גם מנהלים מוכשרים לעיתים מתמודדים עם קושי בניהול שיחת משמעת הידועה גם כ"שיחת מוטיבציה". הדבר אינו מפליא כשמדובר במצב רגיש ומורכב עבור שני הצדדים.
כשהשיחה משיגה את התוצאות הרצויות, שני הצדדים משחררים אנחת רווחה. אבל אם הושקע המאמץ, השיחה קוימה, ובכל זאת העובד או העובדת ממשיכים לסרוח, אז המצב מתסכל כפליים. טים גולד, עורך מגזין משאבי אנוש HR Morning מספק מספר טיפים שיסייעו לכם לקיים שיחת משמעת אפקטיבית.
- אל תחכו לתזמון הנכון- פעלו מיד
אחרי מעגלים חוזרים על עצמם של הזהרות והבטחות, הבעיה שממנה הכול התחיל צצה שוב. האם כדאי לחכות שתחלוף תקופת הצטננות לפני שמקיימים את שיחת הבהרה? ואם כן, כמה זמן להמתין לפני? לדברי גולד, לא הרבה. נקטו צעדים במהירות האפשרית לאחר הפרת המשמעת, כדי שהאירועים יהיו טריים בתודעת העובד ובתודעתכם. ניתן לקחת קצת זמן כדי לוודא שאתם יודעים את כל העובדות, אבל מרגע שאתם מוכנים – היכנסו לפעולה.
- דברו ישר ולעניין
יש מנהלים ומנהלות שמתפתים לפתוח את שיחת המשמעת בקצת פטפוטי חולין כמו "מה שלום הילדים?", "ראית את משחק הגמר?" וכו'. גולד אומר חד משמעית: אל תעשו זאת. על העובד לדעת מיד שמדובר בעניין רציני שצריך לטפל בו בהקדם. אם העובד עצמו מנסה לשבור את השיחה לכיוון של דיבורי סרק או אפילו דיבור לנושאים שקשורים לעסק, חשוב לקטוע אותו באמירה בסגנון "לפני שאנחנו דנים בזה, יש משהו אחר שעלינו להתייחס אליו ברגע זה".
- היו ברורים לגבי סיבת השיחה
כבר שוחחתם עם העובד או העובדת האלה בעבר ובשל כך הוא או היא עשויים לחשוב שמדובר בעוד אחת מאותן "שיחות קטנות". הבהירו להם שמטרת הפגישה היא הטלת משמעת שסיבתה היא תפקוד לקוי או התנהגות בלתי הולמת. ישנם ארגונים שבהם על פי הנהלים שיחה כזאת מלווה בתיעוד פרטי המקרה והעונש. הדבר תלוי כמובן בחומרת המעשה והעונש.
- השיחה הקשה מכולן
כאשר קורה המקרה שבו העובד עבר את הגבול, ייתכן שתיאלצו לקיים את השיחה מהסוג הקשה ביותר: שיחת פיטורין. לדברי גולד העצה הטובה ביותר היא להתכונן מראש– ככל שתהיו מוכנים יותר, כך סביר יותר שהשיחה תוביל אל המסקנה ההגיונית מבלי לסטות לכיוונים לא רצויים. מומלץ להריץ תסריט במוחכם של השיחה מראש, כדי שתדעו בדיוק מה לומר. שיחת פיטורין היא מקרה קלאסי שבו הפרטים הקטנים עושים את כל ההבדל.
גולד מציע להציב מטרות כלליות לשיחת פיטורין:
- קבעו גבולות זמן לכל חלק בשיחה: אין צורך להציץ כל רגע בשעון, אבל רצוי שתהיה תחושה כמה זמן נמשך כל חלק כדי למנוע שיח חסר תכלית.
- שמרו על טון רציני וקבוע: אין לכם אפשרות לשלוט על טון הדיבור של העובד או העובדת, אבל אתם יכולים לשלוט בשלכם. במידה והעובד צועק או הופך נסער, ישנה חשיבות עליונה לכך שתשארו יציבים.
- הגדירו לעצמכם באופן ברור כיצד תרצו לסיים את השיחה: לטענת גולד, שיחות פיטורין נוטות להימשך זמן רב מדי, מפני שמנהלים אינם יודעים כיצד לסיימן. זה יכול להסתיים פשוט כשתעמדו על רגליכם ותגידו "דני, אני רוצה לאחל לך את הטוב ביותר ומקווה שהעניינים יסתדרו עבורך." כעת עברו לשלב הבא – ניירת, החזרת ציוד אם יש כזה בידי המפוטר וכדומה. כשיש הליך ידוע מראש, אומר גולד, זה קל יותר.
מילה לסיום, שיחת משמעת לא חייבת להיות מאורע שלילי בהכרח. אם מנהלים זאת באופן חיובי ובטון נעים, יתכן שהעובד יוכל לצמוח ולהתקדם מהנקודה הזאת. הכל תלוי בגישה, וכמובן ביכולת שלכם לנהל את המצב כמו שצריך.
בכנס שכר והטבות שייערך בסוף החודש יעביר ישראל יוגב הרצאה בנושא: "קיצוץ שכר, פיטורין, ומה שביניהם" – למידע נוסף על כנס שכר והטבות לחץ כאן!
בנוסף ניתן יהיה ללמוד על מתכונות העסקה ותהליך הפיטורים במסגרת החוק וע"פ דיני העבודה בכנס דיני עבודה שייערך במקביל – למידע נוסף על כנס דיני עבודה לחץ כאן!
