בתקופות של גיוס המוני, במיוחד בתחילת שנה חדשה כאשר עלו תובנות הגיוס מהשנה הקודמת, תהליכי קליטת העובדים צריכים להיות מדויקים ואידאלים אף יותר, כדי להבטיח שהעובדים החדשים שגויסו יישארו בארגון.
מה תפקידם של אנשי משאבי אנוש ואנשי גיוס בתהליך הקליטה על העובדים החדשים? ישנם מספר אלמנטים שצריך לקחת בחשבון:
היום הראשון צריך לעבור בצורה חלקה
היום הראשון הוא הכי חשוב בתהליך קליטת העובד החדש. כמו שאומר המשפט הידוע: "אין הזדמנות שניה לרושם ראשוני" – הרושם שיקבל העובד החדש על הארגון ביום הראשון הוא זה שיתקבע אצלו לאורך כל הדרך, ולכן הימים הראשונים הם קריטיים. את תהליך קליטת העובד – הניירת, הטפסים, החתימות, המידע לעובד החדש, הצבתו במשרד, היכרותו אם אנשי המפתח ואפילו היכרות עם המשרדים, פינות הקפה, חדרי השירותים וכו' – כל אלו צריכים להתבצע במהירות וביעילות. הרעיון הוא שהעובד יוכל לשבת במשרדו ולהתחיל ללמוד את עבודתו כמה שיותר מהר, כדי שירגיש חלק מהארגון ולא גורם זר.
בסקר שנערך בקרב 4,000 עובדי משרדים נמצא, כי כמעט 4 מתוך 10 (39%) מהמשיבים הודו כי יש בעיה בעת תחילת עבודה חדשה, בין ההצעה לבין קבלתם לעבודה, או כאשר הם התחילו למעשה לעבוד. ניהול ידני של חוזים מורכבים יכול להגדיל את פוטנציאל הטעויות, עם זאת, החוזה הוא נקודת הקשר הראשונה בין המעסיק לבין העובד החדש, ויסוד זה מייצג את הארגון היטב.
יצירת קשר עם העובדים החדשים מרגע שהוצע להם התפקיד
כדי לוודא תהליך קליטה יעיל ברגע שהעובד אכן יתקבל ויתחיל לעבוד בחברה, המנהל האישי של העובד הפוטנציאלי, צריך להיות נוכח כבר בשלב ראיונות העבודה. ככל שהעובד החדש יכיר את המנהל העתידי שלו מהר יותר, כך, ביום הראשון לעבודה יקבלו אותו פנים מוכרות והוא ירגיש נוח יותר. בנוסף, היכרות מוקדמת עם מנהל הצוות כבר בשלב המיונים, מראה על רצינות מצד החברה, ותורמת מאוד לחוויית המועמד ולמותג המעסיק – גם אם בסופו של דבר העובד לא התקבל. ההיכרות עם גורם נוסף – מלבד אנשי הגיוס בחברה, ובמיוחד מנהל צוות, מספקת למועמד הרגשה שגם אם הפעם לא התקבל לתפקיד הוא כבר מכיר אנשים "מבפנים", ויהיה לו סיכוי להתקבל לתפקיד מתאים יותר בפעם הבאה.
תהליך קליטה מקוון
בעידן הדיגיטלי כיום כשהכל עובד באופן מקוון, תהליך הקליטה לא צריך להיות שונה מזה. ככל שמידע לגבי החברה והתפקיד יהיה זמין לעובד החדש ברשת, כך הוא יוכל ללמוד את החומר מהר יותר. כמובן, שהמידע צריך להיות זמין רק לעובדים שנקלטו ולכן הגישה למידע יכולה להיות מאובטחת ע"י סיסמת כניסה, שתינתן לעובד ביום הראשון לעבודה. פורטל מרכזי דיגיטלי המכיל את כל המידע שהם צריכים כדי להתחיל בעבודה, יקל על הקליטה שלהם משמעותית.
אימון והכשרה יעילים
תהליך האימון והכשרת העובד החדש צריכים להיות אף הם יעילים ואידאלים. ההכשרה צריכה להיות מעניינת וזורמת, ולא כזו שתתיש את העובד ותתסכל אותו. ההכשרה יכולה לעשות בצורה יצירתית כגון סרטון ווידאו שהוכן ע"י עובדים בצוות או מנהל הצוות, או חונך מטעם הצוות שיכשיר את העובד לתפקידו החדש. ניתן גם להכין מראש קורס מקוון של כמה ימים, שהעובד יוכל ללמוד דרך הרשת.
