדאי להגביל את מספר שיחות הועידה ולקיים אותן רק לצרכים משמעותיים. דבר נוסף שאפשר לעשות כדי לייעל את שיחות הועידה, הוא לבקש מהמשתתפים לרשום לעצמם מראש את מה שהם הולכים להגיד, על מנת לקצר ולייעל את זמן השיחה.

את פגישות העבודה כדאי לקיים בימים או בתקופות פחות לחוצות בחודש ולהתחשב במשימות העובדים המשתתפים בפגישות. כמו כן לנסות ולצמצם את פגישות העבודה ככל האפשר, על מנת שלא לפגוע בתפוקת העובדים ובאנרגיה שלהם המיועדת למשימות העבודה.