הרשתות החברתיות שינו את כללי המשחק לחלוטין בכל מה שקשור למידע פנימי של החברה. היכולת של העובדים להתחבר לבסיס הנתונים של החברה מרחוק, דרך המחשב הנייד ו/או המכשיר הסלולארי, דפוסי העבודה החדשים המאפשרים לעובדים לפעול מרחוק דרך הציוד הפרטי שלהם ובעיקר הרשתות החברתיות אליהם העובדים מתחברים תחת שני כובעים (כפרסונה מקצועית וכפרסונה אישית) יוצרים בלבול בקרב העובדים בכל מה שקשור לקניין ולזכויות שימוש במידע וקשרים.
מחקר חדש שנערך על ידי Ponemon Instituteמראה כי לא פחות מ-60% מקרב העובדים המתפטרים או המפוטרים לוקחים איתם מידע וקשרים השייכים לארגון כגון: רשימות תפוצה של עובדים, של לקוחות וספקים, חומר מקצועי ו-16% אף לוקחים איתם מידע עסקי-כלכלי (נתונים סטטיסטיים, דוחות ותחזיות).
לארי פונמון ממכון Ponemon Institute מסביר כי חוסר היציבות התעסוקתית המאפיינת את שוק העבודה וגורמת לעובדים לעבור בתדירות גבוהה יותר מחברה לחברה יוצרת דילמה חדשה – למי שייך הידע? למי שייכים הקשרים?
לדברי פונמון, עובדים רבים ובעיקר עובדים שנוטים לעבור לעתים קרובות מעבודה לעבודה וכאלה שעובדים מרחוק במשרות חלקיות וכספקי שירות על בסיס פרילנס – נוטים לראות במידע שהצטבר וכן בקשרים שהם הביאו לארגון בגדר – נכס שלהם והם סבורים כי בעת עזיבתם הם יכולים לקחת את הנכס המדובר איתם ולעשות בו שימוש.
לדבריו, מרבית העובדים אכן מאמינים כי המידע שהם הביאו לארגון הוא שלהם במובן מסוים ולכן הם יכולים לקחת אותו ולהמשיך לעשות בו שימוש לאחר עזיבתם את הארגון.
בעבר, בתקופת המחשבים הגדולים, כשלעובדים הייתה נגישות למידע רק דרך מחשבי החברה הממוקמים במשרדי החברה ועליהם ניתן היה לפקח טוב יותר, היה לעובדים קשה יותר 'לנייד' את הידע והקשרים אולם פיתוחים טכנולוגיים ובפרט המדיה החברתית מאפשרת להם ביתר קלות להעביר איתם את הקשרים והמידע מחברה לחברה ומתפקיד לתפקיד.
הנושא הסבוך ביותר כיום בסוגיית הקניין הוא הרשת החברתית. כאשר עובד חברה מקים רשת חברתית וצובר רשימת 'חברים' בפייסבוק או 'עוקבים' בטוויטר, למי בדיוק שייך החשבון לאחר שמסתיימים יחסי עובד מעביד? הסוגיה הזו בעייתיות היות שבית משפט בארה"ב פסק שלא חלים חוקי הקניין הרוחני והסוד המסחרי על הרשת החברתית כך שהארגון לא יכול לטעון לבעלות על החשבונות עצמם ו/או על רשימת התפוצה ו/או על הידע והקשרים שהשיג העובד, במסגרת עבודתו, עבור הארגון.
לו היה העובד יוצא ממשרדי החברה כשהוא לוקח עמו שולחן כתיבה, כיסא או אפילו מכשיר טלפון, הרי היה ניתן בקלות להאשים אותו בגנבה אולם כשעובד יוצא מהארגון ובידיו רשימת חברים של מרבית מלקוחות החברה, לקוחות פוטנציאליים, ספקים ואף מתחרים, קרי אנשים שמתעניינים בצורה זו או אחרת במוצר או בשירות שהחברה מספקת – ידיה של החברה כבולות.
מה ניתן לעשות כדי למנוע או למזער את הנזק של אובדן מידע?
מנהלי משאבי אנוש צריכים להכיר את הזירה הווירטואלית ואת הרשתות החברתיות המובילות כדי לקבוע נהלי עבודה ונהלי משמעת המבטיחים, עד כמה שניתן, שהמידע לא יצא מהארגון. כך למשל יש לפרסם הוראות ברורות לכל עובדי החברה בדבר פתיחת חשבונות ברשת החברתית כך שכל עובד יהיה מחויב לדווח למנהל הישיר שלו על כל חשבון ולמסור פרטי גישה (סיסמאות ושמות משתמשים) עבור אותם חשבונות המשמשים לצרכי עבודה.
אחת הדרכים להבטיח זאת היא לדאוג כי עובדים אשר מבקשים לפעול ברשתות החברתיות במסגרת עבודתם יעשו זאת תוך שימוש בדואר האלקטרוני השייך לחברה כך שגם לאחר עזיבתם, החברה תוכל להמשיך להפיק את התועלות מחשבון זה ובמקרה הצורך להשתלט אליו.
ישנם ארגונים רבים האוסרים על העובדים שלהם לעבוד עם עזרים פרטיים (כמו מחשבים ניידים, מחשבים נייחים בבתים של העובדים, טלפונים סלולריים פרטיים ועוד) וזאת כדי להבטיח שהמידע הקיים בארגון נמצא פיזית בתוך הארגון.
ישנן תוכנות התרעה המאפשרות לארגון לדעת מתי עובד או עובד לשעבר מנסה לחדור לבסיס הנתונים ולהוריד מידע (לדיסק און קי, להוציא חומרים להדפסה או להעברת מידע 'רגיש' דרך המייל ועוד). תוכנות אלו מאפשרות לארגון לשמור על המידע כך שהוא יזרום אל תוך הארגון באופן חד-סטרי, כך העובדים יוכלו להכניס נתונים, לעבוד עם נתונים אבל לא להעתיק ולהוציא אותם.
בתחום של משאבי אנוש, לדוגמה, תהליך הגיוס מתבצע גם ברשתות החברתיות, לכן יהיה נכון יותר לפעול בפרופילים של החברה ולא בפרופילים אישיים, או בפרופילים אישיים המיוחסים לחברה.
