מור סלע, שותף במכון לעבודה מרחוק
נכתב על ידי: מור סלע.
שותף במכון לעבודה מרחוק (Remote Work Institute) העוזר לארגונים לנצל את יתרונות העבודה מרחוק ולהתמודד עם הקשיים הכרוכים בכך.
המעבר לעבודה מרחוק שנכפה עלינו השנה לימד אותנו מספר לקחים חשובים:
1 עבודה מרחוק – ובמיוחד עבודה מהבית – יוצרת אתגרים רבים גם לעובדים וגם למנהלים שלהם.
2 למרות הקשיים, רוב העובדים מעדיפים לעבוד מרחוק לפחות יום בשבוע.
3 אם עושים זאת נכון, עבודה מרחוק יכולה להיות יעילה ואפקטיבית.
אחת הסוגיות המרכזיות שמעסיקות מנהלים בהקשר של עבודה מרחוק הינה: אם אנחנו לא רואים את העובדים, איך נדע שהם באמת עובדים.
האמת היא, שגם כשאנחנו רואים את העובדים אנחנו לא באמת יודעים עד כמה הם אפקטיביים.
גם כשכולם במשרד, על המנהל להתמקד בתפוקות העובדים במקום בפעילות הנראית לעיין ושעות העבודה. אבל ללא ספק, הריחוק הפיזי בהחלט מוסיף לבעיית הניהול ומדידת הביצועים.
להלן מספר צעדים חשובים שמנהלים יכולים לנקוט בכדי לשפר את ביצועי העובדים מרחוק ולמדוד אותם:
1 קביעת ציפיות ותקשורת:
קביעת הציפיות ותקשורן באופן ברור, מסייעת לבסס את האמון הנדרש כדי להפוך עבודה מרחוק להצלחה, הן עבור העובדים והן עבור המנהלים.
ישנם מגוון אמצעים שמאפשרים לתקשר (וידאו, שיחה, מסרון, מייל, או באמצעות כלי קולבורציה כגון Slack) ולכל אחד מהאמצעים יש יתרונות וחסרונות משלו.
כמו כן, אנשים שונים מעדיפים לתקשר באופן שונה. על מנת שנוכל לתקשר באופן קבוע אך ביעילות, חשוב להגדיר מראש את המינון הנכון של כל אחד מאמצעי התקשורת.
העברת יעדים ועדכונים בצורה ברורה ורציפה תעזור להקל על המתחים בקרב הצוות ולהגדיל את הפיריון.
2 מחוברות ומוטיבציה:
עבור עובדים מרוחקים, אינטראקציות יכולות לקבוע את רמת המעורבות שלהם, מה שמשפיע לרוב על הביצועים.
יש תחושת אחריות מוגברת להשגת מטרה כאשר העובדים יכולים להבין כיצד המאמצים האישיים שלהם משפיעים על הצלחת הארגון בו הם עובדים.
מפגשים וירטואליים יומיים (קצרים) הם אידיאליים להחזקת חברי הצוות מחוברים ולהענקת תמיכה קבועה זה לזה.
חשוב גם לקיים מפגשים שבועיים ברמת החברה כולה, כדי לעדכן את העובדים לגבי סדרי העדיפויות של הארגון ישירות מהנהגת החברה.
תקשורת כזו מסייעת לעובדים מרוחקים לראות את התמונה הגדולה ולשפר משמעותית את הביצועים שלהם.
3 אמון:
אמון במקום העבודה הוא אלמנט בסיסי במיצוי פוטנציאל הביצועים של עובדים מרחוק. עובדים צריכים לדעת שהמנהלים שלהם מבינים אותם ומעוניינים בטובתם.
והמנהלים לעומת זאת צריכים להיות מודעים לכישרונותיהם של עובדים מרוחקים כדי להקצות תפקידים בהתאם.
חשוב להבין כיצד לחזק קשרים עם עובדים מרוחקים, להתאים אישית את הגישה שלך לניהולם ולעזור להם להשיג את הביצועים הטובים ביותר שלהם באופן רציף.
שיחות וידאו של אחד על אחד יכולות לעזור לבנות מערכת יחסים איתנה עם צוות מרוחק ולבנות אמון משני הצדדים.
גישת המוצא שלך כמנהל היא שהעובדים שלך עושים כמיטב יכולתם להשלים את המשימות שלהם ולעמוד ביעדים שלהם.
4 השקיעו בכלים הנכונים:
השימוש בכלים הנכונים הוא חלק חשוב מכל תרבות עבודה, אך עבודה מרחוק הופכת את הכלים הללו לקריטיים.
ישנם מספר כלים מודרניים לניהול ביצועים (כגון ASANA, MONDAY, ועוד) המאפשרים לעובד ולמנהל לתקשר באופן שוטף ומובנה, כולל הצבת יעדים תקופתיים, הגדרת משימות, דיווח של העובד על המיקוד שלו, סטטוס המשימות שלו, וההצלחות שלו.
כמו כן, כלים אלו מאפשרים למנהל לספק הדרכה ומשובים שוטפים, לתעד פגישות תקופתיות ולבסוף לבצע הערכת ביצועים מבוססת ושיטתית.
הטמעת הכלים והשיטות דורשת השקעה מהעובדים והמנהלים ולכן חשוב שהם יהיו מותאמים באופן המיטבי לצרכי הארגון ולתרבות הארגונית.
5 מדידת ביצועים:
"מה שלא ניתן למדוד לא ניתן לנהל" (פיטר דרוקר). מדידת הפריון של העובדים מרחוק הכרחית כדי לסייע בקבלת החלטות מנהלים מבוססות נתונים.
רוב כלי ניהול הביצועים מספקים מידע רב על התפוקות בחתכים שונים. עם זאת, בהרבה מקרים ערכים כמותיים עשויים להיות פחות רלוונטיים למדידת הפריון של עבודת הידע.
כדי שהמדידה תהיה אפקטיבית, היא חייבת להיעשות באופן משמעותי לעסק ולא להתמקד בשיפוטיות כלפי העובדים.
מעל לכול, זכרו שכל עבודה היא שונה. עליכם להתאים את הכלים ושיטות המדידה שלכם באופן קבוע כדי להבטיח שאתם מודדים את התפוקות הנכונות ביותר.
