אוטומציה בתהליכי משאבי אנוש יכולה לשפר משמעותית את היעילות והדיוק בביצוע של מנהלי משאבי האנוש כמו גם את שביעות רצון העובדים.
מינוף הטכנולוגיה מאפשר למנהלי משאבי אנוש לייעל פונקציות שונות, לצמצם משימות ידניות ולהתמקד ביוזמות אסטרטגיות.
במילים אחרות, אוטומציה בתהליכי משאבי אנוש מציעה יתרונות משמעותיים למנהלי משאבי האנוש.
מינוף מערכות אוטומטיות – לגיוס עובדים חדשים והשתלבותם בעת קליטתם בחברה, לניהול נתוני עובדים, לניהול שכר והטבות, לניהול ביצועים, ללמידה ופיתוח, למעקב אחר ציות לדיני עבודה ולמחוברות עובדים – מאפשר למנהלי משאבי אנוש להתמקד ביוזמות אסטרטגיות ולהניע הצלחה ארגונית.
אימוץ האוטומציה לא רק מפחית את הנטל האדמיניסטרטיבי על מנהלי משאבי האנוש, אלא גם גם משפר את האפקטיביות והזריזות הכוללת של צוות משאבי האנוש.
להלן 13 דרכים לשימוש באוטומציה כדי לשפר את תהליכי מחלקת משאבי האנוש:
1 מערכות אוטומטיות למעקב אחר מועמדים:
הטמעת מערכות אוטומטיות למעקב אחר מועמדים יכול להפוך את כל תהליך הגיוס לאוטומטי.
מערכות אלו יכולות לטפל בפרסומי דרושים, הקרנות קורות חיים, תזמון ראיונות ותקשורת עם מועמדים.
מערכות אלה מצמצמות את הזמן והמאמץ הנדרשים עבור משימות ידניות ומסייעות בזיהוי המועמדים הטובים ביותר במהירות.
2 אוטומציה לקליטת עובדים:
יש להשתמש בתוכנת ההטמעה כדי להפוך את תהליך ההתמצאות של עובד חדש לאוטומטי.
מערכות אוטומטיות יכולות לנהל את הניירת, לספק גישה לחומרי הדרכה ולהגדיר חשבונות IT נחוצים.
זה מבטיח חווית השתלבות חלקה ויעילה, הפחתת הנטל האדמיניסטרטיבי על צוות משאבי האנוש ומאפשר לעובדים חדשים להיות פרודוקטיביים, מהר יותר.
3 פורטלים לשירות עצמי:
יש להטמיע פורטלי משאבי אנוש בשירות עצמי שבאמצעותם העובדים יכולים לעדכן את המידע האישי שלהם, לגשת לתלושי השכר, לבקש חופשה ולנהל הטבות.
פורטלים אלה בשירות עצמי מסייעים להפחית את עומס העבודה הניהולי על צוותי משאבי אנוש ומאפשרים לעובדים לנהל את הנתונים שלהם ביעילות.
4 שילוב נתונים אוטומטי:
יש להשתמש בכלי אוטומציה כדי לשלב נתונים בין מערכות משאבי אנוש שונות לרבות שכר, הטבות וניהול ביצועים.
זה מבטיח עקביות נתונים, מפחית שגיאות ומספק תצוגה הוליסטית של מידע על העובדים.
5 ניהול הטבות:
יש להשתמש בתוכנת ניהול הטבות כדי להפוך את הרישום והניהול של הטבות לעובדים לאוטומטיים.
מערכות אלו יכולות לטפל בבחירת הטבות, מעקב אחר זכאות ותקשורת עם ספקי הטבות, ולפשט את התהליך הן עבור משאבי אנוש והן עבור העובדים.
6 הערכות ביצועים אוטומטיות:
יש להטמיע תוכנת ניהול ביצועים כדי להפוך את תהליך ההערכה לאוטומטי.
מערכות אלו יכולות לתזמן ביקורות, לשלוח תזכורות, לאסוף משוב ולהפיק דוחות ביצועים. זה מייעל את תהליך ההערכה ומבטיח הערכות בזמן באופן עקבי.
7 מערכות משוב רציף:
יש להשתמש בכלים המאפשרים משוב רציף ומעקב אחר ביצועים בזמן אמת.
מערכות אוטומטיות יכולות לאפשר שיחות התעדכנות קבועות, להגדיר יעדים ולבצע מעקב אחר התקדמות העובד. כמו כן הן מטפחות תרבות ארגונית של שיפור ופיתוח מתמשכים.
8 מערכות ניהול למידה:
יש להטמיע אוטומציה של תוכניות הדרכה ופיתוח מקצועי באמצעות מערכות ניהול הלמידה.
מערכות אלו יכולות לנהל את ההרשמות לקורסים, לעקוב אחר שיעורי ההשלמה ולספק גישה לחומרי הדרכה.
תזכורות והתראות אוטומטיות מבטיחות שהעובדים יישארו במסלול יעדי הלמידה שלהם.
9 מסלולי למידה מותאמים אישית:
יש להשתמש באוטומציה כדי ליצור מסלולי למידה מותאמים אישית המבוססים על התפקידים, הכישורים ושאיפות הקריירה של העובדים.
מערכות אוטומטיות יכולות להמליץ על קורסים ומשאבים המותאמים לצרכי הפיתוח האישיים, ולשפר את האפקטיביות של תוכניות הכשרה.
10 מעקב תאימות אוטומטי:
יש להשתמש באוטומציה כדי לפקח ולהבטיח עמידה בדיני העבודה, תקנות הבריאות והבטיחות ומדיניות החברה.
מערכות אוטומטיות יכולות לעקוב אחר הסמכות נדרשות, לנהל הדרכות תאימות ולהפיק דו"חות לביקורת.
11 ניתוח ודיווח מתקדמים:
יש להטמיע כלים טכנולוגיים לניתוח משאבי האנוש כדי להפוך את הפקת הדו"חות והדשבורדים לאוטומטיים.
כלים אלה יכולים לספק תובנות לגבי מגמות כוח אדם, שיעורי תחלופה ומדדי משאבי אנוש מרכזיים אחרים, המאפשרים קבלת החלטות מונחית נתונים.
12 סקרים ומשוב אוטומטיים:
יש להשתמש בכלי סקרים אוטומטיים כדי לאסוף באופן קבוע משוב מעובדים על היבטים שונים של חווית העובד שלהם.
כלים אלה יכולים לנתח תגובות ולספק תובנות מעשיות לשיפור שביעות רצון ומעורבות העובדים.
13 פלטפורמות תקשורת:
יש להטמיע פלטפורמות תקשורת אוטומטיות המאפשרות הודעות, עדכוני מדיניות ותקשורת פנימית.
פלטפורמות אלו יכולות להבטיח שמידע חשוב יגיע לכל העובדים במהירות וביעילות.
