פשוט למדי לאפיין פרופיל של מנהל חשבונות, חשב או כלכלן. לכולם תעודה רשמית מטעם אוניברסיטה או מכללה, לכולם תחומי עיסוק מוגדרים שניתן למצות היטב בראיון פשוט. אולם האם כך המצב גם בעת גיוס איש רכש, החל מקניין זוטר ועד למנהל רכש?
רכש אינו נלמד בינתיים כמקצוע רשמי באף אוניברסיטה או מכללה בארץ. פרט לקורסים קצרים בגופים פרטיים, אין לעוסקים בו תעודה של ממש. יתרה מכך, כישורי איש רכש טוב אינם בהכרח נרכשים אלא מולדים- יכולות ניהול משא ומתן גבוהות, אסרטיביות, דיוק, אבחנה בין עיקר לטפל, כושר ניסוח מעולה. החלק הנרכש בכל זאת- נרכש כתוצאה מניסיון ארוך שנים.
הליכה על חבל דק
אמרנו ניסיון- אולם במה בדיוק: הרכש הינו מקצוע מגוון וחוצה תחומים, העוסק כמעט בכל נושא אפשרי. ניסיונו של קניין רכיבי אלקטרוניקה אינו רלוונטי לרכש מנהלה ומנהל רכש של חברת היי-טק יתקשה להתמודד עם אתגרים שמציבה חברת אנרגיה, למשל.
אי רכש טוב צריך להיות בעל יכולת להקפיד על רמה מקצועית גבוהה לצד שמירה על רמת שירות אבסולוטית. הליכה על חבל דק שבין הקפדה על נהלים לריכוך אמוציות האופייניות כל כך למקצועות הרכש. יושר מוחלט. הוסיפו לכל האמור את העובדה שלעיתים הממונה על הרכש הינו מנהל כספים (לרוב ממוקם הרכש תחת מנהלי כספים או תפעול), שאינו בקיא בעולמות הרכש, והרי לנו פרופיל חמקמק שקשה מאד לאפיין ולאתר.
האמור נכון שבעתיים בארגונים שהחליטו להקים יחידת רכש חדשה מהיסוד או להעיר יחידות קיימות אך מנומנמות. ואכן, אחד מאתגרי הגיוס הגדולים ביותר של מנהלי גיוס ומשאבי אנוש בארגונים, הינו גיוס אנשי רכש. חברות השמה שאינן מכירות את עולמות התוכן של הרכש, לרוב ירעו את המצב ויציגו מועמדים שאינם מתאימים למשרה המבוקשת.
יותר מכל תחום אחר בארגון, מתאפיין הרכש במעורבות אמוציונאלית גבוהה- פועל יוצא של עיסוק בכסף גדול, סמכויות, כוח ושררה. הדבר נכון שבעתיים כאשר הארגון מקים את יחידת הרכש הראשונה בחייו. עד כה, נהנו רבים מתחושת הכוח הזאת, חלקם מנהלים בכירים. החל ממחר יעברו הסמכויות לאדם יחיד, ועוד כזה שמגיע מבחוץ. האם יידע להתמודד מול המנהלים הוותיקים שייראו בו איום על תפקידם? האם יידע ללכת על החבל הדק שבין אסרטיביות לשערותיות?
לא רק אסרטיביות
בניגוד לרוב אגפי החברה, המקיימים אינטראקציה נמוכה, אם בכלל, מול יתר הארגון, הרכש הינו תהליך ליבה, עמוד תווך מרכזי המקיים אינטראקציה שוטפת ויומיומית מול כל אחד מאגפי החברה. גוף שירותי ממעלה ראשונה אך כזה שחייב גם להיות מקצועי מאד, ישר ללא חת, אסרטיבי, בעל יכולות טכנולוגיות מתקדמות וכישורי מושא ומתן גבוהות.
רוב מנהלי הגיוס / משאבי אנוש ישימו את האסרטיביות של מנהל הרכש הנדרש, כתכונה ראשונה במעלה. האם זה בהכרח נכון? האם אסרטיביות מוגזמת שכזו לא תחזור כבומרנג ותיצור משברים ומאבקי אגו בין מנהלי הארגון? יתרה מכך, גם קשיחות מוגזמת מול הספקים עשויה להביא לתקלות באספקה, משברי אמון ומרירות שתוביל להידרדרות ביחסים מול הספק. רכש הינו תהליך מורכב הטומן בחובו שרשרת תהליכי משנה רבים, אשר ביצועם התקין יצמצם עד מאד את הצורך באסרטיביות ואפילו את הצורך בכישורי ניהול משא ומתן פנומנאליים.
אשר על כן, בחירת מנהל רכש טוב הינה יעד אסטרטגי לארגון ויש לבצעה באופן מקצועי ויעיל.
התכונות החשובות למנהל הרכש
ניסיון ברכש – בהתאם לאופי הארגון בלבד. ניסיון בארגונים בעלי מוצר שונה או אפילו תרבות ארגונית אחרת עלול להיות לא רלוונטי בעליל.
יכולת להבדיל בין עיקר לטפל – תכונה חשובה לכל עובד באשר הוא אך לאיש רכש חשובה כפליים. קל מאד להיגרר ולהשקיע את רוב הזמן בטיפול ברכישות זניחות אך בעלות הד גבוה, ולהזניח את הרכישות האסטרטגיות ביותר לארגון. בנוסף, בעל יכולת שכזו יידע לנטרל אמוציות ולפעול לטובת הארגון ולא להאדרת שמו הפרטי.
היכרות מעמיקה עם מערכות מידע – הרכש הינו תהליך המנוהל ברובו באמצעות מערכות מידע, מערכות ERP וכלים מחשובים רבים אחרים. מנהל רכש אשר חסר את הגישה למערכות מידע, עלול להתקשות עד כדי כישלון מהדהד.
כושר ביטוי מעולה – הן בכתב והן בעל פה. השפה היא כלי העבודה העיקרי של מנהל הרכש, וככזו היא חייבת להיות גבוהה, מהוקצעת ואינטליגנטית.
יושר ואמינות ללא חת – גיליון נקי וללא רבב. אין להתפשר אפילו על מעידה קטנה, שכן העיסוק המורכב בכסף, אמוציות וכוח רב אינו יכול להתקיים ללא היושר המוחלט.
בנוסף, ניתן להיעזר בחברות השמה ייעודיות המכירות את עולם הרכש על בוריו, ומסוגלות לנבא את הצלחתו של מועמד כזה או אחר בהתאם לאופי התפקיד ולתרבות הארגונית.
* שרון צרפתי הינו מנכ"ל חברת RFP פתרונות רכש- חברה המתמחה בשירותי ייעוץ ומיקור חוץ ברכש
