המעבר של מחלקות משאבי האנוש לדיגיטל הוא לא רק סיסמה או יעד ערטילאי. זהו צורך אמיתי לניהול המשאב האנושי.
ארגון שלא יאמץ טכנולוגיות שיעמדו לרשות מנהלי משאבי האנוש ישאר הרחק מאחור בכל הקשור למיקסום הכישרונות ובעלי המיומנויות שלו.
מנהלי משאבי האנוש אינם צריכים לחשוש מפני הכנסת הטכנולוגיה. גם מנהלי משאבי האנוש שהם טכנופובים גמורים, יכולים להשתמש בתוכנות שפועלות כשירות (SaaS) בדומה לתיבת הדואר האלקטרוני ג'ימייל.
כלומר, על מנהל משאבי האנוש רק למלא את השורות המתאימות ולכתוב בכתב רגיל, כדי שהדברים שהוא כותב יקלטו באופן אוטומטי במערכות הטכנולוגיות שהוא לא צריך להשתמש בהן בעצמו.
בנוסף לממשק ה-SaaS, יש פלטפורמות תוכנה שמהוות (ומאפשרות) להפעיל את ליבת הפעילות של משאבי אנוש. מערכות אלה הן חדשניות, מבוססות ענן ומספקות לחברות פתרון מקצה לקצה לניהול הון אנושי.
מדובר בפתרון שכולל תהליכי משאבי אנוש, שכר, ניהול כישרונות וניהול כוח אדם. קבוצות המוצרים העיקריות של מערכות אלה כוללות בדרך כלל יותר מ-20 מודולים בהם, הכנה לקראת פרישה, גיוס עובדים, הכשרה כולל אי-לרנינג, שכר ושכר עידוד, תגמול שעות מוספות, מעקב אחר זמן העבודה של העובד מביתו או במשרד, הטבות המגיעות לעובדים, ניהול ביצועים ואחרים.
המטרה העיקרית של מערכות מסוג זה היא להעצים את מנהלי משאבי האנוש בקבלת החלטות מהירות וחכמות יותר, תוך שיפור יעילות החברה ומחוברות העובדים, על ידי יעול התפעול של עבודת משאבי אנוש ואופטימיזציה של ניהול כוח אדם והוצאות.
מדובר במערכות שמבטיחות אינטגרציה מאוחדת עם פיננסיים, חווית לקוח ותוכנות לניהול שרשרת אספקה.
התצורה של מערכות מסוג זה מאפשרת לחברות המשתמשות בהן, יותר זריזות ארגונית ומרחב פעולה כדי לוודא שיש מתאם גבוה בין פעילויות משאבי אנוש ליעדי החברה.
היתרונות העסקיים של מערכות תוכנה מסוג זה מקבלים ביטוי בשלושה תחומים עיקריים:
1 טרנספורמציה של הפעילות העסקית.
2 הנעת מחלקת משאבי האנוש בכיוון של זריזות עסקית.
3 שיפור חווית העובדים.
אשר לתוצאות העסקיות, מתברר כי ארגונים שמשתמשים במערכות תוכנה מסוג זה, שמטפלות בפעילות הליבה באופן משולב, מדווחים על שיפור של יותר מ-60 אחוזים בפריון.
יתרה מכך, השימוש במערוכת מסוג זה מאפשר לארגונים להפיק דו"חות ספציפיים במהירות הגבוהה ב-95 אחוזים ודוחות שכר והטבות במהירות הגבוהה בכ-80 אחוזים.
ניתן להרחיב את המערכות הללו על ידי הוספת תוספים, כלומר תוכנות שנועדו להרחיב את המערכת המקורית בלי לשנות אותה (כמו לגו), ובאותה דרך ניתן גם להוסיף פונקציונליות ופתרונות חדשים שעוזרים להגביר את היכולות של המערכת העיקרית.
התוספים מאפשרים לשפר את הפעילות המקורית של התוכנה. הם מתמודדים עם צרכים ספציפיים של מנהלי משאבי האנוש, שלא נקלחו בחשבון או שלא יכלו להיות צפויים כאשר תוכננה מערכת הליבה המקורית.
תוספים אלה הם פופולריים ביותר ונדרשים בסביבה המחשובית המהירה שארגונים חיים בה כיום, משום שהם נועדו להתאים את המערכת לצרכים הספציפיים של כל ארגון.
לדוגמה, מנהלי משאבי אנוש שרוצים להתאים את המערכת לתהליכי משאבי האנוש שלהם לצורך הגברת שיעורי מחוברות העובדים תוך מיקוד רב יותר, יצטרכו לבדוק כמה תוספים שמטפלים בכך באופן ספציפי.
דוגמה נוספת היא תוסף שמאפשר לטפל במשוב מובנה של עובדים, סקרים ואפשרויות תקשורת פנימית.
