ארגון משקיע (או אולי נכון יותר לומר מאבד) משאבים עצומים בתהליך הגיוס. תקציב פרסום, שעות עבודה במחלקת משאבי אנוש, שעות עבודה יקרות של מנהלי משאבי אנוש, יועצים חיצוניים, מרכזי הערכה, מבחני התאמה ומבחני ידע מקצועיים… כל אלה מכניסים המון לחץ לתהליך הגיוס ונראה כאילו שהתהליך עצמו 'מוציא לנו את המיץ'. כאילו שהארגון עוצר את העבודה השוטפת כדי לעבוד על הגיוס עצמו.
אם תהליך הגיוס משתק את הארגון שלך או חלקים ממנו הלוקחים חלק דומיננטי בגיוס, סימן שצריך לעצור ולבחון את המצב ולשאול – האם אנחנו פועלים נכון?
מנהל הגיוס המוצלח הוא כמובן אחד שיש לו ידע וניסיון בגיוס עובדים, גישה לתוכנות, כישורים בינאישיים גבוהים, חלוקת קשב ויכולת לרדת לפרטים וגם אינטואיציה… יש הרבה מאוד תכונות שחיוניות לתהליך הגיוס אבל בלי כושר ארגון זה פשוט לא יקרה. מנהל גיוס טוב הוא מנהל שיודע לנצל נכון/ לנהל נכון את הזמן.
זמן הוא אחד המשאבים היקרים ביותר לארגון והארגון תמיד נמצא באינפלציה כשמדובר על זמן. שעות העבודה מתייקרות, חוקי העבודה המטיבים עם העובדים הופכים את נושא השעות הנוספות למסובך יותר ויקר יותר, והעובדים עצמם כמו גם המנהלים – לא מעוניינים להיות עבדים. כולם רוצים ללכת הביתה בסוף היום ולכן מי שיודע לנהל נכון את הזמן יצליח בתפקידו וזה חשוב על אחת כמה וכמה כאשר מדובר על מנהל גיוס שמנהל גם זמנים של אחרים (מועמדים, מנהלים מקצועיים, מנהלים בכירים וגורמים מקצועיים חיצוניים).
אז כיצד צריך לנהוג מנהל הגיוס כדי להיות אפקטיבי יותר? עליו להתייחס לזמן שלו בקנאות! לאמץ את הסיסמא Time is money
יש לנהל תהליך גיוס מתוכנן ומתוזמן עם הקצאת זמנים אחידה וברורה (זמן ממוצע לריאיון טלפוני, זמן ממוצע לריאיון פרונטלי וכיו"ב). אם מועמד גוזל לכם יותר מידי זמן (כי קורות החיים שלו לא ברורים או כי ממש קשה להשיג את הממליצים שהוא מסר..). כנראה שהמועמד הוא לא אידיאלי. מועמד חזק הוא אחד כזה שדואג שקורות החיים שלו יהיו ברורים, שמספק לכם תשובות קונקרטיות לשאלות שלכם מתוך הבנה ומתוך רצון לקדם את תהליך הגיוס עד כמה שניתן מהצד שלו. המועמד שמתאים לכם ביותר הוא מועמד שזורם אתכם בקצב הגיוס שהארגון בחר ולא אחד כזה שהארגון צריך להתאים את עצמו אליו (אל המועמד).
ברגע שתתייחסו לכל דקה כאילו שהיא שווה לפחות כמה מאות שקלים או אפילו דולרים, יהיה לכם קל יותר לסיים שיחות טלפוניות עם מועמדים בינוניים ומטה (כי הכסף חשוב יותר מהנימוס). יהיה לכם קל יותר לסיים ראיון פרונטלי עם מועמדים שלא ממהרים לשום מקום (כי המועמד הבא כבר ממתין מחוץ לדלת) ואתם תגידו לו חד וחלק 'זמנך תם'.
המועמדים הם עובדים פוטנציאליים אותם הארגון אולי ינהל בעתיד. המועמדים הללו צריכים לעמוד בקריטריונים ובסטנדרטים הגבוהים ביותר של הארגון ובו זמנית, הם אמורים להתאים לתרבות הארגונית ולחומר האנושי הפועל בארגון. תהליך גיוס עובדים הוא 'מעבדה' בפני עצמה לבחון את המועמדים בהיבטים שונים וזה הזמן לשאול שאלות כמו:
לאחר שנקבע ריאיון פרונטלי, האם המועמד מגיע בזמן?
האם הוא מתקשר כמה פעמים לשנות את המועד?
האם הוא מקבל את שיחת הטלפון הראשונה ומיד מתחיל לשווק את עצמו או שהוא אומר 'אני בנהיגה, אפשר להתקשר אלי אחר כך'?
האם המועמד ניגש למבחן המקצועי בלי בעיות או שהוא ניסה להתחמק 'תראי, אני דובר אנגלית מהבית, גרתי 10 שנים בניו-ג'רזי, נראה לך שאני צריך מבחן באנגלית עכשיו'?
כל אלה הם אינדיקטורים לכך שהמועמד לא רק מבזבז זמן (יקר) אלא שהוא גם פחות מתאים לארגון. שני הפקטורים האלה הולכים ביחד ומשלימים האחד את השני.
ככל שתהיו יותר קמצנים על הזמן שלכם ושל המנהלים בארגון, כך אתם תנהלו למעשה תהליך גיוס אפקטיבי יותר, תוך עמידה ביעדים, ומבלי להרגיש שהגיוס מנהל לכם את החיים במקום שאתם תנהלו אותו ומבלי להרגיש שהמועמדים 'שותים לכם את המיץ' בסוף היום.
