בעידן שבו הכול מהיר, מיידי, קצר, טכנולוגי ומנוכר, שבו האימוג'י שולט כדי להעביר מסרים, בעידן בו אנו מוצפים בגירויים והסחות דעת בחיים הפרטיים ובעבודה, דווקא עכשיו יותר מכול, לכתיבת מסר הכתוב בכתב יד יש השפעה מכרעת.
ללא קשר לסוג הארגון, ממנהלי צוותים ועד מנכ"לים, כולם מתמודדים עם אתגר משותף: כיצד לתקשר עם הצוות בצורה אותנטית ומשפיעה. כזו שתעודד מחוברות עובדים והתנהגות רצויה.
אחד הכלים המשפיעים ביותר למטרה זו, הוא גם אחד המסורתיים, המכתב הכתוב בכתב יד פשוט, והסיבות לכך רבות:
1 כתיבת מכתב בכתב יד מצריכה השקעת זמן:
אנו נוטים להעריך כל פעולה של השקעת זמן בנו, כי זמן שאבד כבר לא יחזור לבעליו וכנראה שהינו מספיק חשובים לכותב הפתק כדי ש"יבזבז" עלינו מזמנו.
2 מצריך הרבה יותר מחשבה ותכנון:
אי אפשר ללחוץ על מקש ה-backspace. כל מילה מקבלת תשומת לב ראויה והמסר מרגיש מכוון ומדויק.
3 המכתב אינדיבידואלי:
הפתק הינו "עבודת יד" אישית מהכותב לנמען ומשקף רמת פרסונליזציה גבוהה ולכן גורם לנו להרגיש מיוחדים.
4. המכתב הכתוב על נייר הוא מוחשי:
נשארת עדות לאורך זמן, שניתן להתגאות בה ולספר לחבר'ה. באחת הסדנאות שהעברתי למנהלים בכירים, סיפר אחד המנהלים כי בעת ביקור חולים אצל אחד מאנשיו הופתע לגלות על המקרר פתק תודה שכתב לו.
הוא לא שיער בנפשו עד כמה מכתב התודה השפיע עליו. לעומת זאת במקרה אחר, כאשר שלחו מכתב ברכה אחיד וזהה לכולם, התגלה כי כולם הושלכו לפח כלאחר יד.
יתרה מכך, המכתבים מגלמים גם תועלת רבה ביותר מבחינת עיצוב נורמות התנהגותיות ברחבי הארגון, מעבר להכרת תודה לעובד מסוים על עבודה שנעשתה היטב.
מנכ"לית פפסיקו היוצאת, אינדירה נואי, נהגה לשלוח 400 (!!) מכתבים אישיים מידי שנה, להורים ומשפחות העובדים. הרעיון נולד לאחר ביקורה בבית הוריה בהודו.
בזמן שישבה בסלון, החלו להופיע שכנים ומכרים לברך את הוריה על העבודה הנפלאה שעשו עם ביתם (בכל זאת מנכ"לית חברה אמריקאית מצליחה).
אלא שכל מי שהגיע, כלל לא התייחס אליה עצמה, אלא אל הוריה בלבד. נואי הבינה כמה גאווה ונחת הדבר מסב להוריה ואיזה חלק משמעותי יש להם בעשייה שלה.
עם חזרתה לארה"ב גמלה בליבה החלטה לשלוח מכתבי תודה להורים של עובדים עם התייחסות אישית לגבי התפקיד והאחריות שלוקח העובד על עצמו בחברה.
בתוך זמן קצר נפתח סכר של רגשות. לדברי נואי, הורים גאים החלו לכתוב לה בחזרה, העובדים התלהבו וציפו למכתבים אלו.
אם כן, האם אתם מוכנים להשתמש בכלי זה בארסנל התקשורת בארגון שלכם, ולהתחיל להעלות חיוכים גדולים על פניהם של עובדים? כך תוכלו להתחיל:
1 צרו פייפליין לשבחים:
מועמדים יכולים להגיע דרך המלצת מנהל ישיר, או אפילו דרך עובדים אחרים.
לפירגון של עובדים יש ערך רב ביצירת ערבות הדדית ושיתופי פעולה המקובלים בחברות כמו גוגל, זאפוס ועוד.
2 תכננו זמן קבוע ביומן אחת לשבוע:
הקדישו זמן לכתיבת המכתבים בכתב יד, שאכן צורכים זמן אך כתיבתם נדחית שוב ושוב בגלל העבודה והעמוס בשוטף.
3 הכול אישי:
ככל שהמכתב יותר פרסונלי ועוסק ב'למה', כלומר, מדוע העובד זוכה לתשבחות, כך המכתב יותר אפקטיבי. המכתב מעורר השראה ואותנטיות כאשר הכותב משקף את הבנתו והערכתו ביחס לסיבה שלשמה נכתב.
4 שליחת המכתב:
האימייל המהיר קורץ לנו תמיד. אבל תארו לעצמכם איזו התרגשות זו להורים או לבני-זוג ולילדים, לקבל מכתב תודה, שנשלח הביתה, המשבח את הבן או הבת או בן\בת-הזוג. הפכתם אותם לגיבורים בעיני משפחתם.
מכתב הכתוב בכתב-יד הינו מחזה נדיר במחוזותינו, ודווקא בכך טמון כוחו. בכל הנוגע למחוברות רגשית של עובדים לארגון, לעתים למחוות הקטנות יש השפעה גדולה.
לכן חשוב להעניק מקום וזמן לכתיבה בעט על נייר. הם בהחלט ראויים למקום בארגז הכלים שלכם בארגון.
הכותבת, מעין גנות, היא מרצה ומנחת סדנאות לפיתוח 'שחקני נשמה' ליצירת צמיחה ארגונית, בעלת מעל 15 שנות ניסיון בתפקידי ניהול, ליווי והקמה של יחידות עסקיות חדשות ביניהן לקסוס, כחברת הנהלה ושותפה להחדרת המותג לארץ תוך יצירת חווית לקוח ייחודית, מנהלת שותפים עסקיים במיקרוסופט תוך בניית מנועי צמיחה בשוק ה-IT ויועצת לחווית לקוח בחברת ייעוץ. maayan@innerstar.co.il
