שלב הראיונות בתהליך המיון יכול להיות שלב שמתבצע ביעילות מבחינת חסכון בזמנו של המועמד ויחס חיובי כלפי כל מועמד, או שהוא יכול להפוך לסיוט עבור המועמד וליתר דיוק, עבור רוב המועמדים.
מנהלי משאבי האנוש, מנהלי הגיוס ורכזי הגיוס הם אלה שבהם תלויה חווית המועמד במהלך הראיונות ולאחריהם, ולכן בהם תלויה חוות הדעת הכוללת שתהיה למועמד על הארגון בעתיד.
המועמדים הם אלה שתלויה בהם התשובה לשאלה האם לחברה יהיה מותג מעסיק חיובי שמאפשר למשוך יותר בקלות מועמדים טובים, או האם מועמדים פוטנציאלים (אחרים) יירתעו מהחברה בגלל חוות דעת שליליות שהן שמעו עליה ולמעשה יגיעו לראיונות רק אלה שאין להם ברירה אחרת.
מדוע? משום שהפרטים הקטנים ביחס למועמד הם אלה שקובעים את חווית המועמד שלו. הפרטים הקטנים הם אלה שבהם תלוי האם זו חווית מועמד חיובי או שלילית.
בהתאם לחווית המועמד של אותו מועמד הוא גם יעביר הלאה את חוות הדעת על החברה. ושמועות על מעסיק גרוע עוברות מהר מאוד.
המועמדים הם אלה שלאחר תום תהליך המיון משדרים את חוות דעתם על הארגון למועמדים פוטנציאלים אחרים.
לדברי פאול, "לעיתים שוכחים את המועמדים. הם מגיעים לפגישה שנייה עם רכזת הגיוס ולאחר מכן לפגישה שלישית עם מנהלת משאבי אנוש ואחר כך קוראים לו לפגישה רביעית עם המנהל המקצועי וכך הוא מגיע לפחות ארבע פעמים לארגון.
במקום זה, אפשר לחסוך לו זמן. אפשר לתאם את הפגישה עם רכזת הגיוס ועם מנהלת משאבי האנוש לאותו יום.
ואם מדובר במועמד שמאוד מעוניינים בו אפשר גם לתאם את הפגישה עם המנהל המקצועי לאותו יום.
פאול מדגיש, אני לא אומר שצריך לסיים את כל ההליך בפעם אחת. עדיף שהמועמד יגיע פעמיים.
כי בפעם השנייה הוא מגיע יותר נינוח וגם מבחינת המעסיק, בפגישה השנייה רואים פעמים רבות דברים שלא יתן היה לראות בפגישה הראשונה.
אבל הרעיון הוא לקצר את התהלכים ולא להביא מועמדים ארבע פעמים כל פעם למשהו אחר.
למועמדים יש כיום הרבה מאוד אופציות. העובדה שהמעסיק הוא זה שמראיין לא צריכה לגרום למנהלי משאבי האנוש לשכוח שהמעסיק זקוק לעובדים ולא יכול בלעדיהם.
לאחר שהסתיימו שלבי הראיונות והארגון החליט על מועמד מסוים שאותו רוצים לגייס מגיע השלב של סגירת החוזה.
בארגונים רבים, בשלב הזה שולחים למועמד את החוזה באימייל לקראת כניסתו לעבודה, מודיעים לו שרוצים להתקדם איתו, שולחים לו עותק ראשון של חוזה העסקה ומבקשים ממנו לקרוא אותו ולשלוח הערות.
לדברי פאול, ברגע שמבקשים מהמועמד לשלוח הערות, זה מזמין סוג של עימות.
כלומר, זה כבר לא אווירה של שני הצדדים שהולכים יחד לקראת אותה מטרה אלא שני צדדים בעלי אינטרסים מנוגדים.
המועמד רוצה לקבל כמה שיותר תנאים מיטיבים והארגון צריך לשמור על מסגרת תקציב.
לכן, לדברי פאול, עדיף בשלב הזה לנהל שיחה עם המועמד לאחר שנשלח אליו החוזה הכתוב.
לדוגמה, באימייל שבו שולחים לו את החוזה, מנהלת משאבי האנוש יכולה לרשום על גוף האימייל או לומר לו טלפונית:
אם יהיו לך שאלות לאחר קריאת החוזה, תתקשר אלי, דבר איתי ואגיד לך מה אנחנו יכולים לעשות, ובהתאם למה שנסכם נשלח לך עותק מעודכן.
