מנהלי משאבי אנוש וצוותם מחויבים בשמירה על סודיות המידע של עובדים. אלא שלפעמים הם מחויבים למסור מידע על עובדים.
כלומר, ככלל, מנהלי משאבי אנוש אחראים לשמירה על מידע רגיש של העובדים אבל עליהם לאזן בין החובה לשמור על סודיות לבין שקיפות.
אם כן, איזה מידע על עובדים יכולים מנהלי משאבי אנוש למסור בלי להפר את כללי הסודיות, ובפני מי.
שיתוף מידע עלול להפר את הסודיות, לפגוע באמון או להפר חוקים. עם זאת, יש מצבים מסוימים בהם ניתן לשתף מידע ספציפי של עובד בלי להפר את הסודיות.
להלן 4 סוגי מידע על עובדים שמנהל משאבי האנוש יכול לחשוף, בפני מי, ובאילו נסיבות:
1 מידע על שכר והטבות:
מנהל משאבי אנוש יכול לחשוף מידע הקשור לשכר או הטבות רק בהסכמת העובד או בהקשרים משפטיים. לדוגמה, מתן אימות שכר למוסד מלווה לפי בקשת העובד.
שיתוף מידע על הטבות עם ספקי ביטוח בריאות או סוכנויות ממשלתיות כמו רשויות המס למטרות ציות.
בכל המקרים, הסכמה בכתב חיונית בעת שיתוף פרטי שר והטבות מעבר לצרכים משפטיים או תפעוליים.
2 מידע ביצועים למנהלים:
בתוך הארגון, מנהלי משאבי אנוש יכולים לשתף ידע לגבי ביצועים או מידע משמעתי רלוונטי עם מנהלים ישירים או מנהלים בכירים כחלק מתפקידם.
לדוגמה, שיתוף הערכות ביצועים עם מנהל ישיר כדי לתמוך בהחלטות לגבי הכשרה או קידום.
דוגמה נוספת, יידוע מנהלים לגבי חששות בנוגע להתנהגות העובדים או שיעורי ההיעדרות שלהם, המשפיעים על ביצועי הצוות.
מידע זה מאפשר למנהלים לטפל בבעיות ביצועים כראוי תוך שמירה על פרטיות של דיונים רגישים.
3 מידע הקשור לבריאות ובטיחות:
כאשר בריאות או בטיחות העובדים נמצאים בסיכון, מנהל משאבי אנוש יכול לחשוף מידע ספציפי למנהלים או לרשויות בלי להפר את הסודיות.
לדוגמה, יידוע מנהלים אם עובד זקוק להתאמות בגלל מוגבלות.
דוגמה נוספת, ליידע את הצוות הרלוונטי על חשיפה במקום העבודה למחלות מדבקות תוך שמירה על פרטיות שמות העובדים, במידת האפשר.
מנהלי משאבי אנוש חייבים לאזן בין פרטיות העובד לבין דרישות משפטיות לבטיחות ועמידה בדיני העבודה.
4 מידע לצורך ציות לחוק ולתקנות:
מנהלי משאבי אנוש עשויים להיות מחויבים לשתף מידע מסוים על העובדים עם סוכנויות ממשלתיות, רואי חשבון או בתי משפט.
לדוגמה, מתן רישומי תעסוקה לביקורות או חקירות משפטיות, ומענה לזימון או בקשות ציות לתקנות.
במקרים כאלה, על מנהל משאבי האנוש לוודא שרק המידע המבוקש ישותף. יש לשמור תיעוד של החשיפה.
