חופשות מתוכננות, חגים, חופשות מחלה ושאר היעדרויות עולות כסף לארגון ואף לא מעט. על פי מחקר שערכה החברה לייעוץ ומחקר Mercer's, היעדרות של עובד מעבודה גורמת להפסדים ישירים ועקיפים הנמדדים בעשרות אחוזים מהוצאות השכר הקבועות.
מעסיקים חושבים שימי החופש שהעובדים לוקחים מדי פעם 'ללא תשלום', המקטינים את המשכורת החודשית, הם בגדר חיסכון וישנן חברות המעודדות או מאלצות עובדים לקחת ימי חופש ללא תשלום, כאמצעי לצמצום עלויות. אולם להיעדרויות של עובדים יש תמיד מחיר.
המחיר של היעדרות עובד מורכב מסעיף שניתן למדידה – דמי ביטוח בריאות, ימי חופש בתשלום והשלמת ימי עבודה מטעם המעסיק בחגים וערבי חג. אולם למשוואה מתווספים גורמים רבים אותם קשה לתמחר וביניהם: תלונות, טענות וחוסר שביעות רצון של לקוחות לנוכח העובדה שעובד ספציפי לא נמצא, עומס עבודה על עובדים אחרים, התיישנות מטלות שלא טופלו עם חזרתו של העובד, והפגיעה באיכות השירות בהיעדר כוח אדם באופן כללי.
העלות של היעדרות מעבודה
היעדרות של עובדים מובילה כאמור לעומסים ויש צורך לאשר לעובדים אחרים שעות נוספות באותם ימים או מאוחר יותר במהלך החודש מה שעלול לגרור הוצאה גדולה יותר (ראה משמעות תשלום שכר שעות נוספות במאמר הבא: משכורת גלובאלית לא מכסה שעות נוספות).
בנוסף, עובד שאינו מתייצב לעבודה מכל סיבה שהיא, פוגע באיכות השירות כאשר נושאים שהיו תחת טיפולו עוברים לידיים אחרות. דרוש לארגון זמן לחלק מחדש משימות ותחומי אחריות וכן ידע, ניסיון וקשרים, שהיו בידי העובד, אינם זמינים כעת לארגון. ובמספרים מתוך הסקר:
- העלות של היעדרות ממושכת של עובד מהעבודה הינה תוספת ממוצעת של 36% מגובה השכר שלו.
- עלות היעדרות קצרה בלתי מתוכננת, דוגמת יום מחלה, תקלה באוטו וכיו"ב, הינה 4.5%.
- עלות היעדרויות קצרות מתוכננות, לדוגמא חופשה שנתית, הינה 26.6%.
לעובדים ולמנהלים בארגון מגיע ליהנות מחופשות וחגים על פי דיני העבודה ולעתים אף מעבר לכך. כמו כן, ישנם מקרים לא מתוכננים ואילוצים של הרגע האחרון, שמונעים מהם להתייצב לעבודה. אולם, היד צריכה להיות פחות קלה על ההדק כשמאשרים חופשות, גם ואף בעיקר, בתקופות קשות, בהן החברה צריכה להדק את החגורה ולהשקיע את כל המאמצים בעבודה מקצועית, יסודית ומכוונת לקוח. כי היעדרויות עובדים בתקופות קשות הן הרות אסון מבחינה תפקודית וכלכלית.
פתרון להיעדרויות עובדים
אומנם אין פתרון קסם להיעדרות עובדים ממקום העבודה, אך ניתן לצמצם אותם בצורה משמעותית אם פועלים נכון:
אפשרו לעובדים לקחת חופש מתוכנן מראש. בארגונים בהם ניצול חופשה נתפס לא טוב כלפי חוץ או בארגון שכופה חופשה מאורגנת ללא אפשרות לקיחת חופשות על פי בחירת העובד – אחוז ההיעדרויות הלא מתוכננות (שהינן היקרות ביותר עבור הארגון) גדול יותר. יש ארגונים שמגדילים לעשות וכופים ניצול חופשות ע"י איסור צבירה של ימי חופש מעבר למכסה מסוימת.
אפשרו זמנים מוגדרים לביצוע סידורים. פעמים רבות 'התקלות' של עובדים שגורמות להיעדרויות נגרמות בגלל הצורך לבצע סידורים יום-יומיים שאין דרך אחרת לבצעם מחוץ לשעות הפעילות. על ידי הגדרת זמן מוגדר, בתיאום מראש, ניתן לחסוך את היעדרויות העובדים הלא מתוכננות וגם להטיב עם העובדים.
אפשרו דיווח חלקי של ימי היעדרות וצרו צורת התחשבנות מוגדרת עם העובדים. פעמים רבות היעדרות שיכולה להיות קצרה ולא לפגוע לחלוטין ביום העבודה נגררת לאיבוד יום עבודה מלא בגלל שלא ניתן לדווח על היעדרות חלקית או שדיווח כזה גורר בעיות (כפי שרואה זאת העובד) מצד הארגון.
תגמלו עובדים על פי מדד אי היעדרות מהעבודה. פעלו וידעו את העובדים כי אי היעדרות או עמידה במדד קבועה של אי היעדרות תזכה אותם בתגמול. עובד שיודע לדוגמה שיקבל תגמול או פרס בעל ערך נתפס גבוה אם לא יחמיץ את עבודתו ימעיט בהיעדרויות פיקטיביות. התגמול צריך להיות מדורג ולא תלוי בתחרות בין העובדים בשביל שלכל העובדים בכל רגע נתון יהיה אינטרס למנוע היעדרות אישית.
דאגו לבריאות העובד. היעדרויות רבות נגרמות בגלל בריאות לקוייה של העובדים,הפחתה של מספר ימי המחלה תצמצם באופן משמעותי את ההוצאה בעקבות היעדרויות עובדים. למידע נוסף ורעיונות שניתן ליישם בארגון לשיפור בריאות העובדים ראה גם: בריאות במקום העבודה.
הפחתה של היעדרויות עובדים ועמידה ביעדי הארגון צריכים להיות חלק מתוכנית כוללת בתחום הרווחה הארגונית שכן היעדרות עובדים בגלל מחלות ומחלות ילדים ניתנת לפתרון. בכנס רווחה ארגונית ושימור עובדים שייערך בשבוע הבא ניתן יהיה להיחשף למודלים שונים בתחום וכן ללמוד מניסיונם של מנהלי רווחה ומשאבי אנוש מארגונים שונים בישראל על פרויקטים בתחום הרווחה הארגונית שבוצעו בארגונים.
למידע נוסף והרשמה לכנס רווחה ארגונית – לחץ כאן!
