כל מנהל משאבי אנוש בכל ארגון מבין עד כמה חשוב להכשיר את העובדים באופן שוטף ורצוף, במסגרת הכשרה מתמשכת. יש לכך חשיבות לא רק עבור העובדים עצמם שרוצים להתקדם ולהתפתח אלא גם לצמיחת החברה ולשמירה על יתרונותיה התחרותיים.
לאור מציאות השווקים המשתנה כל הזמן, יש לעדכן את העובדים באופן שוטף בהתפתחויות בתחום שלהם, כדי לאפשר להם להיות עם האצבע על הדופק של התעשייה בה הם עובדים וכדי להפיק תוצאות תחרותיות עבור החברה.
השאלה הגדולה היא איך ניתן לעקוב אחר ההתקדמות של כל אחד מהעובדים. כבר לפני פרוץ משבר הקורונה דובר רבות על למידה בכל זמן ומכל מקום, כלומר לא בכיתה בלמידה פרונטלית.
אבל כעת, הלמידה כולה מתבצעת מהבית ובשעות שהעובדים בוחרים להקדישן ללמידה. גם במקרים בהם יש צורך בלמידה במסגרת כיתתית, הלמידה עוברת יותר ויותר לזום. כלומר ההכשרה מתבצעת מהבית.
המשמעות היא שהמעקב אחר ההתקדמות של כל אחד מהעובדים הופך יותר ויותר מורכב ומסובך. כאן נכנסת לתמונה הטכנולוגיה.
יש פלטפורמות של תוכנות הדרכה, שמשמשות בטקטיקות שונות, לא רק לצורך ביצוע תוכניות הכשרת עובדים אלא גם כדי לעקוב אחר ההתקדמות של כל עובד.
כדי להשתמש בכלי מעקב אחר התקדמות העובדים, כדאי להכין מסלול התקדמות (מפת דרכים) למעקב אחר ההתקדמות של העובדים בהכשרה, ולתכנן מנגנון למעקב מדויק.
על הפלטפורמה לסייע למנהל משאבי האנוש לקבל מידע שמגיע מעשרות ומאות עובדים שעוברים תוכנית למידה כזו או אחרת באופן שוטף, ובה בעת מאפשרת רמה מסוימת של אוטומציה שהופכת את המעקב לקל יותר.
ארגונים עתירי תקציב יכולים אמנם לפתח פלטפורמות מפוארות עתירות ידע. אבל אין זה אומר שארגונים קטנים יותר, בעלי פחות תקציב לא יכולים לבצע מעקב טוב באותה מידה.
לארגונים שהתקציב שלהם לא מאפשר להם לפתח או לרכוש פלטפורמות מאוד משוכללות, מומלץ לעקוב אחר ההתקדמות על ידי רישום הפעילות בפועל (בגיליונות אלקטרוניים למשל).
ניתן ליצור שורה עבור כל עובד שנמצא בהדרכה ולרשום בה את כל הנתונים הקשורים להדרכה שלו, לרבות שם הקורס המדויק, כמה זמן הוא אמר להמשך, איזו מיומנות הוא מקנה וכל מידע נוסף שהינו חשוב בנושא זה.
לאחר שיש כלי יעיל למעקב אחר הנתונים שנאספים במהלך ההדרכה, יש לתכנן ולהקים שיטה כלשהי של מבחנים לביקורת ביצועים.
ממש כמו בכיתה רגילה שבה המורים עושים מבחנים לצורך בדיקות שנועדו להבין מהן נקודות החוזק והתורפה של התלמידים, כך ניתן להקים מערכת בחינות שתאפר למנהל משאבי האנוש להבין מהי באמת ההתקדמות המדוייקת של העובדים, מהן נקודות החוזק שלהם ומהן נקודות החולשה, מה מעכב את ההתקדמות שלהם וכו. כל עוד מקימים נוהל סקירת ביצועים, ניתן להעריך את כל העובדים על אותו בסיס ועם רמת דיוק גבוהה למדי.
דרך בטוחה נוספת לעקוב אחר הצלחת תוכניות ההכשרה לעובדים היא לאסוף ביקורות מהמדריכים שלהם ומהעובדים עצמם.
המדריכים יודעים היטב איך כל עובד מתקדם בקורס, והם גם יודעים איך בנויה התוכנית ואם יש שינויים כלשהם שיש לבצע כדי להתאים אותה לסוג ההכשרה הנדרש ולכל עובד ספציפי.
ולבסוף, כדאי וחשוב לבקש חוות דעת מהעובדים שעוברים את ההכשרה. יתכן שחלק מתוכניות ההכשרה אינן התוכניות המתאימות ביותר לחברה, או שהן דורשות כוונון. חוות הדעת של העובדים יכולות לסייע רבות בכך.
