בעידן שבו ארגונים כלכליים נעשים גלובליים יותר, המשברים הכלכליים מצריכים תגובות מהירות יותר והבדיקות הביטחוניות בנמלי התעופה נעשות קפדניות יותר – הופכות שיחות הוועידה לנפוצות יותר ויותר.
הארגונים מעדיפים לזמן צוותי עבודה והנהלות מכל רחבי העולם לפגישות שכאלה, החוסכות זמן ועלויות טיסה ומאפשרות ליותר עובדים, ברמות שונות בתוך הארגון, לקחת בהן חלק.
כמו בכל התכנסות של קבוצת אנשים, כדאי גם כאן לאמץ קודי התנהגות וכללים בסיסיים לעבודה המשותפת.
לבדוק הכל מראש – בדוק את הציוד מראש ואפשר למשתתפים בשיחה הכרות מוקדמת עם הציוד ואופן תפעולו – זה אולי נשנע טריוויאלי, אך תקלות במהלך השיחה או חוסר ידע בתפעול גורמים לחוסר-נוחות, קצרים בתקשורת תרתי-משמע, וליצירת תדמית לא מקצועית של ארגונך בעיני הצד השני.
תאם את מועד השיחה ושלח את סדר היום מראש – אפשר למשתתפים להיערך, להתכונן ולהציג את עצמם בצורה המיטבית. מומלץ לזמן את המשתתפים לכ-10 דקות מוקדם יותר ממועד תחילת השיחה עצמה, בכדי לתת להם זמן להתארגן.
מה הרקע שלך? לא, אין הכוונה לרקע המקצועי ולקורות החיים שלך, אלא לרקע שיציץ מאחוריך על המסך. האם הרקע שמאחוריך משדר מקצועיות עסקית או שיש שם לוח עליו כתובות הערות שאולי לא כדאי שייחשפו לצד השני? האם התאורה בחדר מספיקה ומאירה את פני המשתתפים? רצוי לעשות בדיקה מקדימה, לטפל בנראות של החדר ולשים-לב למיקום המצלמה.
הנה דוגמא קטנה על איך רקע לא מתאים יכול לפגוע בתדמית העסקית:
לפני מספר חודשים רואיין סניגור מסוים בטלוויזיה. מאחוריו היו קלסרים של תיקים בהם טיפל בעבר. על מרביתם של התיקים היה כתוב "הרשעה". האם אתה היית פונה לעו"ד שכזה?
תאורה, מצלמה, אקשן! – כל שיחת וועידה כמוה כפגישה עסקית בחו"ל. ממש כמו שלפגישה כזאת יתלבשו העובדים בהתאם לקודי הלבוש הנהוגים בארץ היעד, יגיעו לפגישה בזמן וינהגו במהלכה בהתאם למקובל שם – כך גם במהלך שיחת הוועידה.
חשוב להקפיד להתלבש "בשביל המצלמה", כלומר – בצבעים רגועים, ללא דוגמאות ומבדים שאינם בעלי ברק.
הצג את עצמך בפתיחת השיחה בדיוק כמו בפגישת פנים-אל-פנים. אם אתה מארגן הפגישה – הצג גם את שאר הנוכחים או דאג לסבב היכרות.
דבר בקול רם וברור וצור קשר עין עם המצלמה ועם משתתפים אחרים בחדר. 93% ממה שאנו זוכרים בכל אינטראקציה עם אחרים הם המסרים הבלתי-מילוליים – שפת הגוף שלנו והאינטונציה, גם אם האינטראקציה חוצה אוקיינוסים ויבשות. עם זאת – שב במרחק סביר ולא קרוב מדי למצלמה ואל תפריע לאחרים בדברם. ציין את שמו של האדם אליו אתה מפנה שאלות ספציפיות או מתייחס במהלך הדיון. כך יידעו הנוכחים אל מי מופנית השאלה או ההערה. יתרה מכך, ציון שמו של אדם יוצר תחושת קירבה גדולה יותר שלו כלפיך, ומכאן – גם לנכונות גדולה יותר לשיתוף פעולה בנושא הדיון.
השתדל להימנע משיחות צד או כל רעש רקע אחר. רעשי רקע מוגברים פי כמה וכמה בשיחות וועידה ויגרמו אצל הצד השני לתחושת אי-נוחות ולחוסר סבלנות. אם בפגישה "רגילה" קשה להתמקד כשיש דיונים מקבילים "מהצד", דמיין עד כמה זה מאתגר בשיחות ועידה.
לסיכום, חשוב להקפיד על קודי התנהגות גם במהלך שיחת-וועידה.
גם אם לפעמים נדמה לנו שאנו נמצאים ב"מגרש הביתי" שלנו, הרי שבו בזמן אנו "מתארחים" במדינה אחרת ומארחים קולגות משם אצלנו. בסופו של יום, אנו עושים עסקים עם אנשים – לקוחות, ספקים, שותפים או חברים לעבודה. יחסי-אנוש ואווירה נעימה הם המפתח לשיתופי-פעולה פורים והצלחת הארגון.
ענבל גלפרב – מנחת סדנאות לתדמית אישית ועסקית.
