האתגרים שמנהלי משאבי אנוש מתמודדים איתם בימים אלה, לא דומים לשום אתגר שהיה עליהם להתמודד איתו בעבר.
בארגונים שיש בהם אפשרות טכנית לעבודה מהבית, הימים בהם כל העובדים עבדו באותו מקום (במשרד) ובאותן שעות, כנראה חלפו עברו ולא ישובו עוד.
בראש רשימת האתגרים ניתן למקם את האתגר לנהל את זרימת העבודה במצב בו חלק מהעובדים עובדים מהבית, חלק מהמשרד, וקיימת גמישות בלוחות הזמנים שמשמעה שכל עובד בוחר את שעות העבודה שלו.
ניהול כוח העבודה וזרימת העבודה בתנאים אלה מחייבים את הארגון להמשיך ולאמץ טכנולוגיות שיאפשרו את הגמישות הזאת, ואף יאפשרו לתמוך בכל עובד.
במילים אחרות, על הארגון לבחור פלטפורמה טכנולוגית מתקדמת שתאפשר לנהל את זרימת העבודה של ארגון, שיש בו גמישות רבה בעבודה, הכוללת עובדים שחלקם עובדים על פי המודל ההיברידי, חלקם עובדים רק במשרד, אחרים עובדים רק מהבית לרבות עובדים שמתגוררים במדינה אחרת, ובנוסף, לכל העובדים מתאפשרת גמישות בשעות העבודה.
להלן 3 עקרונות שיש להטמיע בארגון שמיישם מודל עבודה היברידי וגמיש:
1 להקים ערוצי תקשורת ברורים:
תקשורת ברורה ועקבית היא חיונית בעת ניהול כוח עבודה היברידי בתנאי עבודה גמישים.
יש לוודא שהפלטפורמה הטכנולוגית הייעודית מאפשרת למנהלי משאבי אנוש להקים ערוצי תקשורת יעילים שמאפשרים שיתוף פעולה מלא וללא מהמורות כמו גם שיתוף מידע בין חברי הצוות.
הפלטפורמה הטכנולוגית צריכה לכלול שיחות ועידה בווידאו, פלטפורמות הודעות מיידיות ותוכנות לניהול פרויקטים כדי לשמור על העובדים מחוברים ומעודכנים.
כמו כן חשוב שתהיה אפשרות לבצע דרכו פגישות צוות קבועות ומפגשי שיתוף פעולה וירטואליים כדי לטפח תחושת אחדות ולהבטיח שכולם מתאימים ליעדים הארגוניים.
2 ליישם מדיניות והנחיות עבודה גמישות:
כאשר לעובדים יש את החופש לבחור את שעות העבודה שלהם ואת המיקום ממנו הם עובדים , מנהלי משאבי אנוש צריכים לפתח מדיניות עבודה גמישה והנחיות שמגדירות ציפיות ברורות לכל העובדים.
יש להגדיר שעות עבודה מרכזיות או מסגרות זמן ספציפיות בהן העובדים צריכים להיות זמינים לשיתוף פעולה ופגישות.
יש לקבוע קווים מנחים לעבודה מרחוק, כולל ציפיות להשלמת משימה, זמני תגובה וזמינות לתקשורת.
יש לוודא שיש איזון בין הגמישות לבין הצורך בתיאום. יש להבטיח שכל העובדים מבינים את האחריות שלהם וכיצד עבודתם תורמת למטרות הכוללות של הצוות והחברה.
3 לטפח תרבות ארגונית של אמון ואחריות אישית:
בניית תרבות של אמון ואחריות היא חיונית בעת ניהול כוח עבודה היברידי בשעות גמישות.
בדיני העבודה אמנם אין עדיין עדכון בכל הקשור לגבי מדידת העבודה של העובדים, כאשר הם לא נמדדים על פי שעות, אבל מנהלי משאבי אנוש צריכים בכל זאת לקדם גישה מכוונת תוצאות.
כלומר יש למדוד את העובד על פי תוצאות ולא על פי מספר שעות העבודה בהן הוא ישב מול המחשב או היה נוכח פיזית במשרד.
כחלק מטיפוח התרבות הארגונית של אמון ואחריות אישית, יש לעודד תקשורת פתוחה ושקופה, שבה העובדים מרגישים בנוח לדון באתגרים, בקצב התקדמותם ובעומסי העבודה שלהם.
חשוב להדגיש בפני העובדים את החשיבות של עמידה בזמנים ובתוצאות איכותיות. בד בבד יש לספק תמיכה ומשאבים כדי לעזור לעובדים להסתגל לעבודה מרחוק ולשמור על הפרודוקטיביות שלהם, כגון הדרכה על ניהול זמן וכלי שיתוף פעולה מרחוק.
בשורה התחתונה, מנהלי משאבי אנוש צריכים להעריך באופן קבוע את האפקטיביות של עקרונות אלה בכל הקשור ליעילות זרימת העבודה, על ידי איסוף משוב מהעובדים, ניטור פרודוקטיביות ודינמיקת צוות, וביצוע ההתאמות הנדרשות כדי להבטיח זרימת עבודה חלקה ואת ההצלחה הכוללת של כוח העבודה ההיברידי שעובד בשעות גמישות.
