האם להציב את הדוא"ל שלך תחת שליטה מרגיש לך כמו מאבק? דע כי יש הרבה דרכים להפוך את תיבת הדואר הנכנס לפרודוקטיבי במקום שירגיש כמו מטלה שלעולם אין לה סוף.
אימייל הוא עבודה אמיתית שלוקחת זמן באמת. אתה לא יכול להתחיל לנהל את הדוא"ל ביעילות עד שתתחיל לפנות לכך קצת זמן בלוח הזמנים שלך כדי לעבד את זה. ברגע שתהיה מוכן להקדיש קצת זמן כדי לארגן את תיבת הדואר הנכנס שלך, אז היא תהיה תחת שליטתך.
לבצע מיון וסדר עדיפות
הגדרת כלים לניהול תיבת הדואר הנכנס שלך לפני שאתה אפילו פותח הודעות דוא"ל בודדות, תסייע לך לעבור דרכם במהירות וביעילות.
ראשית, יש להחיל מסננים על האימיילים שמגיעים: עלונים, הודעות והתראות לא צריכים להיכנס לתיבת הדואר הנכנס שלך. במקום זה, השתמש במסנן כדי לשלוח אותם לתיקייה או לתיקיות משלהם לקריאה במועד מאוחר יותר. כדי שלא תצטרך לפתוח הודעות דוא"ל אוטומטיות מחברות אליהן נרשמת, השתמש בכלים כגון unroll.me כדי להסיר את עצמך מרשימות דיוור.
לאחר מכן, התחל לתעדף את מה שנשאר. אם זה לוקח פחות משתי דקות לנקוט פעולה – כגון תשובה מהירה או בדיקת קובץ – עשה זאת מיד. אם זה לוקח יותר משתי דקות כדי לנקוט פעולה על הודעת דוא"ל, שים את זה ברשימת המטלות שלך.
לבצע אוטומציה של כל מה שאתה יכול
כלים משולבים ופיצ'רים בתוכנת הדוא"ל יכולים לעזור לך לחסוך זמן נוסף בניהול חלק מהדוא"ל שלך. כגון: 'תגובות משוערות' (Canned Responses) של Gmail, שבאפשרותך להפעיל ב- Labs. תשובות אוטומטיות אלו מתוך תבניות מוכנות מראש, חוסכות ממך להקליד את אותן הודעות שוב ושוב.
כלי נחמד שמסדר את הדוא"ל הוא Spamdrain, אשר לומד מהעדפותיך על הודעות דוא"ל שאתה חושב שהן הודעות זבל. כלי נוסף שמסייע לארגון הדוא"ל הוא Throttle, המאפשר לך לחסום את הגישה לתיבת הדוא"ל הנכנס שלך לדיוור המוני כגון ידיעונים והתראות של מדיה חברתית שאתה בוחר מראש.
להחליט מתי להשתמש בדוא"ל
רבים משתמשים בדוא"ל כדי להסתתר משיחות ישירות או כדי לעכב קבלת החלטות – אבל זה רק הופך את תיבת הדואר הנכנס לאפילו יותר גרועה, כך אומרים מומחים. יש לחשוב על מתי כדאי להשתמש בדוא"ל – וחשוב יותר, מתי לא להשתמש בו כאשר אתם לא צריכים. כשמדובר בשחה עם הצוות, בניהול או ביצוע פרויקט או בתקשורת עם לקוח כדאי להתרחק מהדוא"ל ולבחור בשיחה מתמשכת או דיון מפורט.
אז איך צריך לתקשר? אפשר להשתמש בסמלים כדי לסמן נקודות ספציפיות או משימות, כגון בפלטפורמה לחיפוש אשר עושה את זה כל כך פשוט בהתייחסות חזרה לחלקים הקודמים של השיחה. אם הצוות שלך משתמש במערכת לניהול פרויקטים כגון: Basecamp או Asana, תוכלו להעביר דיונים הקשורים לפרויקט לפלטפורמה זו. וכמובן, שיחות טלפון ודיונים של פנים אל פנים עדיין חשובים. לפעמים שיחת טלפון של שתי דקות יכולה לחסוך מלבלות את הזמן שלכם בקריאת שרשור דוא"ל ארוך ומתסכל.
