לנהל צוות זו משומה לא פשוטה בכלל. כאשר מנהלים צוות עובדים בשלט רחוק, דהיינו עובדים מהבית (או מבית קפה או מכל מקום אחר בו נוח להם לעבוד) המשימה הופכת מאתגרת יותר. הטכנולוגיה המתפתחת, המאפשרת לארגונים רבים להעסיק עובדים ממגוון תפקידים (מעצבים, כתבי תוכן, אנליסטים ועוד) מחוץ למשרד, מאפשרת חיסכון עצום של משאבים וביניהם כמובן החזרי נסיעות, שטחי נדל"ן, ציוד משרדי ועוד. אולם מודל זה של העסקת עובדים מרחוק יוצר אתגר חדש עבור המנהלים – כיצד מנהלים עובדים מחוץ לטווח ראיה?
בניית קשרים מבוססי אמון:
אחד האתגרים הגדולים ביותר בניהול עובדים מרחוק הוא האמון. כאשר עובדים מועסקים במשרדי החברה, יש בידי המנהל את כל הכלים להם הוא זקוק כדי לדעת בדיוק כיצד העובד מתפקד, האם הוא עומד במטלות שלו על פי היעדים, באילו קשיים הוא נתקל או עלול להיתקל וכיו"ב. מנהל במשרד אינו זקוק לדיווח אמין מהעובד כי הוא יודע, לפעמים טוב יותר ואפילו לפני העובד עצמו – כיצד מתקדמת העבודה. אולם כאשר העובד מועסק מחוץ למשרד, הצורך במערכת יחסים המבוססת על אמון – הופך קריטי. על כן, המנהל הווירטואלי צריך לפתח מערכת יחסים (הדדית) מבוססת אמינות והוגנות שבה שני הצדדים מדווחים אחד לשני, כשהם מקפידים לצייר תמונת מצב בצורה כמה שיותר ברורה ומהימנה. זה באחריותו של המנהל להציב את פרמטר האמינות והכנות בראש סדר העדיפויות, החל מבחירת המועמד ועד לביסוס מערכת היחסים, החל מיום העבודה הראשון ולאורך כל הדרך.
יצירת תקשורת בינאישית טובה:
עובדים וירטואליים צריכים לדעת ולהבין לא רק את המשימה שלהם אלא את התמונה הגדולה. זו טעות לחשוב שעובד מהבית צריך להכיר ולהבין רק את החלק שלו. עובד מהבית, בדיוק כמו כל עובד חברה, צריך להבין את התמונה הגדולה, את המטרה והיעדים וזאת כדי לדעת לבצע את עבודתו בצורה נכונה, להתרכז בעיקר ולא פחות חשוב – כדי להרגיש חלק מהתהליך. גם עובדים מהבית צריכים להרגיש שהם חלק מהארגון ואת זה אפשר להשיג רק באמצעות ערוצי תקשורת מפותחים עם העובדים.
פרואקטיביות:
המנהיגים הווירטואליים שרוצים לקחת את המחלקה שלהם לצעד הבא אינם מסתפקים בחלוקת משימות והצבת יעדים אלא הם מאפשרים לעובדים לקחת חלק אקטיבי בפרויקט. הם שואלים את העובדים לדעתם, מנסים לשמוע כמה שיותר דעות ולקבל רעיונות חדשים ומגוונים. בנוסף, כדי לעודד את העובדים הווירטואליים להשקיע בעבודתם מרחוק חשוב לתת להם להרגיש אחריות אישית ownership. הם צריכים להרגיש שזה הפרויקט שלהם.
בחירת מועמדים המתאימים למשרד הווירטואלי:
גם המנהל המוכשר ביותר, אשר צבר ניסיון של שנים עם צוותים וירטואליים, לא יוכל לאלף נמר. הוא גם לא צריך וממש אין לו את הזמן לאילוף. כדי שמערכת יחסים בשלט רחוק תעבוד ואף תוכיח את עצמה, יש צורך בעובדים אשר בנויים למודל הזה וכאן נכנסת לתמונה מיומנות הגיוס. חשוב לזכור – לא כל עובד מוכשר יכול להיות עובד וירטואלי אפקטיבי. כאשר בוחנים מועמדים לתפקיד מקצועי (מעצב, מתרגם, כתב תוכן וכיו"ב…), חשוב לבדוק שיש לו את התכונות הבאות: עצמאות, משמעת עצמית, חוש סדר וארגון, אמיניות וכושר למידה עצמית. העובד הווירטואלי צריך להיות מוכן ומסוגל לעבוד מרחוק אבל בו זמנית הוא צריך לרצות ולשאוף להיות חלק מהארגון ולהשקיע את זמנו ומרצו לטובת העסק. זה גיוס לא פשוט בכלל ואפילו מורכב אבל גיוס נכון הוא המפתח להצלחה.
* עוד על טכנולוגיות לניהול ההון האנושי בכנס – חדשנות בטכנולוגיות משאבי אנוש
