מנהלת גיוס באמדוקס, הציגה את התהליך להטמעת מערכת גיוס חדשה של Success Factor, במסגרת כנס קהילות הגיוס 2012 שהתקיים אתמול (ב') בכפר המכביה ר"ג, בו השתתפו כ-350 חברי הקהילה.
אמדוקס תומכת בלמעלה מ-250 חברות תקשורת בעולם. ומספקת שירותים ב-60 מדינות, ובחברה מועסקים 20,000 עובדים (5,000 בארץ והשאר בארה"ב ובהודו). אמדוקס מגייסת מאות עובדים בשנה כאשר מדובר על גיוסים מורכבים של בעלי מקצועות טכנולוגיים: מהנדסי תוכנה, בודקי תוכנה, מנהלי פרויקטים, אנשי פיתוח ועוד.
בעבר עבדו באמדוקס עם פיצ'ר של אורקל אבל תהליך הגיוס היה 'בעייתי'. עבדו עם צוות Back-Office שעזר להתמודד עם 1,000 קורות חיים בחודש. תהליך הסינון היה איטי ויקר. התמודדו עם כפילויות ולא הצליחו לנהל מערך מתקדם ומסודר של ניהול מאגר מועמדים. עמדו בסיטואציות מביכות מול מנהלים מקצועיים בארגון.
שמו למטרה לשדרג את מערך הגיוס ולצורך כך בחרו בפתרון של Success Factor כתוכנת משאבי אנוש אינטגרטיבית. מהלך זה נועד לשרת את הסניף הישראלי בשלב הראשון ובעתיד הוא ישמש כפלטפורמת גיוס מרכזית באמדוקס העולמית.
המטרה הייתה ברורה: באמדוקס זקוקים לפתרון כמה שיותר מידי וכמה שיותר מתקדם בו בעת. רצו ממשק טכנולוגי מתקדם אבל גם מערכת גיוס פשוטה שתאפשר לכל מנהל בקבוצה לקחת חלק אקטיבי בתהליך הגיוס. במערכת החדשה, שתהליך ההטמעה שלה החל רק לפני 7 חודשים, לא רק המנהלים – גם המועמדים לוקחים חלק אקטיבי בתהליך הגיוס. המועמד מגיש את מועמדותו ישירות דרך הממשק מה שחוסך את עבודת הבק-אופיס שכללה איסוף קורות חיים מכתובות דוא"ל שונות, סריקה ומיון לפני משרות.
כעת, מרגע שהעובד ממלא את הטופס בעצמו – הוא בתהליך והוא יכול לראות שקורות החיים התקבלו, שנסגרה המשרה, שהוא במצב המתנה ועוד. אבל היתרון העיקרי של המערכת הזו, המאפשרת שיתוף במידע, הוא העובדה שכעת מנהלים יכולים לעבוד במקביל למחלקת הגיוס. כלומר מנהל מקצועי יכול לראות בכל זמן נתון כמה מועמדים יש לו, מי עבר איזה תהליך, מה נכתב בחוות הדעת עליו, מה נאמר עליו בריאיון ממליצים ועוד. המנהל המגייס יכול להוסיף לעמוד המועמד את חוות דעתו ואת ההמלצות שלו במקביל. זהו כלי גיוס אינטראקטיבי שמאפשר את שיתוף הפעולה האופטימלי בין הגורמים השונים בארגון הלוקחים חלק בתהליך הגיוס.
המעבר למערכת גיוס טכנולוגית אפשרה לאמדוקס לעבור לשלב הבא בגיוסים והוא לפתוח בפני מועמד כמה משרות בו זמנית. בעבר זה נחשב לכפילות ויצר בלבול במערכת לכן לא אפשרו למועמד או לעובד בחברה להגיש מועמדותו לכמה משרות. כיום מועמד יכול להגיש מועמדות במקביל לכמה משרות וזה מגדיל את הסיכויים לקלוט מועמד טוב לתפקיד שמתאים לו. יש את היכולת להצליב נתונים כך שהוא למעשה יגיע לריאיון עבודה במחלקת HR רק פעם אחד ויקבל הצעת שכר פעם אחת בלבד. בצורה הזו, מנהל מקצועי אחד יכול לראות מה כתבו על מועמד מנהלים מקצועיים אחרים, להיעזר בחוות הדעת שלהם וכמובן לבדוק את הסטאטוס שלו (האם הוא עדיין מועמד או שהוא התקבל למשרה אחרת באמדוקס או בארגון אחר). השקיפות הזו מאפשרת למנהלים המגייסים לפעול בצורה עצמאית ואקטיבית לאורך כל התהליך.
ההשקעה של הטמעת המערכת כבר הוכיחה את עצמה כי ביטלו שירותי הבק-אופיס, מה שהוביל לחיסכון של כמה משכורות של עובדות מיקור חוץ בחודש. בנוסף, משיחות שקיימנו עם מנהלים ורכזות הגיוס קיבלנו פידבקים חיוביים. אנשים בארגון התחברו למערכת והבינו את הערך המוסף שלה. כמובן שאת התהליך הזה ניהלו תוך דגש על ההיבט הפסיכולוגי של שינוי שיטת עבודה. לא הנחיתו את המערכת החדשה אלא קיימו מפגשי הסברה והדרכה. רצו שאנשים יבינו ויקבלו את השינוי.
שאלה: האם לא חששתם מירידה במספר המועמדים בעקבות המעבר לפלטפורמת "עשה זאת בעצמך" בה המועמד בעצם אחראי לעדכן קורות חיים?
תשובה: כן, חששנו. לכן דאגנו לאפיין את הממשק בצורה כזו שהוא יהיה כל כך קל, הגיוני וידידותי למשתמש. כיום יש לנו 15,000 קורות חיים מנוהלים במאגר ועד היום נוהלו באמצעותו 411 משרות. כך שבסופו של דבר, אנו זוכים להיענות מצד המועמדים ואנחנו אכן רואים הגשת מועמדויות כפולות או מרובות כלומר המועמדים על העובדה שהם יכולים להגיש מועמדות למספר תפקידים בו זמנית כך שלמעשה המערכת עונה על הצרכים האמתיים שלהם.
שאלה: מה השלב הבא בפיתוח תהליך הגיוס?
תשובה: חסרים לנו פיצ'רים חשובים כמו קרדיט לחברות ההשמה וקרדיט לעובדים (במקרים של חבר מביא חבר) ולכן אנחנו עובדים כיום על הקרדיטים בצורה ידנית במקביל לממשק. בחזון שלנו, הממשק אמור לבצע את תהליך מתן הקרדיטים באופן אוטומטי. בנוסף, יש לנו שלאונים ומבחנים רבים ומגוונים למועמדים (מבחני אינטלנציה, מבחני התאמה לתפקידים טכנולוגיים ספציפיים), בעתיד מערכת הגיוס תיתן מענה אוטומטי גם לנושא המבחנים והמבדקים הללו כך שיהיה לנו קל יותר להעביר אותם ולנהל את הנתונים שמתקבלים באמצעותם בצורה מושכלת.
