יום גיבוש לעובדים
על מנת ליישם פעילות התנדבותית בארגון, בה העובדים ייצאו לפעילויות התנדבותיות שונות כגון: צביעת בתים בשכונות מצוקה, סיוע לקשישים, איסוף מזון לנזקקים, ביקור בבתי חולים ובבתי אבות, וכו', יש לתכנן את הפעילות מראש, לתקצב אותה ולהיערך לה בהתאם.
ההיערכות לתכנית ההתנדבותית בארגון כוללת: בחירת אופי הפעילות, התקציב שייועד לפעילות, בחירת הצוותים שיצאו לפעילות, הכנה והפצת מידע פנימי וחיצוני בנושא, תכנון אסטרטגי של הפעילות והכל בהתאם לגודלו ומבנהו של הארגון, ניתן לנהל פעילויות אלו על ידי אדם אחד או צוות מנהלים ברשות מנהל בכיר.
לאחר בחירת תחום הפעילות ההתנדבותית, יש לבצע את תכנון הפעילות: התאמת הנושא לחזון ותרבות הארגון, הקצאת צוות מחויב ומיומן ולפעילות, בחירת מועדים לפעילות, ועדכון הצוותים.
על מנת להקנות לצוות העובדים את הרוח ההתנדבותית ולרתום אותם למשימה, חשוב לאפיין את ערכי הליבה של ההתנדבות ולהציגם לצוות.
לדעת מה מניע מתנדבים
חשוב להבין ולדעת מה מניע אדם להתנדב ולהעריך אם תוכלו לענות על הציפיות של המתנדבים. לדוגמה, אם המניע של העובד הוא להכיר אנשים מבוגרים שחיים בבית אבות ולשמוע את סיפור החיים שלהם, תצטרכו להבטיח שהפעילות בבית האבות תכלול פגישות ושיחות אחד על אחד עם החוסים. לעתים, אנשים לא יכולים לאתר בדיוק מדוע יש להם מוטיבציה לפעילות כלשהי, אז ייתכן שיהיה צורך לחפור קצת כדי לבדוק את גורמי ההנעה. המוטיבציה המקורית של מתנדב לפעילות אינה תמיד זהה לסיבת השהייה שלהם, ולכן תמיד כדאי לשאול מה מניע אותם להישאר. זה יעזור לכם להחליט בעתיד על פעילויות התנדבותיות נוספות.
ניהול המתנדבים באופן אקטיבי
על מנת לנהל את המתנדבים באופן אפקטיבי, עליכם להבין ולהסביר להם מדוע הארגון בחר בפעילות ההתנדבותית וכיצד הפעילות משתלבת עם ערכי החברה. חשוב להיות מחויבים למעורבות של המתנדבים ולהתאים את המתנדבים הנכונים לפעילות שמתאימות להם. בנוסף חשוב לעמוד לשירותם של המתנדבים כל הזמן ולענות על הצרכים שלהם ועל קשיים אפשריים בהתמודדות עם מצבים מסוימים שעשויים לצוץ, כגון: מראות קשים בשכונות מצוקה, עצב וצער שנגרמו מהתהליך וכו'.
מהי תוכנית ניהול מתנדבים?
תוכנית ניהול מתנדבים במקום היא הדרך להבטיח שהפעילות ההתנדבותית תבוצע בהצלחה ותשיג את מטרותיה. מדובר במערכת שמנהלת את תהליך ההתנדבות.
ניהול התנדבות אינו דורש מספר קבוע של מתנדבים. כמות הזמן שתידרש ממנהלי ההתנדבות בכל שלב, תהיה תלויה בסוג הפעילות ובמספר האנשים המעורבים. כמו כן, מידת ההסתמכות על מתנדבים על מנת לספק שירות, ללא תלות במספר, תשפיע על סוג וניהול ההתנדבות הנדרש. כך, למשל, ארגון שגייס עשרים מתנדבים לערב אחד לארוז מעטפות אינו זקוק לניהול זהה לזה של חמישה מתנדבים שיוצאים לחופשה בת שבוע עם ילדים בעלי צרכים מיוחדים.
כל ארגון מתנדב יכלול תוכנית לניהול מתנדבים המתאימה לצרכיו. התכנית צריכה להיות מפורטת מספיק כדי להסביר כיצד הפעילות תערך ומה היא תכלול. הצעדים הראשונים להתחלת העבודה לא פשוטים ולכן חשוב להיערך לכך בהתאם.
