הדרכה בארגונים נמשלת לתהליכי יישום וקליטת טכנולוגיה, גם כשאין מדובר בהדרכה על תכנות או מערכות מחשוב. הקונספט הטכנולוגי כפי שמציג אותו ד"ר יובל שופר, מהמכללה האקדמית לישראל, הינו רק מודל לתהליך אותו עוברים עובדי הארגון בזמן ההדרכות ובזמן קבלת כלים ניהוליים מנטליים. על המודל הטכנולוגי ליישום הדרכה בארגונים, ידבר ד"ר שופר בהרצאתו בנושא, בכנס משאבי האנוש השנתי שיתקיים ב- 31 במרץ 2016.
כיצד אתה ממחיש הטמעת הדרכות בארגונים להטמעה טכנולוגית?
"הטכנולוגיה היא למעשה מטאפורה, כשהמודל בו אני משתמש על מנת להמחיש כיצד נטמעת ההדרכה אצל עובדי הארגון, הינו מודל טכנו-מנטלי. בדיוק כפי שמהנדס תוכנה, מפתח תכנה חדשה במספר רב של רבדים ואפשרויות שימוש כשבסופו של דבר הלקוח משתמש רק בכ- 7% מכלל אפשרויות התוכנה שפותחה, כך גם עובדי הארגון משתמשים בתחילה רק באחוז מסוים מכלל הכלים שקבלו במהלך ההדרכה, ואינם מיישמים בפועל את כל הכלים והתוכן שהתקבלו במהלך ההדרכה."
מדוע לדעתך ההדרכה היא תהליך ספירלי?
"המודל הטכנו-מנטלי עליו אני מתבסס, גורס כי הטמעת ההדרכה וכלי הניהול שרכשו העובדים במהלכה, משולה לאותה תוכנה מלאה ורבודה שהמהנדס פיתח. בדיוק כשם שאנחנו מתקינים את אותה התוכנה במחשב ובכל פעם שנחזור אליה נגלה אפשרויות נוספות, כך באותה הצורה, העובדים יחזרו לאותם כלים ותובנות שרכשו במהלך ההדרכה, בצורה ספיראלית (מחזורית) ויישמו בכל פעם כלים נוספים ותובנות חדשות. הכוונה היא בעצם, שכאשר ארגון מעביר הדרכה לעובדים, הם אינם מטעימים ומיישמים את כל תכני ההדרכה כמקשה אחת, אלא מעבדים אותם במוחם, מעכלים אותם וחוזרים להשתמש בהם שוב וברבדים עמוקים יותר, בכל פעם מחדש."
אתה אומר בעצם שעל המשתמש בתוכנה (כמטאפורה) להיכנס לראש של המפתח?
"בהחלט כן. אם ניקח לדוגמה סימולטורים של טיס, שטייסים משתמשים בהם לצורך אימונים בחיל האוויר, הסימולטורים נועדו לחקות מצבי מצוקה אמיתיים בטיסה ולהעביר לטייסים כלים להם ידרשו כשימצאו בזמן אמת באוויר. בפועל מי שמפתח את הסימולטורים הללו, אינו טייס כי אם איש תכנה, שאפיין וביסס את האלגוריתם שלו על פי בקשות הטייסים. לכן בעת השימוש בסימולטורים על הטייסים להיכנס למעשה לראש של המפתח, להבין כי ישנם מצבים מדמי טיסה אותם הוא יצר מתוך תפישה מסוימת, שאינה בהכרח תואמת למצבים האמיתיים אותם הם יחוו באוויר. בהתאם לכך, עליהם להשתמש בסימולטור מתוך הבנה שזהו כלי שמביא איתו ערך מוסף אך אינו משקף ב- 100% את המציאות. כך גם בנושא ההדרכה – כשעובדי או מנהלי הארגון נמצאים בתהליכי הדרכה, עליהם לקחת מתוך מערך ההדרכה הכולל את אותם כלים ספציפיים שיתאימו להם, ולהשתמש בהם בצורה מושכלת ועל פי צרכיהם."
מהן ארבעת נקודות העוגן הטכנו-מנטליים על פי המודל שלך?
"מבחינת המורכבות הטכנו-מנטלית של הטמעת ההדרכות, ישנן 4 נקודות עוגן חשובות אותן צריך להבין:
1. התמקדות: כיצד אני ממקד את עצמי להדרכה. כמו בלימוד טכנולוגיה חדשה, עליי להתמקד בנושאים הנלמדים ובטכניקה הנרכשת, כנ"ל לגביי נושאי ההדרכה.
2. התעסקות: עליי להתעסק עם החומר הנלמד בהדרכה, עיבודו, והניסיון ליישמו במציאות.
3. קבלה: בדיוק כשם שאנשים מסוימים מתקשים לקבל טכנולוגיות חדשות, מתנגדים להן ומפתחים כלפיהן חסמים רגשיים, כך גם יכול לקרות במהלך למידה והטמעת הדרכות. עלינו לדעת לקבל את ההדרכה ואת החומר המועבר ולהכיל אותו, תוך פתיחות מנטלית כלפי חסמים והתנגדויות והתגברות עליהם.
4. שגרות חדשות: אימוץ המודלים המנטאליים החדשים הוא מהלך ספירלי המערער את היסודות עליהם נבנו המודלים המנטליים החדשים, המחייבים קיומן של שגרות חדשות, המתאימות למודלים הטכנו-מנטליים החדשים. זהו מהלך מורכב ולא ליניארי, המחייב עיבוד חוזר ונשנה, ועל מנהלים ומעבירי ידע למיניהם להיות סבלניים לשגיאות שיעשה ולתהליך המתמשך של למידת הכלים הללו.
אסכם בכך שעל ארגונים להבין, שהטמעת הדרכות משולה להטמעת טכנולוגיה. זהו תהליך מורכב המלווה לא אחת בהתנגדויות וחששות, אך גם באימוץ תפישות מנטליות חדשות המחייבות תהליכים מחזוריים המתפתחים ומתגבשים לאורך הזמן על מנת שיניבו תוצרים אפקטיביים אשר יעניקו לארגונים תוצרי ידע ויתרונות ליבה."
יובל שופר, בעל תואר דוקטור מטעם אוניברסיטת תל אביב, הפקולטה לניהול, בהתמחות של התנהגות ארגונית. עד לפני 10 שנים שירת בחיל האוויר (25 שנה בשירות סדיר וקבע). בתפקידו האחרון שימש 8 שנים מפקד בית הספר לפיקוד ומנהיגות של חיל האוויר (תכנית 'תלפיות', ופיתוח המנהיגות של כלל קצונת חיל האוויר). בעל חברת ד"ר יובל שופר בע"מ לשירותי יעוץ, הדרכה והוראה. מרצה באקדמיה במכללת בראודה, בתכנית האקדמיזציה של קורס טיס בחיל האוויר, בקמפוס אילת בתכניות תואר ראשון ושני, ובמכללה לישראל.
