על טכנולוגיה, עסקים ואנשים

מאת מורן דהן *

לשחק במגרש משחקים חדש

המאה ה-21 מציבה בפני ארגונים מבוזרים אתגרים רבים ומורכבים. בתוך כלל האתגרים מתמודדות מחלקות משאבי אנוש באתגרים של למידה והסמכה מקצועית, תחומים המהווים "גשר" בין הווה לעתיד ואמורים לתת מענה על פערים מאיימים בדרך הארגון להשגת מטרותיו. שלושת האתגרים המרכזיים עימם מתמודדות יחידות הדרכה בתוך תחום משאבי אנוש הינם:

1. מחויבות הולכת וגוברת להכשרות רגולטוריות.

2. שאיפה ארגונית לסטנדרטיזציה ומקצועיות.

3. ניהול מערכי למידה בארגון מורכב, מלא בשונות (Diversity), לעיתים גלובאלי ומבוזר – ותמיד רב דורי.

מענה מרכזי לאתגרים אלו מספקות מערכות למידה טכנולוגיות אשר מקדמות את עולם הלמידה וההסמכה ומצעידות אותו בקצב מהיר אל "מגרש המשחקים" של המאה ה-21.

חוקי המשחק

בתוך ההשתנות הסביבתית המהירה קיימות מספר מגמות מרכזיות אשר אינן קשורות, בהכרח, לארגון ספציפי או מטרותיו, אלא למרחב המחיה המשתנה של כלל הארגונים. מגמות אשר לא ניתן להילחם איתן או להכחיש את קיומן, אלא ללמוד אותן, להבין אותן ולהתמודד איתן באופן מיטבי, בנוסף לכל יתר האתגרים עימם מתמודדים אנשי הדרכה.

1. דרישה הולכת וגוברת להכשרות הנוגעות בתקנות ורגולציה – ומיועדות לכלל עובדי החברה. אשכולות שלמים של הדרכה כגון הכשרות לתקנות איכות, בטיחות וגהות, הדרכות למניעת הטרדה מינית, חוק הנגישות לבעלי מוגבלות, חוקים הנוגעים באיכות הסביבה, הבנת קוד אתי ואבטחת מידע, הן רק חלק ממכלולי הכשרות שכל ארגון נדרש כיום להטמיע.

מדינות בעולם המערבי מגבירות אכיפה על ארגונים בנוגע לעמידה בתקנות בהן פעם בשנה כל עובד בחברה מחויב לבצע הכשרה ולעמוד בתקנות שהחברה והמדינה קבעו. יכולת ארגון להגיע לאחרון העובדים בכדי להכשיר את העובד בצורה אפקטיבית ויעילה, מחייבת את הארגון להשתמש במערכות למידה המאפשרות הפצה, ניהול ותיעוד הלמידה מרחוק ועם מגוון תוצרי למידה. במדינות רבות אי עמידה בנוהלים אלו יגרור נזיפות רשמיות, קנסות וסוגים שונים של ענישה.

2. שאיפה ארגונית לסטנדרטיזציה ומקצועיות. ארגונים גדולים, גלובליים ו/או מבוזרים מתקשים לייצר תפישה ארגונית אחידה. לא פעם קורה שאנשי מכירות או אנשי שירות, באזורים שונים בארץ ובעולם, עובדים התאם לתהליכי עבודה שונים -ובהתאם מגיעים לביצועים שונים, כאשר הארגון לא תמיד מצליח לזהות את הסיבה לפערי הביצוע. מסלולי הסמכה אחידים וברורים מהווים אמצעי מרכזי להטמעת תפישה ארגונית אחידה.

תפישה אשר משרתת את יעדי הארגון, הן בהיבטי חוויית לקוח והן בהיבטי חוויית העובד. ארגון מבוזר אשר מנהל מסלולי הסמכה וקידום מוגדרים החל משלב קליטת עובד חדש On Boarding ולאורך מחזור חיי העובד.

הארגון מייצר אחידות ומקצועיות של העובדים והמנהלים, ומעודד פיתוח אישי מקביל להישגים עסקיים.

3. מורכבות, שונות ורב דוריות. מרבית הארגונים כיום מנהלים הון אנושי מגוון, בעל צרכי למידה והרגלים שונים. הדורות הוותיקים יותר (X ומעלה) מורגלים בלמידה מסורתית, איטית, לינארית ובדרך כלל פנים אל פנים מול סמכות ואילו דורות צעירים יותר (Y ו- Z) מחפשים למידה אינטראקטיבית, מצחיקה, מרגשת, מתוקשבת, חווייתית ובעיקר…קצרה.

כחלק מתוכניות הדרכה והסמכה, הארגון נדרש כיום להטמיע את השימוש בטכנולוגיות הלמידה ובמגוון המתודות ולא רק לעסוק בתוכן עצמו. היכולת להתאים את פתרון הלמידה לקהלי יעד שונים ובו בזמן את כולם ליעדים העסקיים מציבה אתגר מתמשך ומחייבת מדידה שיטתית של אפקטיביות תהליכי ההכשרה.

רפי תרגש אותי, אבל תעשה את זה שיטתי ומסודר

לפני מספר שנים היתה פרסומת מצוינת לקפה עלית שנקראה "רפי תרגש אותי". מטבע לשון זו הפכה לשגורה בפיהם של אנשי הדרכה אשר ציטטו את לקוחותיהם השונים בארגון. הצורך שהפך לנהר בעידן שלנו שלא לעסוק רק בתכנים נחוצים להעברה אלא גם בפלטפורמות הלמידה המגוונות הנדרשות שכאמור משתנות מאוכלוסייה לאוכלוסייה. האתגרים המורכבים של חיבור מיידי לביזנס ולתוצאות העסקיות הרצויות, ביחד עם רגולציה מחמירה והולכת והצורך להגיע לאחרון העובדים (שהוא שונה בכל קצה וקצה…).

מחייבים חשיבה מעמיקה על תכנית למידה אינטגרטיבית ורב ממדית. כדי לספק זאת, כל ארגון – ובמיוחד ארגון מבוזר, נדרש לנהל את תכנית הלמידה שלו באמצעים טכנולוגיים. מערכת לניהול למידה עשויה לסייע במתן מענה לאתגרים הללו.

טכנולוגיה בשירות ההדרכה

מה הופך מערכת כזו לאפקטיבית ומוצלחת? מהן תכונות של מערכת שלא תוסיף לנו עוד עבודה, עוד דו"חות ועוד סרבול, אלא באמת תועיל ותסייע במענה על האתגרים המורכבים כל כך? להן יובאו מספר טיפים שימושיים:

– "קל. תעשו את זה קל". ממשק משתמש (לומד, מנהל ומנהל הלמידה) פשוט, ידידותי וקל להפעלה. לאנשים רבים יש עדיין רתיעה קלה ממערכות טכנולוגיות ועל כן ממשק משתמש מהווה גורם קריטי וראשון בחשיבותו בבחירת מערכת ואח"כ ביכולות ההטמעה.

– "זכרו את מגוון האוכלוסיות, לא כולם לומדים אותו דבר". על המערכת לתמוך במגוון מתודות ואמצעי למידה. מומלץ לבחור במערכת המאפשרת לנהל ולהפיץ למידה מגוונת: למידה בכיתה, לומדות לשימוש דרך מחשב , טאבלט או דרך טלפונים סלולריים, מבחנים, סקרים, סרטונים, מאמרים, משימות OJT, טפסים, צ'ק ליסט.

– "אדמיניסטרציה – תנאי לא מספק אולם בסיס חשוב והכרחי". ניהול מערך המשאבים הנחוץ לפעילויות ההדרכה: כיתות, מדריכים, עזרים וכדומה. בבואנו לנהל מערכי הדרכה אנו משקיעים רבות בתוכן ובפלטפורמות ישירות ללמידה ולעיתים נוטים לשכוח כי הבסיס חשוב לא פחות. כן, כן, המשפט "בסוף אנשים זוכרים רק איך היה האוכל" נכון גם בהדרכות, לא רק בחתונות….

"Money makes the world go around". ניהול תקציב למידה חוצה ארגון המביא בחשבון את כלל היבטי ההדרכה, ישירים ועקיפים וכן את האינטגרציה: חלקי היחידות השונות והתמונה הכוללת, מהווים צורך מהותי ונדרשים למענה טכנולוגי ראוי.

– דו"חות ו- Dash Boards לניתוח אפקטיביות הלמידה. כמו בכל פעילות עסקית אחרת הפקת דוחות של רווח והפסד על בסיס נתונים וניתוחם, חיתוך נתונים בתוך התמונה הכוללת ושימוש בהם לצרכי ניטור ושיפור, נדרשים וחשובים מאד. הן עבור שימוש שוטף של אנשי ההדרכה בתכנון וביצוע והן עבור מנהלי יחידות עסקיות המעוניינים להצליב נתוני הדרכה, עלויות וכד' עם יעדים עסקיים ועמידה מיטבית בהם, בסיוע פלטפורמות ההדרכה.

– ניהול רישום למחזורי למידה כולל יכולת רישום וניהול רשימות המתנה.

– וכמובן בעידן של שינוי מתמיד – מערכת בעלת יכולת שינוי והתחדשות מהירה.

לסיום

עם בחירת המערכת הטכנולוגית הטובה והמתאימה ביותר לצרכי הארגון, חשוב להגדיר סטנדרטים לניהול תהליכי הלמידה המבוזרים כגון: סטנדרט לבניית מסלולי למידה; סטנדרט להעלאת תכנים ולהפקת תכנים; סטנדרט מדידת אפקטיביות; סטנדרט בקרה, אכיפת נהלי למידה וכדומה.

אומנם המאה ה-21 מציבה בפנינו אתגרים רבים, אך היא גם מספקת לנו במקביל פתרונות חדשניים ההולמים את האתגרים. המשימה שלנו היא לזהות את הצרכים הקריטיים ולתת להם מענה איכותי ולאורך זמן.

הכותבת הנה דירקטור, ראש תחום Success Factors בקבוצת נירם גיתן